1. Inleiding

In dit eerste, inleidende hoofdstuk leer je de volgende zaken:

• Het begrip spreadsheet en zijn gebruik.
• De benodigde hardware en software.
• De conventies die in deze tekst worden gebruikt.
• Excel aanpassen aan land- en taalgebonden instellingen.
• De installatie van Excel.
• De delen van een Excel scherm bij een leeg werkblad.
• De menubalken en werkbalken.
• De menu's en werkbalken die standaard worden getoond bij een werkblad.
• Excel personaliseren met het commando Tools, Options.
• Het scherm beheren met het View menu.
• Menu's en werkbalken beheren.
• De mogelijkheden van het Help menu gebruiken.

1.1 Spreadsheets (*)

Een spreadsheet of elektronisch rekenblad is een programma dat toelaat tweedimensionale tabellen op te stellen, worksheets of werkbladen genaamd. Deze werkbladen bevatten hoofdzakelijk numerieke gegevens. De klemtoon ligt bij spreadsheets op de rekenkundige verbanden tussen de inhoud van de verschillende elementen van een werkblad, cellen genaamd.

Een database management systeem (DBMS) laat ook toe tweedimensionale tabellen op te stellen en met elkaar in verband te brengen. De klemtoon ligt bij database management systemen op het opvragen, ordenen en combineren van gegevens uit tabellen en minder of helemaal niet op het rekenwerk.

Een spreadsheet onderscheidt zich daarenboven van een database management systeem doordat alle afhankelijke gegevens (formules) automatisch worden bijgewerkt bij elke wijziging. Bij een database management systeem gebeurt deze bijwerking gewoonlijk achteraf en via speciale commando's.

Omdat het voortdurend bijwerken van wijzigingen bij spreadsheets automatisch gebeurt, zullen werkbladen volledig in het intern geheugen van de computer worden bijgehouden. De harde schijf van de computer dient in hoofdzaak voor het bewaren over langere tijd. Men kan de beperktheid van de grootte van het intern geheugen door virtuele geheugentechnieken tegengaan, maar deze legt meestal toch een zekere begrenzing op aan de omvang van werkbladen. Bij een database management systeem zijn de hoeveelheden gegevens vaak erg groot en wordt voortdurend op de harde schijf van de computer (of van de server van het netwerk) gewerkt.

Vaak worden de begrippen spreadsheet (elektronisch rekenblad) en worksheet (werkblad) door elkaar gebruikt. Er is nochtans een onderscheid:

• Een spreadsheet is een programma.
• Een worksheet is het product (het document) dat met de spreadsheet wordt gemaakt.

Je kan een soortgelijk onderscheid maken tussen een database management systeem (het programma) en de database (het document) dat ermee wordt beheerd.

Terwijl databases op grotere computers zijn gegroeid vanaf de jaren '40, is de spreadsheet als toepassing van de microcomputer ontstaan in de jaren '70.

Je kan het verschil tussen spreadsheets en database management systemen als volgt samenvatten in de onderstaande tabel:

De meest populaire spreadsheet programma's zijn tegenwoordig (1997) Excel van Microsoft, Lotus 1-2-3 van IBM en Quattro-Pro van Corel. Zij maken allemaal gebruik van een grafische werkomgeving (GUI = Graphical User Interface) en maken veelvuldig gebruik van een muis.

Excel maakt deel uit van de Microsoft Office suite, die (versie Microsoft Office 97) naast de spreadsheet Excel ook de tekstverwerker Word, het presentatiepakket PowerPoint, het relationeel database management systeem Access en het agenda beheerpakket Outlook bevat.

Hieronder volgt een kort overzicht van de evolutie van de versies van Excel:

• 1985 Excel 1
• 1987 Excel 2 (voor Windows 2)
• januari 1991 Excel 3 (voor Windows 3.0 - mei 1990)
• april 1992 Excel 4 (voor Windows 3.1 - maart 1992)
• januari 1995 Excel 5 (ook in Microsoft Office 4)
• augustus 1995 Excel 7 (voor Windows 95 - ook in Microsoft Office 95)
• november 1996 Excel 97 (voor Windows 95 en NT 4 - ook in Microsoft Office 97)

Naast de zuivere rekenmogelijkheden, bevatten moderne spreadsheets veel meer, zoals het grafisch voorstellen van de gegevens en een beperkte vorm van database management.

Op allerlei (wiskundige, statistische, fiscale, financiële, bedrijfseconomische...) terreinen zijn er toepassingen te vinden voor het gebruik van spreadsheets in het algemeen en Excel in het bijzonder. Daarenboven zijn de uitwisselingsmogelijkheden tussen verschillende Office pakketten zeer interessant geworden. Ook de integratie naar Internet is mogelijk. Het is dan ook onze hoop dat docenten en studenten hiervan op de gepaste ogenblikken nuttig gebruik zullen maken.

Het is niet de bedoeling van deze cursus alle mogelijkheden van Excel aan te snijden. Deze zijn zo omvangrijk dat waarschijnlijk niemand alles kan omvatten. Daarom zal in deze tekst vooral de nadruk worden gelegd op de spreadsheet zelf en sommige grafieken. De database mogelijkheden en eenvoudige macro's worden nog wel behandeld, maar het construeren van complexe macro's en de omzetting van en naar Lotus 1-2-3 niet.

Daarnaast ligt de klemtoon op de methodiek om bedrijfsproblemen met een spreadsheet op te lossen. Wanneer men hierbij niet op een overlegde wijze te werk gaat, kan een complex programma zoals Excel een gevaarlijk product zijn.

In deze tekst worden elementaire bewerkingen met de muis en Windows 95 als gekend verondersteld. Voor meer informatie wordt naar een cursustekst, syllabus of handboek over de betreffende onderwerpen verwezen.

1.2 Hardware en software vereisten

Excel 7 en Excel 97 draaien op een PC (Personal Computer) enkel onder Windows 95 of Windows NT 4, dat dezelfde GUI heeft. Dit heeft als gevolg dat je hiervoor een voldoende krachtig computersysteem nodig hebt.

Volgens Microsoft zijn de minimale eisen (voor Microsoft Office 97):

• Een 486 processor (Pentium 100 of meer aan te bevelen).
• Intern geheugen (RAM): 8 megabyte (12 megabyte voor Access) onder Windows 95 en 16 megabyte onder Windows NT Workstation (16 tot zelfs 32 megabyte aan te bevelen).
• Een harde schijf met 73 tot 191 megabyte ruimte om Microsoft Office 97 te installeren. De Typical Installation vereist 121 megabyte. Een harde schijf van 1 gigabyte of meer is wenselijk.
• Een CD-ROM drive is sterk aan te bevelen. Microsoft Office 97 is zo omvangrijk dat het standaard vanaf CD-ROM wordt geïnstalleerd.
• Een scherm met VGA resolutie (SVGA - 256 of meer kleuren - resolutie 800*600 pixels of meer aan te bevelen).
• Een muis. Microsoft beveelt de Intellimouse (intelligente muis) aan, waarbij je met een radertje de acties van de schuifbalk kan emuleren.

Voor Internet aansluiting is een (voldoende snelle) modem nodig. Ook een geluidskaart is wenselijk.

Algemeen kan je stellen dat de multimedia PC's die op dit ogenblik (zomer 1997) worden verkocht, voldoen. Je moet enkel op de geheugenvereisten letten (minstens 16 megabytes).

1.3 Conventies gebruikt in deze tekst (*)

Je kan de meeste acties in Windows 95 en Office 97 op verschillende wijzen uitvoeren:

• Je kan met de muis een menu openen en een commando aanklikken.
• Je kan met ingedrukte Alt toets de onderstreepte letter van een menu en daarna van een commando intypen.
• Je kan vaak een commando oproepen met een functietoets of met een combinatie van de Ctrl toets en een letter of cijfer.

1.3.1 De toetsen

In deze tekst wordt zoveel mogelijk met de muis en zo weinig mogelijk met functietoetsen en toetsencombinaties gewerkt. Daarom worden in de tekst nauwelijks functietoetsen en toetsencombinaties vermeld. In Appendix D wordt een overzicht gegeven van de functietoetsen en toetsencombinaties en de bijbehorende acties. Nochtans ben je als gebruiker vrij om de werkwijze te kiezen die jou het best ligt.

De volgende notaties worden in deze tekst gebruikt:

• Wanneer je twee bewerkingen tegelijk uitvoert, worden ze verbonden door een + teken. Meestal betekent dit dat je twee toetsen tegelijk moet indrukken. Meer nauwkeurig betekent dit dat je de tweede toets pas mag indrukken, nadat je de eerste hebt ingedrukt en terwijl je deze eerste toets ingedrukt houdt.
• Wanneer je twee acties na elkaar uitvoert, worden ze in de tekst door een komma gescheiden.
• Toetsen worden in het small caps lettertype aangeduid.

Sommige toetsen op het tekstuele toetsenbord hebben een speciale naam:

• De Escape toets, die in de tekst door esc wordt aangeduid, bevat de letters Esc. Hij bevindt zich helemaal links bovenaan het toetsenbord. Hij wordt gebruikt om een bewerking te annuleren die je bent begonnen maar niet hebt beëindigd.
• De Tabulator of Tab toets, die in de tekst door tab wordt aangeduid, bevat twee pijlen die naar een verticaal streepje wijzen. Hij bevindt zich aan de linkerkant van het toetsenbord. Je gebruikt hem om in te springen of om naar een volgend item in een dialoogvenster te gaan.
• De Enter of Return toets, die in de tekst door enter wordt aangeduid, bevindt zich aan de rechterkant van het toetsenbord. Je gebruikt hem om een nieuwe regel te nemen (vooral bij tekstverwerking) of om een bewerking zoals het invoeren van een getal of formule af te sluiten (vooral bij niet-tekstverwerking programma's). Er is een equivalente toets (met de letters Enter) op het numerieke toetsenbord.
• De Backspace toets, die in de tekst door backspace wordt aangeduid, gebruik je om het vorige teken te wissen.
• De hoofdlettertoets, die in de tekst door shift wordt aangeduid, bevat een omhoog gerichte omrande pijl. Hij bevindt zich links en rechts van het toetsenbord. Je gebruikt deze toets om de hoofdletters en de tekens bovenaan toetsen met twee symbolen te kiezen.
• Met de Caps Lock toets, die in de tekst door capslock wordt aangeduid, kan je op een AZERTY toetsenbord naar hoofdlettermodus overschakelen. Bovenaan rechts van je toetsenbord gaat dan het Caps Lock lampje branden. Je hoeft nu geen hoofdlettertoets meer in te drukken om hoofdletters te bekomen.
• Bij een AZERTY toetsenbord (gebruikt in Frankrijk en België) beëindig je de hoofdlettermodus met de shift toets.
• Bij een QWERTY toetsenbord (gebruikt in o.a. de USA en Nederland) heet de toets niet capslock maar shiftlock en beëindig je de hoofdlettermodus met dezelfde shiftlock toets.

  Om verwarring te vermijden is het wellicht aangewezen de capslock toets zo weinig mogelijk te gebruiken.

• De Control toets, die in de tekst door ctrl wordt aangeduid, bevat de letters Ctrl. Hij bevindt zich helemaal links en rechts onderaan het toetsenbord.
• De Alt toets, die in de tekst door alt wordt aangeduid, bevat de letters Alt. Hij bevindt zich onderaan links van de spatiebalk.
• De Alt Gr toets, die in de tekst door altgr wordt aangeduid, bevat de letters Alt Gr. Hij vormt een alternatief voor het gelijktijdig indrukken van de toetsen ctrl en alt (behalve bij de combinatie ctrl+alt+del) en komt uitsluitend op niet-Amerikaanse toetsenborden voor. Je gebruikt hem om het derde teken op sommige toetsen te kiezen. Dit derde teken bevindt zich rechts onderaan en komt bij een gewone schrijfmachine niet voor.

  De tekens die je met de altgr toets aanbrengt hebben de volgende namen:

Tussen het tekstuele en het numerieke toetsenbord bevinden zich dertien toetsen.

• De vier pijl toetsen laten gewoonlijk een beweging in de aangeduide richting toe.
• Met de Insert toets, die in de tekst door ins wordt aangeduid, schakel je over tussen de Insert en de Overwrite modes. Bij spreadsheets wordt deze toets eerder weinig gebruikt.
• Met de Delete toets, die in de tekst door del wordt aangeduid, wis je gegevens.
• Met de Home en End toetsen, die in de tekst eveneens door home en end worden aangeduid, beweeg je gewoonlijk over een grote afstand naar een begin of een einde. De werkelijke beweging is afhankelijk van het programma en de situatie.
• Met de Page Up en Page Down toetsen, die in de tekst door pgup en pgdn worden aangeduid, beweeg je gewoonlijk een scherm of een pagina omhoog of omlaag.
• Met de Print Screen toets, die in de tekst door prtsc wordt aangeduid, kopieer je een beeld van het scherm naar het Clipboard (klembord). Je kan het daarna in een document plakken. Op deze wijze werden de figuren in de tekst gerealiseerd, die schermafbeeldingen zijn. Met alt+prtsc breng je niet een beeld van het volledige scherm, maar wel een beeld van het actieve programmavenster of dialoogvenster naar het Clipboard.
• Met de Scroll Lock toets, die in de tekst door scrllock wordt aangeduid, kan je ervoor zorgen dat niet de muisaanwijzer maar de inhoud van een scherm verplaatst wordt. Bovenaan rechts van je toetsenbord gaat dan het Scroll Lock lampje branden. Alhoewel bruikbaar bij spreadsheets, worden de mogelijkheden in deze tekst niet behandeld.
• Met de Pause of Break toets, die in de tekst door pause wordt aangeduid, kan je een bewerking onderbreken om ze later verder te zetten. Binnen spreadsheets wordt deze toets nauwelijks gebruikt.

Het numerieke toetsenbord bevat 17 toetsen:

• Met de Num Lock toets, die in de tekst door numlock wordt aangeduid, kan je ervoor zorgen dat de meeste overige numerieke toetsen cijfers aanduiden. Bovenaan rechts van je toetsenbord gaat dan het Num Lock lampje branden. Wanneer deze toets niet is ingedrukt, hebben de meeste toetsen dezelfde betekenis als die links ervan, die zojuist werden besproken. Je zet numlock best aan bij het opstarten en zet hem daarna niet meer uit. Op deze wijze kan je getallen steeds met het numerieke toetsenbord vormen. Dit is vooral bij spreadsheets een voordeel.
• Met de toetsen 0 tot 9 kan je cijfers vormen (wanneer numlock aan staat). De . toets wordt gebruikt om het decimaal scheidingsteken aan te brengen. Dit is dan wel een punt.
• Met de toetsen +, -, * en / duidt je de hoofdbewerkingen aan: + (optellen), - (aftrekken), * (vermenigvuldigen) en / (delen).
• De Enter toets is gelijkwaardig aan de enter toets op het tekstuele toetsenbord. Hij wordt vooral gebruikt om de invoer van getallen of bewerkingen te beëindigen.

Het is met name van belang dat je toch enkele toetsencombinaties beheerst, wanneer je bijvoorbeeld plotseling zou constateren dat je muis niet naar behoren of helemaal niet werkt.

De volgende toetsencombinaties zou je absoluut moeten beheersen:

1.3.2 De muis

De muis heeft (minstens) twee knoppen. Met de muis kan je iets op het scherm aanwijzen, zonder een knop in te drukken. Daarnaast kan je klikken (een knop kort na elkaar indrukken en loslaten), dubbelklikken (tweemaal na elkaar klikken zonder de muis te verplaatsen) en slepen (de muis verplaatsen met ingedrukte muisknop en deze op het einde loslaten). Normaal vinden deze bewerkingen plaats met de linkermuisknop. Deze wordt daarom verder in de tekst kortweg dé muisknop genoemd. In de huidige Microsoft pakketten heeft ook het indrukken (en soms slepen) van de andere, rechtermuisknop een effect. Meestal zal dan een zogenaamd snelmenu (shortcut menu) verschijnen, waarin je een commando kan kiezen dat wordt uitgevoerd op het door de muis aangeduide element.

Daar komt nog bij dat linkshandigen de muisknoppen kunnen verwisselen, zodat de rechtermuisknop de normale en de linkermuisknop de andere muisknop wordt. In deze tekst wordt deze mogelijkheid in de benamingen buiten beschouwing gelaten om de dingen niet nodeloos te compliceren.

Nochtans is er een sterk argument om de muis linkshandig te gebruiken, vooral bij spreadsheets, waar numerieke bewerkingen vaak voorkomen. Je zal immers erg vaak het numerieke toetsenbord moeten gebruiken om getallen in te typen, en dit bevindt zich nabij je rechterhand. Hieruit kan je gemakkelijk afleiden, dat je bij spreadsheets efficiënter zal werken, wanneer je het werk over de twee handen verdeelt: hanteer het numerieke toetsenbord met je rechterhand en dus de muis met je linkerhand. Wanneer je je op deze wijze organiseert, beperk je het loslaten van de muis zo veel mogelijk. Dit loslaten en terug vastnemen van de muis is vaak verantwoordelijk voor fouten.

Wanneer je besluit om de muis linkshandig te gebruiken, doe je dit het beste van zodra je met een muis leert omgaan. Het vraagt namelijk veel meer inspanning en frustratie om te gewennen aan linkshandig muisgebruik, wanneer je vooraf reeds rechtshandig muisgebruiker was, dan wanneer je voorheen nog geen muis had gebruikt!

Juist zoals bij commando's zullen bewerkingen die gelijktijdig moeten gebeuren worden verbonden door een + teken en bewerkingen die na elkaar moeten gebeuren worden gescheiden door een komma.

De bewerkingen met de muis worden in de tekst als volgt genoteerd in small caps lettertype:

1.3.3 Excel aanpassen aan land- en taalgebonden instellingen (*)

Het werken met een Engelstalige of Nederlandstalige versie van Windows 95, Office 97 en Excel 97 heeft enige gevolgen. Deze zijn vooral:

• De namen van menu's, werkbalken, knoppen, commando's en functies en uiteraard de tekst van het programma zelf verschillen. Onder andere omdat de Engelstalige namen meer verspreid zijn en gemakkelijker te onthouden, worden op EHSAL de Engelstalige versies van deze software gebruikt.
• Spelling- en grammaticacontrole en het afbreken verschillen.
• Interpunctie, munteenheid, datumvoorstelling, maten (cm of inches) zijn bij het installeren van Windows 95 standaard conform aan de taal van de software. Je kan ze echter wijzigen, hoofdzakelijk via het Control Panel (Configuratiescherm).

Het is vaak wenselijk deze laatste categorie van instellingen te wijzigen. Dit doe je als volgt:

1. Roep het Control Panel (Configuratiescherm) op. Dit kan gebeuren via My Computer (door dit venster en vervolgens Control Panel te openen), of, op een handigere wijze via het Start menu:

   Start, Settings (Instellingen), Control Panel (Configuratiescherm)

2. Het Control Panel bevat ruim 20 iconen. Dubbelklik Regional Settings (Landinstellingen).
   
   figuur 1: het Number tabblad van het Regional Settings Properties dialoogvenster
3. Je ziet nu het Regional Settings Properties (Eigenschappen van Landinstellingen) dialoogvenster (figuur 1) met daarin vijf tabbladen (tab sheets). Dit zijn flapjes die je kan selecteren door te klikken op hun naam bovenaan: Regional Settings (Landinstellingen), Number (Getal), Currency (Valuta), Time (Tijd) en Date (Datum). Vervolgens breng je in elk van deze vijf tabbladen de nodige wijzigingen aan:

• Regional Settings (Landinstellingen) tabblad: Klik op de wereldkaart het gewenste land aan en/of kies het uit de lijst. Het is aangewezen hier te kiezen voor Dutch (Belgium) of Nederlands (België). Je hebt dan voorgedefinieerde waarden voor de andere instellingen (zie tabel), die je vervolgens kan wijzigen. Wellicht krijg je de waarschuwing dat de wijzigingen pas definitief worden doorgevoerd wanneer je Windows 95 heropstart.
• Number (Getal) tabblad: Bepaal hoe een getal wordt voorgesteld. Je hebt de volgende mogelijkheden:

  Decimal symbol, No. of digits after decimal, Digit grouping symbol, No. of digits in group, Negative sign symbol, Negative number format, Display leading zeroes, Measurement system, List separator (scheidingsteken in een lijst elementen - dit teken moet verschillen van het Decimal symbol)

• Currency (Valuta) tabblad:

  Currency symbol, Position of currency symbol, Negative number format, Decimal Symbol, No. of digits after symbol, Digit grouping symbol, No. of digits in group

• Time (Tijd) tabblad:

  Format (Example, Time format style, Time separator), AM symbol, PM symbol

• Date (Datum) tabblad:

  Calendar type, Short date format (Example, Short date format style, Date separator), Long date format (Example, Long date format style)

1. Je kan op elk ogenblik de reeds aangebrachte aanpassingen doorvoeren met de Apply (Toepassen) knop onderaan. Met de twee andere knoppen onderaan verlaat je de Regional Settings. Je bewaart de aangebrachte wijzigingen met de OK knop en voert de aangebrachte wijzigingen niet door met de Cancel (Annuleren) knop.

In de onderstaande tabel bevinden zich drie kolommen met een overzicht van de Regional Settings Properties. In de eerste twee kolommen staan de instellingen voor English (United States) en Nederlands (Belgium). In de rechtse kolom staan de gewijzigde instellingen die op EHSAL en in deze syllabus worden gebruikt. Wanneer je hiermee niet akkoord gaat kan je deze uiteraard wijzigen!

Opmerkingen:

• Bij de Currency aanduiding wordt het universal currency symbool ¤ gebruikt.
• Afhankelijk van de Windows taalversie worden andere symbolen gebruikt om jaar, maand, dag, uur, minuut en seconde aan te duiden. Bij een Engelstalige versie zijn de symbolen y, M, d, H (24 uurklok) of h (12 uurklok), m en s. Bij een Nederlandstalige versie zijn de symbolen j, M, d, U (24 uurklok) of u (12 uurklok), m en s.

Hiernaast is het vooral voor tekstverwerking, maar eventueel ook voor andere pakketten van belang een Nederlandstalige spelling- en grammaticacontrole en een afbrekingsprogramma te installeren. Al deze bestanden staan normaal in de folder Program Files\Common\Shared\Proof. De taalcode voor de (nieuwe) Nederlandse spelling is 1043. Bij een Engelstalige versie worden deze Nederlandstalige programma's echter niet meegeleverd. Wanneer je echter reeds een oudere Nederlandstalige spellingcontrole had, kan je deze bestanden gratis downloaden via Internet.

1.4 Excel installeren

Het installeren van Excel als onderdeel van Microsoft Office verloopt zeer vlot vanaf een CD-ROM. Je moet echter bij de eerste installatie wel de CD-key, die achteraan op de plastic CD-houder staat intypen. Je hebt de keuze tussen een Typical installatie, een Maximal/Custom installatie of het uitvoeren van Excel vanaf de CD-ROM. Enkel wanneer je echt zeer weinig schijfruimte hebt is de laatste optie aan te bevelen. Het voortdurend inlezen van CD-ROM vertraagt het werk namelijk zeer erg. Wanneer je ook van een aantal geavanceerde mogelijkheden wil gebruik maken, zal de Typical installatie niet volstaan. Bij de Custom installatie moet je zelf opgeven welke delen je wel en welke je niet wilt installeren. Je kan je hier snel van af maken door aan te geven dat je alle onderdelen wilt installeren. Nochtans kan je bepaalde onderdelen weglaten, zoals de conversieprogramma's van en naar andere producten (wanneer je zeker bent dat je dergelijke bestanden toch niet nodig hebt), en de mogelijkheden om te communiceren via Internet, wanneer je geen Internet aansluiting hebt. Je kan dan achteraf nog steeds de installatie uitbreiden.

Het installeren, toevoegen, aanpassen en verwijderen van de Office producten kan je doen via de Software icoon van het Control Panel.

1.5 Excel starten (*)

Om de verschillende producten van Microsoft Office (die zeker ergens in het menu Start, Programs te vinden zijn) te starten heb je de volgende mogelijkheden:

• Je kan in het Start menu snelkoppelingen naar de verschillende producten van Microsoft Office maken, via het commando Start, Settings, Taskbar, Start Menu Programs tabblad. Hierna hoef je slechts de Start knop in te drukken en de naam van het programma te klikken.
• Je kan op je desktop een snelkoppeling naar het programma aanbrengen. Dit doe je door in My Computer of Explorer het programma te zoeken en het te rechtsslepen naar de desktop. Kies vervolgens in het opengeklapte snelmenu voor de keuze Create shortcut here. Dit is efficiënter dan een kopie te maken (Copy) op de desktop en veiliger dan het programma te verplaatsen (Move) naar de desktop. Om dan later het programma te starten hoef je slechts de icoon op de desktop te dubbelklikken.

• Wanneer je Microsoft Office hebt geïnstalleerd, bevindt zich waarschijnlijk vanaf het opstarten de Microsoft Offfice Shortcut bar bovenaan of rechts op het scherm. Je kan daarin een speciale knop maken om het gewenste programma te starten. Je hoeft dan later slechts deze knop te klikken.
• Tegenwoordig gaat men echter niet meer uit van de filosofie dat je niet eerst een programma start en pas daarna een nieuw of reeds bestaand document opent. Men zal tegenwoordig rechtstreeks het gewenste document opvragen. Dit kan je doen via het commando Start, Documents, waarna je het gewenste document uit de lijst kiest en opent.

• Je kan ook via de Microsoft Office Shortcut bar werken. Daarin (en in het Start menu) bevinden zich standaard geen knoppen met de namen van de programma's maar wel twee knoppen met de iconen om een nieuw of bestaand document te openen. Wanneer je één van deze knoppen klikt verschijnt een dialoogvenster, waarin je snel het gewenste document kan kiezen, waarna automatisch het bijbehorende programma wordt gestart. Dit is zeker de beste methode om je documenten te beheren.

Hierna worden deze twee knoppen, New Office Document en Open Office Document en de bijbehorende dialoogvensters getoond:

figuur 2: Het General tabblad van het New Office Document dialoogvenster

• New Office Document

Je kan in het New Office Document dialoogvenster (figuur 2) kiezen uit verschillende templates (sjablonen), die in verschillende tabbladen staan en als basis kunnen dienen voor nieuwe documenten. De lege templates bevinden zich in het General tabblad. Voor een nieuw Excel document dubbelklik je Blank Workbook (of klik je Blank Workbook en OK). Andere Excel templates vind je in het Spreadsheet Solutions tabblad.

Je kan de verschillende templates in drie gedaantes tonen (Large Icons, List en Details) met de knoppen rechts bovenaan.

Van de meeste templates (behalve die in het General tabblad) wordt een voorafbeelding (Preview) getoond.

figuur 3: Het Open Office Document dialoogvenster

• Open Office Document

Je krijgt het Open Office Document dialoogvenster (figuur 3), waarin bestanden worden getoond.

Met de knoppen uit de werkbalk bovenaan kan je een andere folder kiezen (Look in Folder, Up One Level, Search the Web, Look in Favorites, Add to Favorites) en de lijst bestanden in vier gedaantes tonen (List, Details, Properties en Preview) en er allerlei andere bewerkingen mee uitvoeren (Search and Settings).

Onderaan heb je mogelijkheden om bestanden op basis van bepaalde criteria te gaan zoeken (File name, Files of type, Text or property, Last modified, Find Now en New Search). Daarnaast heb nog uitgebreide extra mogelijkheden om naar specifieke bestanden te zoeken met de Advanced Search... knop rechts.

De New Office Document en Open Office Document dialoogvensters hebben dezelfde mogelijkheden als de New en Open dialoogvensters in de verschillende Microsoft Office 97 programma's (zie infra). Het verschil is dat je hier een keuze kan maken uit alle Microsoft Office templates en bestanden, en in de New en Open dialoogvensters enkel uit die van het geactiveerde programma.

1.6 Het Excel scherm met een leeg werkblad (*)

Zoals reeds beschreven zijn er verschillende methodes om Excel op te starten. De beste werkwijze is via de New Office Document of Open Office Document knop in de Microsoft Office shortcut bar.

Wanneer je een nieuw werkboek opstart, zal een scherm met een leeg werkblad verschijnen (figuur 4). In dit scherm vind je de volgende elementen terug:

• De Microsoft Office shortcut bar (rechts) met elf knoppen: Office, New Office Document, Open Office Document, New Message, New Appointment, New Task, New Contact, New Journal Entry, New Note, Microsoft Bookshelf Basics en Getting Results Book.
  
  figuur 4: Het Excel scherm na het openen van een nieuw werkboek
• Het programma (Excel) met van boven naar onder:
• De title bar (titelbalk) met de Application Control menu box (systeemvak van het programma) links, de naam van het programma Microsoft Excel, en de Minimize, Maximize (of Restore) en Close knoppen rechts.
• De Worksheet menu bar (menubalk) met de menu's File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Window en Help.
• De Standard toolbar (werkbalk) met de knoppen New, Open, Save, Print, Print Preview, Spelling, Cut, Copy, Paste, Format Painter, Undo, Redo, Insert Hyperlink, Web Toolbar, AutoSum, Paste Function, Sort Ascending, Sort Descending, Chart Wizard, Map, Drawing, Zoom en Office Assistant. Wanneer je een knop met de muis aanwijst, verschijnt zijn naam in een kadertje.
• De Formatting toolbar (werkbalk) met de knoppen Font, Font Size, Bold, Italic, Underline, Align Left, Center, Align Right, Merge and Center, Currency, Percent Style, Comma Style, Increase Decimal, Decrease Decimal, Borders, Fill Color en Font Color.
• De formula bar (formulebalk) met links de name list.
• Het nieuwe workbook (werkboek) met de voorlopige naam Book1.
• De status bar (statusbalk) met links de huidige mode (Ready) en rechts een aantal vakjes waarin aan/uit toestanden worden getoond: ADD of EXT, CAPS, NUM, SCRL, END of OVR en FIX. Hierop wordt in deze tekst slechts verder ingegaan, wanneer ze gebruikt worden. Je kan in de statusbalk ook een alternatief voor het standaard voorstel kiezen om getallen in een rij of kolom op te tellen.
• De Office Assistant, een papierklem die ergens in een venstertje staat te lachen, soms acrobatieën uithaalt en een interessant idee kan hebben wanneer er een lampje bij staat. Door het lampje te klikken kan je dit idee tonen.

Door de Application Control menu box (systeemvak van het programma) te klikken klap je het Application Control menu (systeemmenu van het programma) open. Dit bevat de commando's Restore, Move, Size, Minimize, Maximize en Exit. Al deze acties kan je ook met de muis en de knoppen rechts in de titelbalk van Excel realiseren:

Nieuwe werkboeken krijgen achtereenvolgens de namen Book1, Book2, Book3 enz...

Een werkboek is een bundeling van een aantal afzonderlijke bladen. In Excel 97 zijn dit standaard drie werkbladen met de voorlopige namen Sheet1, Sheet2 en Sheet3.

Het werkboek bevat de volgende delen:

• De title bar (titelbalk) met de Document Control menu box (systeemvak van het document) links, de naam van het werkboek Book1, en de Minimize, Maximize (of Restore) en Close knoppen rechts.
• Het actieve werkblad (Sheet1). Dit is een soort matrix met rows (rijen) en columns (kolommen). Elk element in een matrix wordt een cell (cel) genoemd. De rijen worden door getallen en de kolommen door letters aangeduid. De rijnummering wordt links van het eigenlijke werkblad getoond; de kolomnummering wordt boven het eigenlijke werkblad getoond. Er zijn 64536 rijen en 256 kolommen.
• Een cel wordt aangeduid door zijn kolomletter gevolgd door zijn rijnummer (bv. A1; zoals een vak bij een schaakspel). Deze aanduiding wordt de cell reference (celreferentie of celadres) genoemd. Elke cel kan gegevens bevatten, maar alle cellen van een nieuw werkboek zijn uiteraard leeg. De omkaderde cel wordt de active cell (geactiveerde cel) of current cell (huidige cel) genoemd. Hij wordt aangeduid door de cell pointer (celaanwijzer), een rechthoekig kader. Cel A1 is geactiveerd. Zijn referentie staat links in de formulebalk. Een rechthoekig gebied van cellen wordt een range genoemd. Links van de kolomletters en boven de rijnummers bevindt zich de Select All knop, waarmee je alle cellen in het volledige werkblad tegelijk kan selecteren. De cellen van deze range krijgen dan een zwarte achtergrond, behalve de geactiveerde cel, die een witte achtergrond behoudt.
• Omdat het onmogelijk is alle cellen tezamen in beeld te brengen zijn er rechts en rechts onderaan scroll bars (schuifbalken) met scroll arrows (schuifpijlen) en een scroll box (schuifvak). Het schuifvak duidt de plaats van het op dit ogenblik getoonde gebied aan. Hij is groter naarmate er een (relatief) groter deel van het werkblad wordt getoond. Je kan andere rijen of kolommen in beeld brengen door
• op de schuifpijlen te klikken (kleine verplaatsing).
• de schuifpijlen ingedrukt te houden (het scherm rolt langzaam en gelijkmatig).
• het schuifvak te slepen (snelle, grote, bruuske verplaatsing).
• boven of onder het schuifvak te klikken. (verplaatsing ter grootte van één scherm).

• Links van de horizontale schuifbalk bevinden zich de zogenaamde sheet tabs (werkblad flapjes) met de namen van de drie werkbladen. De flap van Sheet1 staat in vetjes en heeft een witte achtergrond. Dit betekent dat Sheet1 geactiveerd is. Zijn inhoud wordt getoond, die van de andere werkbladen wordt verborgen. Je kan een ander werkblad selecteren door zijn sheet tab te klikken. Helemaal links bevinden zich nog vier schuifpijlen, waarmee je de andere sheet tabs kan tonen, wanneer deze niet allemaal in beeld kunnen. Ze hebben achtereenvolgens als betekenis: breng de eerste, vorige, volgende en laatste sheet tab in beeld. Wanneer alle sheet tabs tegelijk in beeld zijn hebben deze schuifpijlen geen effect.
• Boven de verticale schuifbalk en rechts van de horizontale schuifbalk bevindt zich een dun streepje. Dit is de split box, die je kan verslepen. Op deze wijze toon je twee horizontale of verticale gebieden, waarin je afzonderlijk kan bewegen. Zodoende kan je ver van elkaar gelegen cellen toch samen in één venster in beeld brengen. Rechts van de sheet tabs is ook zulk een tab split box, waarmee je meer ruimte kan creëren voor de sheet tabs ten koste van de horizontale schuifbalk.

Door de Document Control menu box (systeemvak van het document = het geactiveerde werkboek ) te klikken klap je het Document Control menu (systeemmenu van het document) open. Dit bevat nagenoeg dezelfde commando's Restore, Move, Size, Minimize, Maximize en Close als het Application Control menu, maar nu slaan de commando's op het geactiveerde werkboek. Al deze acties kan je ook met de muis en de knoppen rechts in de titelbalk van Excel realiseren:

Omdat je bij spreadsheets alle ruimte goed kan gebruiken, is het verstandig om zowel het Excel venster als het venster van Book1 te maximaliseren. Alle Minimize, Restore en Close knoppen bevinden zich nu rechts bovenaan (figuur 5). De bovenste rij knoppen behoort bij het programma Excel, de onderste bij het document Book1. Vooral met betrekking tot de Close knop is het belangrijk dat je hieraan de nodige aandacht besteedt.

figuur 5: De gemaximaliseerde vensters van Excel en Book1

1.7 De menubalken en werkbalken

Excel bevat verschillende menubalken en werkbalken. Meestal worden de nodige menubalken en werkbalken automatisch getoond wanneer je ze nodig zou kunnen hebben. Daarnaast heb je allerlei mogelijkheden om de menubalken en werkbalken te tonen, verbergen, verplaatsen enz. met het commando View, Toolbars....

1.7.1 De menubalken

Normaal wordt één menubalk getoond, vlak onder de titelbalk. De getoonde menubalk is afhankelijk van het type van subdocument of object dat is geactiveerd. In menu's worden beschikbare commando's in zwart en niet beschikbare commando's in grijs weergegeven.

Excel heeft de volgende menubalken:

De systeemmenu's behoren niet tot een menubalk, maar tot een venster. Ze worden samen met het venster getoond.

De File en Help menu's komen voor bij alle menubalken en bevatten nagenoeg steeds dezelfde commando's. Vele andere menu's komen ook voor in de meeste menubalken, maar ze bevatten commando's die verschillen van menubalk tot menubalk. De volgorde van de menu's in de menubalken is sterk gestandaardiseerd.

Naast de menubalken zijn er ook de zogenaamde snelmenu's of shortcut menus. Deze worden geactiveerd wanneer je een object rechtsklikt. Ze bevatten een samenvatting van de belangrijkste commando's die je met het geselecteerde object kan uitvoeren. In vele gevallen is het eerder aangewezen deze snelmenu's te gebruiken, dan commando's uit algemene menu's in de menubalken.

In Excel 97 is een menubalk eigenlijk een speciale soort werkbalk, die je juist zoals een werkbalk kan verplaatsen, wijzigen, openen en sluiten (zie infra). Deze acties worden echter slechts zelden uitgevoerd.

1.7.2 De menu's van de Worksheet menu bar

De Worksheet menu bar bevat de volgende menu's en commando's:

1.7.3 De werkbalken

Normaal worden onder de menubalk twee werkbalken getoond, de Standard toolbar en de Formatting toolbar. De meeste andere werkbalken worden standaard in een venster getoond. In werkbalken worden de beschikbare knoppen in kleur en de niet beschikbare knoppen in grijs weergegeven.

Excel heeft de volgende werkbalken, die je met het submenu View, Toolbars kan tonen of verbergen:

Daarnaast zijn er ook nog werkbalken, die getoond worden wanneer je een actie uitvoert of wanneer een bepaald object wordt geactiveerd: 3-D Settings toolbar, Auditing toolbar, AutoText toolbar, Circular Reference toolbar, Exit Design Mode toolbar, Full Screen toolbar, Microsoft toolbar, Shadow Settings toolbar en Stop Recording toolbar.

1.7.4 De Standard toolbar

De Standard toolbar bevat de volgende knoppen:

1.7.5 De Formatting toolbar

De Formatting toolbar bevat de volgende knoppen:

1.8 Excel personaliseren met het Options dialoogvenster

Je kan vele instellingen van Excel beheren met het commando

Tools, Options...

Dan verschijnt het Options dialoogvenster, dat acht tabbladen bevat. Het is meestal aangewezen deze in een vroeg stadium aan je persoonlijke voorkeur aan te passen. Sommige mogelijkheden zijn niet erg belangrijk en kan je negeren; andere moet je eenmaal aanpassen; nog andere zal je frequent moeten gebruiken. In de volgende figuren worden de tijdens het installeren ingestelde waarden getoond.

1.8.1 Het View tabblad van het Options dialoogvenster

Je kan beheren wat je op het scherm ziet in het View tabblad van het Options dialoogvenster (figuur 6):

• Toon of verberg de formulebalk (Show Formule bar) en de statusbalk (Show Status bar).
• Toon eventuele commentaar (Comments) bij een cel niet (None), enkel via een rood driehoekje in de rechterbovenhoek van de cel (Comment indicator only) of met een rood driehoekje en een commentaarkader (Comment & indicator). Indien je de tweede keuze maakt wordt het commentaarkader enkel getoond wanneer je de cel activeert (klikt).
• Toon objecten (Objects), zoals grafieken, tekstkaders en landkaarten volledig (Show all), enkel hun kader (Show placeholder) of helemaal niet (aide All).
• Toon of verberg de volgende onderdelen van het geactiveerde venster (Window options): scheidingen tussen pagina's (Page breaks), formules of resultaten (Formulas), rasterlijnen tussen de cellen (Gridlines) en hun kleur (Color), rij- en kolomnummering (Row & column headers), outline symbolen (Outline symbols), nulwaarden (Zero values), schuifbalken (Horizontal scrollbar, Vertical scrollbar) en sheet tabs (Sheet tabs).

In het View tabblad zal je vooral de optie Gridlines en eventueel ook Formulas regelmatig moeten wijzigen. Voor de andere instellingen kan je best de vooraf ingestelde waarden behouden.

figuur 6: Het View tabblad van het Options dialoogvenster

1.8.2 Het Calculation tabblad van het Options dialoogvenster

Gewoonlijk worden bij wijzigingen aan gegevens alle resultaten herberekend die hierdoor beïnvloed worden. Soms kan dit ongewenste effecten veroorzaken of het systeem nodeloos vertragen. Je kan de wijze van herberekenen beheren in het Calculation tabblad van het Options dialoogvenster (figuur 7):

figuur 7: Het Calculation tabblad van het Options dialoogvenster

• Geef aan wanneer formules worden herberekend (Calculation): automatisch bij elke wijziging aan een gegeven dat het resultaat beïnvloedt (Automatic), automatisch behalve in Data tables, die erg veel rekenwerk vragen (Automatic except tables), of pas nadat je uitdrukkelijk opdracht tot herberekenen geeft (Manual). In dit laatste geval zullen de resultaten niet betrouwbaar zijn wanneer je een wijziging aanbrengt. Dit wordt in de statusbalk getoond met het bericht Calculate. Je kan dan opdracht geven om enkel het geactiveerde werkblad te herberekenen (knop Calc Sheet of toets shift+F9) of om alle geopende werkbladen te herberekenen (knop Calc Now of toets F9). Bij niet-automatische herberekening kan je ook opgeven dat een werkboek steeds moet worden herberekend vóór het wordt bewaard (Recalculate before save), zodat het op de schijf steeds volledig correct is.
• In bepaalde gevallen moet een berekening iteratief verlopen (Iteration), zoals bij het oplossen van differentievergelijkingen, waarbij gewilde circulaire referenties optreden. In dit geval kan je aangeven hoeveel iteraties er maximaal moeten worden gemaakt (Maximum iterations) en tot welk maximaal verschil in de resultaten van de opeenvolgende resultaten moet worden gerekend (Maximum change).
• Per werkboek kan je vastleggen of referenties naar andere werkboeken of programma's moeten worden bijgewerkt (Update remote references), of gerekend moet worden met de getallen zoals ze afgerond worden getoond, of met de echte niet-afgeronde getallen (Precision as displayed), welk datumsysteem wordt gebruikt (beginnend op 1-1-1900 zoals gebruikelijk op PC's of op 1-1-1904 zoals gebruikelijk op Apple Macintosh - 1904 date system), of resultaten afkomstig uit andere werkboeken of programma's mee moeten worden bewaard (Save external link values), zodat je werkboek bruikbaar blijft wanneer deze externe documenten niet beschikbaar zijn, en of je in formules symbolische namen mag gebruiken (Accept labels in formulas).

Vooral de optie Precision as displayed zal je regelmatig nodig hebben. Deze moet echter zeer omzichtig worden gebruikt, omdat onberedeneerd gebruik veel onherstelbare schade kan aanrichten aan de gegevens. Zie infra.

1.8.3 Het Edit tabblad van het Options dialoogvenster

Je kan bepaalde mogelijkheden om de cell pointer te verplaatsen en bepaalde bewerkingen uit te voeren beheren in het Edit tabblad van het Options dialoogvenster (figuur 8):

figuur 8: Het Edit tabblad van het Options dialoogvenster

• Breng wijzigingen rechtstreeks in een cel aan door in de cel te dubbelklikken (Edit directly in cell). Dit heet in place editing.
• Maak verplaatsen en kopiëren met de muis en het werken met de fill handle (zie infra) mogelijk (Allow cell drag and drop). Geef een waarschuwing wanneer hierdoor cellen worden overschreven (Alert before overwriting cells).
• Verplaats de cell pointer nadat gegevens in een cel zijn ingevoerd (Move selection after Enter) en bepaal de volgende cel (Direction - standaard de cel eronder).
• Geef aan dat elk getal een vast aantal cijfers na de decimale punt moet hebben (Fixed Decimal) en hoeveel cijfers (Places).
• Bewerk objecten met de cellen waarin ze zich bevinden (Cut, copy, and sort objects with cells).
• Vraag om automatische koppelingen bij te werken (Ask to update automatic links).

• Voorzie feedback met aan animatie door de Office Assistant (Provide feedback with Animation).

• Laat waarden in een cel in een lijst onmiddellijk aanvullen wanneer je de beginletters hebt ingetypt (Enable AutoComplete for cell values).

De optie Fixed decimals is veel te gevaarlijk en te verwarrend om ze te gebruiken. In dit geval moet je het decimaal scheidingsteken niet invullen, maar heeft het laatst ingetikte cijfer niet de betekenis van eenheden. Deze verwarring scheppende optie laat je meestal best uit staan.

Wanneer je veel formules gebruikt en deze regelmatig onmiddellijk kopieert naar naburige cellen zal je het appreciëren dat de Move selection after Enter optie uit staat. Dit kan je hier realiseren.

Wanneer je de instellingen éénmaal hebt vastgelegd, zal je dit dialoogvenster later waarschijnlijk niet meer nodig hebben.

1.8.4 Het General tabblad van het Options dialoogvenster

Je kan een aantal zeer algemene zaken, die vooral te maken hebben met bestanden, beheren in het General tabblad van het Options dialoogvenster (figuur 9):

figuur 9: Het General tabblad van het Options dialoogvenster

• Bepaal de wijze van rij- en kolomnummering: A1 of R1C1 (R1C1 reference style).
• Verhinder DDE uitwisseling met andere programma's (Ignore other applications).
• Activeer de beveiliging tegen virussen die in macro's worden overgedragen (Macro virus protection).
• Vraag informatie op te geven wanneer een werkboek voor het eerst wordt bewaard (Prompt for workbook properties).
• Gebruik geluid bij het geven van feedback (Provide feedback with sound).
• Gebruik de IntelliMouse met een radertje dat de schuifbalken emuleert (Zoom on roll with IntelliMouse).
• Bepaal hoeveel bestanden in het File menu worden vermeld (Recently used file list).
• Bepaal hoeveel werkbladen een nieuw werkboek bevat (Sheets in new workbook).
• Bepaal het lettertype (Standard font) en de lettergrootte (Size) voor de cellen.
• Bepaal de folder waarin je werkboeken worden bewaard (Default file location).
• Bepaal waar informatie moet worden bewaard die nodig is voor het opstarten (Alternate startup file location).
• Bepaal de naam van de gebruiker (User name).

Wanneer je gehaast bent en je geen documenten wilt uitwisselen, kan je de Prompt for workbook properties optie uitzetten. Je stelt best een lettertype en een lettergrootte in die niet te veel ruimte in beslag nemen. Verander daarom de standaard instelling Times New Roman, die nodeloos ruimte versplit door zijn lettertype met schreef, door het minder ruimte innemende Arial. De lettergrootte bepaalt mee hoeveel rijen je in beeld kunt hebben. Maak deze dus ook niet te groot. Pas ook de folder waarin je je documenten wilt bewaren en je naam aan (wijzig de Default file location van
C:\WINNT\Profiles\studnr\Personal in I:\).

1.8.5 Het Transition tabblad van het Options dialoogvenster

figuur 10: Het Transition tabblad van het Options dialoogvenster

Je kan aanpassingen aan Lotus 1-2-3 gebruikers, beheren in het Transition tabblad van het Options dialoogvenster (figuur 10):

• Je kan aangeven in welk spreadsheet formaat je een document standaard wilt bewaren (Save Excel file as)
• De overige mogelijkheden (Settings en Sheet options) bieden hulp aan Lotus 1-2-3 gebruikers.

Wie niet van Lotus 1-2-3 naar Excel migreert zal dit tabblad niet nodig hebben.

1.8.6 Het Custom Lists tabblad van het Options dialoogvenster

Je kan lijsten met namen van dagen, maanden en andere zaken definiëren en beheren in het Custom Lists tabblad van het Options dialoogvenster (figuur 11):

figuur 11: Het Custom Lists tabblad van het Options dialoogvenster

• Wanneer je een nieuwe lijst wilt creëren klik je NEW LIST in de Custom lists en typ je onder elkaar de gewenste waarden in onder List entries. Vervolgens voeg je met de Add knop de nieuwe lijst toe aan de Custom Lists.
• Wanneer je een bestaande lijst wilt wijzigen, klik je hem in de Custom lists. Hij wordt dan overgebracht naar de List entries, waar je hem kan wijzigen. Vervolgens breng je met de Add knop de wijzigingen over naar de Custom lists.
• Wanneer je een lijst wilt verwijderen, klik je hem in de Custom lists. Vervolgens verwijder je hem met de Delete knop. De Office Assistant vraagt je wel om de verwijdering te bevestigen.
• Je kan ook in een werkblad een range met waarden voor een lijst selecteren. Deze worden dan in het Import list from cells vak geplaatst. Vervolgens voeg je met de Import knop deze lijst toe aan de Custom lists. Omdat gewoonlijk het dialoogvenster in de weg staat wanneer je in het onderliggende werkblad cellen of een range wilt selecteren, kan je het dialoogvenster met de knop rechts van het Import list from cells vak tijdens het selecteren van de range verkleinen tot dit vak. Na het selecteren van de gewenste cellen of range kan je het dialoogvenster met dezelfde knop weer herstellen.

Er zijn vier voorgedefinieerde lijsten, die voluit en verkort de namen van maanden en weekdagen aangeven. Deze zijn afhankelijk van de taalversie. Je kan deze lijsten niet wijzigen of verwijderen.

Wanneer je één element uit een lijst in een cel aanbrengt, dan kan je met de muis en fill handle de lijst uitbreiden, waarbij automatisch de volgende elementen worden aangebracht, en dit in de volgorde waarin ze in de lijst staan. Zie infra.

De betekenis van een lijst speelt geen rol. Je kan dus zelf willekeurige lijsten definiëren met veelgebruikte zaken.

Het is wellicht aangewezen dat je, wanneer de voorgedefinieerde lijsten niet in de juiste taal staan, deze in de juiste taal toevoegt. Eventueel kan je ook een lijst met de namen van de leden van je vereniging, de landen van de Europese Unie, de voetbalploegen uit eerste klasse, de Belgische provincies enz. toevoegen.

1.8.7 Het Chart tabblad van het Options dialoogvenster

Je kan algemene instellingen voor nieuwe charts beheren in het Chart tabblad van het Options dialoogvenster (figuur 12):

figuur 12: Het Chart tabblad van het Options dialoogvenster

• Je kan wanneer een chart geactiveerd is (Active chart) bepalen hoe lege cellen moeten worden geïnterpreteerd (Plot empty cells as): Laat hun plaats open (Not plotted (leave gaps)), duid ze aan als nullen (Zero), of interpreteer ze als ontbrekende waarden en interpoleer (Interpolated). Je kan aangeven dat verborgen cellen niet in de chart mogen worden opgenomen (Plot visible cells only) en dat de afmetingen van de chart wijzigen wanneer de afmetingen van de onderliggende vellen wijzigen (Chart sizes with window frame).
• Je kan aangeven (Chart tips) dat, wanneer je een chart object met de muis aanwijst, zijn naam (Show names) of waarde (Show values) moet worden getoond.

In bepaalde gevallen waarin kunnen deze Chart options interessant zijn, nl. wanneer bepaalde gegevens onbestaand zijn (zoals beurskoersen op weekend- en feestdagen) of ongekend zijn (omdat ze ontbreken of onbetrouwbaar zijn). Deze ingestelde Chart options gelden echter enkel voor de éne geactiveerde chart.

1.8.8 Het Color tabblad van het Options dialoogvenster

Je kan de gebruikte kleuren beheren in het Color tabblad van het Options dialoogvenster (figuur 13):

figuur 13: Het Color tabblad van het Options dialoogvenster

• Er zijn veertig standaard kleuren die gebruikt worden in knoppen en dialoogvensters waarin je kleuren kan kiezen (Standard colors). Daarnaast zijn er acht kleuren die gebruikt worden bij vlakken in charts (Chart fills) en acht kleuren die gebruikt worden bij lijnen in charts (Chart lines). Je kan een individuele kleur klikken en wijzigen (Modify...), de oorspronkelijke kleuren herstellen (Reset), en een volledig kleurenpalet vervangen (Copy colors from).

Je zal slechts zelden iets aan de voorgedefinieerde kleuren moeten wijzigen.

1.9 De delen van het scherm beheren met het View menu (*)

De commando's om te beheren wat je op het scherm ziet zijn verspreid over twee plaatsen:

• Het View tabblad van het Options dialoogvenster werd in de vorige paragraaf behandeld. Het wordt opgeroepen met het commando Tools, Options....
• Met de commando's uit het View menu kan je werkbalken en menu's beheren en van vele andere zaken bepalen of ze wel of niet worden getoond.

Het View menu bevat de volgende commando's:

De meest gebruikte commando's uit het View menu zijn Page Break Preview (vóór je wilt afdrukken), Full Screen en Zoom... (al is het gebruik van de Zoom knop eenvoudiger). De laatste twee commando's bieden allebei de mogelijkheid om een groter aantal cellen tegelijk op het scherm te zien. Een schaal van 75% (of een zelf gekozen waarde tussen 75% en 90%) toont meer gegevens en behoudt meestal de leesbaarheid.

1.10 Menubalken en werkbalken tonen, verbergen en wijzigen (*)

Het kan gebeuren dat je per ongeluk een werkbalk doet verdwijnen. In dat geval moet je hem opnieuw zichtbaar maken. Dit kan je op twee wijzen realiseren:

• Kies het commando View, Toolbars, toolbar name. In het View, Toolbars submenu staat een vinkje naast de getoonde werkbalken. Klik de naam van de werkbalk om dit vinkje aan te brengen of te verwijderen en zo de werkbalk te tonen of te verbergen.
• Rechtsklik in een werkbalk, maar naast een knop (of in de grijze ruimte naast een werkbalk). Nu verschijnt een snelmenu met dezelfde commando's als in het submenu View, Toolbars. Daarna ga je op dezelfde wijze te werk als hierboven.

figuur 14: Het Toolbars tabblad van het Customize dialoogvenster

Werkbalken (en ook menubalken!) kunnen in één van de vier randen van het scherm vastgehecht zijn, of in een afzonderlijk venster staan. Je kan met de muis een werkbalk naar de rand slepen, waar hij zich dan vasthecht, of naar het midden van het scherm, waar hij zich in een venster plaatst. Je kan deze vensters verder beheren zoals andere vensters:

• Verplaats het werkbalkvenster (sleep zijn titelbalk).
• Vergroot of verklein het werkbalkvenster (sleep zijn rand of hoek). De knoppen worden eventueel herschikt.
• Sluit het werkbalkvenster (klik zijn Close knop).

Het kan voorkomen dat je bepaalde knoppen in een werkbalk (of commando's in een menu) niet nodig hebt, of dat je vindt dat er knoppen (of commando's) ontbreken. Ook kunnen de volgorde van de knoppen of (commando's) of de icoontjes je niet aanstaan. Je hebt heel wat mogelijkheden om hieraan te verhelpen. Deze bevinden zich allemaal in het Customize dialoogvenster, dat je op de volgende manieren kan oproepen:

figuur 15: Het Commands tabblad van het Customize dialoogvenster

• Klik View, Toolbars, Customize....
• Rechtsklik in een werkbalk en klik Customize... in het snelmenu.

• Klik Tools, Customize....

Het Customize dialoogvenster bevat drie tabbladen:

• In het Toolbars tabblad (figuur 14) kan je een werkbalk of menubalk tonen of verbergen (klik zijn naam en daarna zijn aankruisvak). Daarnaast kan je een nieuwe werkbalk maken (New...), de naam van een zelfgemaakte werkbalk wijzigen (Rename...), een zelfgemaakte werkbalk verwijderen (Delete), vroeger aangebrachte wijzigingen aan een werkbalk verwijderen, zodat hij terug zijn oorspronkelijke gedaante krijgt (Reset...), en koppelingen maken naar zelfgemaakte werkbalken, zodat die beschikbaar worden in het geactiveerde werkboek (Attach...).

figuur 16: Het Options tabblad van het Customize dialoogvenster

• In het Commands tabblad (figuur 15) kan je knoppen aan een zichtbare menubalk of werkbalk toevoegen. Je klikt eerst de gewenste categorie (Categories) en vervolgens het gewenste commando (Commands). Daarna sleep je het commando naar het gewenste menu en de positie in het openklappende menu in de menubalk, of naar de gewenste positie in de werkbalk. Het commando wordt in het menu aangebracht of de knop wordt in de werkbalk aangebracht. De laatste categorie heeft als naam New Menu. Hiermee kan je een nieuw menu in een menubalk aanbrengen. Bij elk geselecteerd commando (Selected command) kan je vooraf een beschrijving tonen (Description).

  Wanneer je in een menu of werkbalk klikt kan je de plaats van een commando of knop en de vormgeving van een menu of werkbalk wijzigen met (Modify Selection). Er verschijnt dan een snelmenu. Hierin kan je allerlei wijzigingen aanbrengen. Dit snelmenu verschijnt ook wanneer je (enkel tijdens het tonen van het Customize dialoogvenster) het te wijzigen menu, commando of knop rechtsklikt.

  Met de commando's uit dit snelmenu kan je de oorspronkelijke gedaante herstellen (Reset), het object verwijderen (Delete) of een andere naam geven (Name), bewerkingen met de bijbehorende icoon uitvoeren (Copy Button Image, Paste Button Image, Reset Button Image, Edit Button Image en Change Button Image), de iconen tonen in een bepaalde gedaante (Default Style, Text Only (Always), Text Only (in Menus), Image and Text), een scheiding tussen commando's of knoppen aanbrengen (Begin a Group) of een macro koppelen aan een commando of knop (Assign Macro...). Je kan ook een knop verwijderen of verplaatsen met de muis: sleep hem uit of naar een andere plaats in de werkbalk.

  
  figuur 17: Het Contents tabblad van het Microsoft Excel Help Topics dialoogvenster
• In het Options tabblad (figuur 16) kan je bepalen dat je grotere iconen wenst te zien (Large Icons) en dat de namen van knoppen worden getoond wanneer je ze aanwijst (Show ScreenTips on toolbars). Ook kan je vragen om animaties bij het openen van een menu (Menu animations).

1.11 Het Help menu (*)

Het Help menu bevat commando's die toegang verschaffen tot de verschillende Help mogelijkheden van Excel. Het komt voor in elke menubalk en bevat telkens dezelfde commando's:

Microsoft Excel HelpTopics is een afzonderlijk programma, dat je oproept met het commando

Help, Contents and Index

Het venster heeft drie tabbladen:

• In het Contents tabblad (figuur 17) wordt een hiërarchisch overzicht getoond van onderwerpen waarover uitleg beschikbaar is. Je kan hier items uit kiezen (Open) of afdrukken (Print...).
  
  figuur 18: Het Index tabblad van het Microsoft Excel Help Topics dialoogvenster
• In het Index tabblad (figuur 18) kan je de beginletters intypen van een woord waarover je uitleg wenst. Daarna wordt dit in een alfabetische lijst of index opgezocht en kan je de uitleg tonen (Display) of afdrukken (Print...).
• In het Find tabblad (figuur 19) kan je een sleutelwoord intypen. Dan verschijnt een lijst met onderwerpen die dit sleutelwoord bevatten en kan je er een onderwerp uitkiezen en hierover uitleg tonen (Display) of afdrukken (Print...). Er zijn een aantal knoppen met extra mogelijkheden (Clear, Options..., Find Similar..., Find Now en Rebuild...). Bij het eerste gebruik moet je met de Find Setup Wizard (figuur 20) een database opbouwen van de onderwerpen met sleutelwoorden. Je kan daarbij de grootte en de tijd nodig voor het opbouwen beheren.

figuur 19: Het Find tabblad van het Microsoft Excel Help Topics dialoogvenster

figuur 20: Het Find Setup Wizard dialoogvenster