2. Basisbewerkingen met werkboeken en werkbladen

In dit hoofdstuk zal je een werkblad opbouwen om leeftijden te berekenen. Het is echter niet de bedoeling een gestructureerd werkblad te ontwerpen. Daarentegen worden een aantal basisbewerkingen geïllustreerd. Hierbij komen de volgende aspecten aan bod:

• Basisbewerkingen met werkboeken en bestanden.
• Basisbewerkingen met sheets.
• Gegevens en formules invoeren en wijzigen.
• Cellen en ranges selecteren.
• Cellen en ranges verplaatsen, kopiëren en verwijderen.

2.1 Het File menu (*)

Vóór je gegevens in werkboeken en werkbladen zal plaatsen, volgt een overzicht van de belangrijkste commando's met werkboeken. Deze bevinden zich in het File menu.

Het File menu bevat de volgende commando's:

File menu
New…	Begin een nieuw werkboek op basis van een template.
Open…	Open een werkboek dat als bestand op de schijf wordt bewaard.
Close	Sluit het geactiveerde werkboek. Indien de laatste wijzigingen nog niet werden bewaard, wordt gevraagd om ze te bewaren.
Save	Bewaar het geactiveerde werkboek. Indien het nog niet eerder werd bewaard, moet je een bestandsnaam opgeven. In dit geval wordt de werkwijze van het commando File, Save As… gevolgd.
Save As…	Bewaar het geactiveerde werkboek en geef een bestandsnaam op.
Save as HTML…	Bewaar het geactiveerde werkboek in HTML (HyperText Meta Language) formaat, zodat het bruikbaar is op Internet.
Save Workspace…	Bewaar de werkruimtebeschrijving. Deze bevat informatie over de huidige toestand – in het bijzonder welke documenten geopend zijn. Op deze wijze kan je later alle in de werkruimtebeschrijving vermelde documenten met één commando opnieuw openen.
Page Setup…	Bepaal de pagina opmaak als voorbereiding van een afdruk.
Print Area	Bepaal welke range van het geactiveerde werkblad moet worden afgedrukt of maak deze range leeg. Dit is een submenu met twee commando's: Set Print Area en Clear Print Area.
Print Preview	Bekijk een voorafbeelding van de afdruk en breng wijzigingen aan.
Print…	Druk het geactiveerde document of de gedefinieerde range af.
Send To	Verzend het geactiveerde werkboek. Dit is een submenu met drie commando's: Mail Recipient…, Routing Recipient… en Exchange Folder….
Properties…	Vul de eigenschappen van een te bewaren werkboek in.
file	Open dit bestand.
Exit	Beëindig Excel. Indien de laatste wijzigingen nog niet werden bewaard, wordt gevraagd om ze te bewaren.

Daarnaast kan je ook gebruik maken van sommige van de commando's in twee snelmenu's:

• Het Title bar snelmenu roep je op door de titelbalk van een document te rechtsklikken. Het bevat de commando's Save, Save As..., Print..., Page Setup..., Spelling..., New Window, Arrange..., Zoom... en View Code.
• Het Excel snelmenu roep je op door de achtergrond van Excel te rechtsklikken (als hij zichtbaar is, enkel bij niet gemaximaliseerde werkboeken). Het bevat de commando's New, Open..., Save Workspace..., Calculate Now, Options... en het Toolbars... submenu.

De volgende zaken worden hierna behandeld:

• Een nieuw werkboek openen.
• Een op schijf bewaard werkboek openen.
• Een werkboek bewaren.
• Een werkboek sluiten en Excel beëindigen.
• Een werkblad als een Web pagina bewaren.
• De werkruimte bewaren.
• De eigenschappen van een werkboek.

2.1.1 Een nieuw werkboek openen (*)

Bij het opstarten van Excel wordt automatisch een werkboek met de naam Book1 geopend. Elk nieuw werkboek bevat standaard drie werkbladen Sheet1, Sheet2 en Sheet3 hebben. Deze namen worden in de sheet tabs onderaan het werkboek venster getoond. De sheet tab van Sheet1, met de witte achtergrond is geactiveerd. Dit betekent dat Sheet1 wordt getoond en bovenop alle andere subdocumenten van het werkboek ligt.

Je kan een nieuw werkboek openen met de New knop of het commando

File, New…

figuur 1: Het General tabblad van het New dialoogvenster

Wanneer je het commando File, New… gebruikt verschijnt het New dialoogvenster.

• In het General tabblad (figuur 1) kan je de template van een leeg werkboek als basis kiezen. Dit is equivalent met het gebruik van de New knop.
• In het Spreadsheet Solutions tabblad kan je templates van werkboekmodellen kiezen. Er wordt een voorafbeelding van de template getoond (Preview).
• Met de knoppen rechts kan je de wijze van weergave van de templates beheren (Large Icons, List en Details).

De New Office Document knop in de Microsoft Office shortcut bar heeft dezelfde mogelijkheden maar bevat templates en tabbladen voor alle Microsoft Office documenten.

De op deze wijze geopende nieuwe werkboeken hebben de namen Book2, Book3 enz., zolang ze nog niet werden bewaard.

2.1.2 Een op schijf bewaard werkboek openen (*)

Het openen van een werkboek of document betekent dat een werkboek of document dat op de schijf staat wordt ingelezen en in het algemeen kan worden bewerkt.

Je kan een als een bestand bewaard werkboek openen met de Open knop of het commando

File, Open...

figuur 2: Het Open dialoogvenster

Nu verschijnt het Open dialoogvenster (figuur 2). Je kan hierin een Excel bestand klikken en het openen (Open).

• Met de knoppenbalk bovenaan kan je
  • andere folders bekijken (Look in Folder, Up One Level, Search the Web, Look in Favorites en Add to Favorites),
  • de weergave van de getoonde bestanden beheren (List, Details, Properties en Preview),
  • er allerlei bewerkingen mee uitvoeren (Commands and Settings – dit is een submenu met de commando's Open Read-Only, Open as Copy, Print, Properties, Sorting…, Search Subfolders, Group files by folder, Map Network Drive, Open FTP Locations en Saved Searches).
• Wanneer je een bestand in de lijst rechtsklikt, verschijnt een snelmenu, waarmee je het bestand kan beheren. Dit snelmenu bevat de commando's Open, Open Read-Only, Open as Copy, Print, QuickView, Copy to (submenu), Cut, Copy, Create Shortcut, Delete, Rename en Properties. Je kan het bestand ook hernoemen door zijn naam tweemaal te klikken en in het daarna getoonde kadertje te wijzigen.
• Met de lijsten en knoppen onderaan (File name, Files of type, Text or property, Last modified, Find Now en New Search) kan je beheren welke bestanden worden getoond.
• Met de Advanced… knop rechts heb je meer uitgebreide zoekmogelijkheden via het Advanced Find dialoogvenster (figuur 3):
  • Bovenaan staan de criteria waaraan te zoeken bestanden moeten voldoen (Find files that match these criteria). Het eerste criteria (bestandstype) wordt vastgelegd met de Files of type lijst in het Open dialoogvenster. De andere criteria worden vastgelegd met de Define more criteria lijsten in het midden van dit dialoogvenster. Je kan opgeven dat bij het zoeken moet worden rekening gehouden met woordvarianten zoals enkelvoud en meervoud (Match all word forms) en het lettertype (Match case). Je kan criteria aanklikken en verwijderen (Delete) en een nieuwe zoekactie starten (New Search), waarbij het Advanced Find dialoogvenster wordt gesloten en de gevonden bestanden in het Open dialoogvenster worden getoond.
  • In het midden kan je de nieuwe criteria bepalen (Property, Condition, Value) en deze onderling combineren (And of Or), en aan de lijst bovenaan toevoegen (Add to list).
  • Helemaal onderaan kan je opnieuw aanduiden waar in het computersysteem je bestanden wilt zoeken (Look in, Search subfolders). Je kan het zoeken starten (Find Now) en de bovenaan vermelde zoekcriteria bewaren (Save Search…) of door vroeger bewaarde zoekcriteria vervangen (Open Search…).

figuur 3: Het Advanced Find dialoogvenster

De Open Office Document knop in de Microsoft Office shortcut bar heeft dezelfde mogelijkheden maar toont standaard documenten van alle Microsoft Office programma's.

De Open en Advanced Search dialoogvensters bieden zeer krachtige middelen om bestanden te zoeken op nagenoeg alle mogelijke criteria.

Opmerkingen:

• Excel bestanden hebben een drie-letter extensie die begint met de letters xl. De betekenissen van de extensies en de folders waarin de bestanden worden bewaard zijn:

.xls	Werkboeken, bewaard in de folder aangeduid in het General tabblad van het Options dialoogvenster. Ook Excel 4 type werkbladen en Excel 5 en 7 type werkboeken hebben de extensie .xls. Je kan in het Files of type en Save as type vak van de Open en Save dialoogvensters aangeven van welke versie van Excel je bestanden wilt openen of bewaren.
.xla	Add-in macro's, bewaard in de folder Microsoft Office\Library en subfolders.
.xlt	Templates, bewaard in de folder Micosoft Office\Templates en subfolders.
.xlm	Excel 4 type macro bestanden, bewaard in de folder aangeduid in het General tabblad van het Options dialoogvenster.
.xlc	Excel 4 type chart bestanden, bewaard in de folder aangeduid in het General tabblad van het Options dialoogvenster.
.xlw	Werkruimtes, bewaard in de folder aangeduid in het General tabblad van het Options dialoogvenster. Een werkruimte beschrijft welke bestanden open zijn en welke instellingen zijn vastgelegd op het ogenblik van het bewaren van de werkruimte.

• Wanneer je dit nog niet gedaan hebt moet je de folder waarin de meeste nieuwe Excel bewaard worden wijzigen van C:\Winnt\Profiles\…\Personal in je eigen schijf I:\. Dit doe je met het commando Tools, Options, General tabblad (zie supra).
• Wanneer een document met een paswoord is beveiligd bij het bewaren, wordt dit paswoord gevraagd en wordt het bestand slechts geopend nadat het paswoord correct is ingetypt.

• De vier meest recent geopende bestanden worden in het File menu door een nummer en hun naam aangeduid. Door dit nummer te kiezen wordt het corresponderende bestand geopend.

Open het bestand P:\Excel 97\Leeftijd.xls. Omdat dit niet op je eigen I: schijf staat moet je in het Open dialoogvenster de gewenste schijf en folder kiezen. Ga als volgt te werk:

1. Klik de Open knop. Je bevindt je nu in de I:\ folder.
2. Klap de Look in lijst open en klik de icoon van schijf P: (Student on '5104\Data\Prof (P:) ).
3. Nu verschijnen in het venster alle kindfolders van P:\. Klik hierin op Excel 97 en klik op Open knop rechts in het dialoogvenster.
4. De Excel 97 folder wordt nu getoond in de Look in Folder lijst. In het venster verschijnen de .xl? bestanden in deze folder. Klik hierin op Leeftijd.xls en klik de Open knop rechts in het dialoogvenster.
5. In EHSAL zijn documenten op de voor iedereen gemeenschappelijke P: schijf voor studenten enkel als Read Only toegankelijk. Als gevolg hiervan zal in een dialoogvenster worden gevraagd of het gekozen bestand enkel als Read Only mag worden geopend. Antwoord hierop bevestigend. In de titelbalk wordt dan naast de bestandsnaam aangegeven dat het als Read Only is geopend (Leeftijd.xls [Read-Only]).

Nu wordt het opgegeven bestand geopend en hierin het modelwerkblad Leeftijd 1 getoond.

Bestanden op de P: schijf in het netwerk kunnen op deze wijze door iedereen tegelijk worden geopend, zonder gevaar voor beschadiging. Je kan het document zonder problemen wijzigen zolang je het niet bewaart. Wanneer je het Read Only document echter wilt bewaren, zal je hiervoor een andere schijf (I:\) moeten kiezen. Zie infra.

Wanneer meerdere werkboeken geopend zijn, kan je een werkboek activeren op twee wijzen:

• Klik ergens in het venster of klik de icoon van een niet geactiveerd werkboek. Omdat werkboeken meestal geactiveerd zijn is dit gewoonlijk niet rechtstreeks mogelijk.
• Kies het commando

Het geactiveerde werkboek wordt dan zichtbaar gemaakt en op de voorgrond geplaatst.

2.1.3 Een werkboek bewaren (*)

Bewaar het werkboek onmiddellijk op de I: schijf als I:\Leeftijd.xls om eventuele latere problemen te voorkomen.

Algemeen zijn er twee mogelijkheden om een document te bewaren zonder het te sluiten:

• Bewaar het document zonder wijziging van de schijf, de folder of de bestandsnaam met de Save knop of het commando

File, Save

• Bewaar het document en wijzig de schijf, de folder en/of de bestandsnaam met het commando

File, Save As...


figuur 4: Het Save As dialoogvenster

Wanneer je het commando File, Save As… kiest, of wanneer je werkboek nog nooit eerder was bewaard, verschijnt het Save As dialoogvenster (figuur 4). Hierin heb je de volgende mogelijkheden:

• Met de werkbalk bovenaan kan je
  • andere folders bekijken (Save in Folder, Up One Level, Look in Favorites en Create New Folder),
  • de weergave van de getoonde bestanden beheren (List, Details en Properties),
  • er allerlei bewerkingen mee uitvoeren (Commands and Settings – dit is een submenu met de commando's Properties, Sorting…, Map Network Drive en Add/Modify FTP Locations).
• Wanneer je een bestand in de lijst rechtsklikt, verschijnt een snelmenu, waarmee je het kan beheren. Dit snelmenu bevat de commando's Open, Open Read-Only, Open as Copy, Print, QuickView, Copy to (submenu), Cut, Copy, Create Shortcut, Delete, Rename en Properties. Je kan het bestand ook hernoemen door zijn naam tweemaal te klikken en in het vakje te wijzigen.
• Met de lijsten onderaan kan je de bestandsnaam opgeven of wijzigen (File name) en beheren welke bestanden worden getoond (Save as type).
• Met de Options… knop rechts heb je meer uitgebreide bewaarmogelijkheden via het Save Options dialoogvenster (figuur 5):
  
  figuur 5: Het Save Options dialoogvenster
  • Kruis Always create backup aan wanneer je wilt dat bij het bewaren de vorige versie behouden blijft met dezelfde naam maar met extensie .bak.
  • Je kan twee paswoorden opgeven, die door sterretjes worden weergegeven. Het ene paswoord moet correct ingetypt worden wanneer iemand het werkboek wil openen (Password to open). Het andere paswoord moet correct ingetikt worden wanneer iemand (wijzigingen aan) het geopende werkboek wil bewaren met dezelfde naam (Password to modify). Je kan eveneens aangeven dat bij het openen wordt voorgesteld geen wijzigingen aan te brengen (Read-only recommended), maar de gebruiker kan dit voorstel dan negeren. Deze optie geldt dus als een aanbeveling of waarschuwing.

Omdat je het bestand op een andere schijf wilt bewaren gebruik je hier het commando File, Save As...

Behoud in het Save As dialoogvenster de bestandsnaam, maar wijzig de schijfnaam in I:. Dit doe je op dezelfde wijze als bij het openen:

1. Kies het commando File, Save As…. Je bevindt je nu in de Excel 97 folder op de P: schijf.
2. Klap de Look in Folders lijst open en klik de icoon van schijf I:.
3. Verifieer in het File name vak dat de bestandsnaam nog steeds Leeftijd.xls is en klik daarna op de Save knop rechts in het dialoogvenster.

Opmerkingen:

• Wanneer een werkboek voor de eerste maal wordt bewaard zal steeds het Save As dialoogvenster verschijnen, ook wanneer de Save knop of het commando File, Save werd gebruikt. De voorgestelde bestandsnaam is dan Bookn.xls.
• Na het invullen van het Save As dialoogvenster kan het Properties dialoogvenster verschijnen, waarin je samenvattende informatie over het werkboek kan opgeven (zie infra). Je kan dit dialoogvenster negeren met de Cancel knop. Dit dialoogvenster verschijnt enkel wanneer de Prompt for workbook properties is aangekruist in het General tabblad van het Options dialoogvenster.
• Wanneer je het werkboek reeds eerder hebt bewaard en je noch de schijf noch de folder noch de bestandsnaam wijzigt, zal de vorige versie door de huidige versie worden overschreven.
• Wanneer je een werkboek bewaart op een andere schijf, in een andere folder of met een andere naam, en er bestaat reeds een werkboek met de opgegeven naam op die plaats, dan wordt gevraagd of de oude versie mag worden overschreven door de nieuwe. Wanneer je bevestigend antwoordt op de vraag, verschijnt eventueel het Properties dialoogvenster. Wanneer je ontkennend antwoordt, moet je in het Save As dialoogvenster de schijf, folder of bestandsnaam wijzigen of het bewaren annuleren.
• Wanneer in het Save As dialoogvenster een bestandsnaam is ingevuld, staat rechts een Save knop, waarmee je het werkboek met de opgegeven naam kan bewaren en het Save As dialoogvenster sluiten. Wanneer echter een folder wordt aangeduid, staat rechts de Open knop, waarmee je deze folder kan openen zonder het Save As dialoogvenster te sluiten.
• Een paswoord kan tot 255 tekens lang zijn. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen hoofd- en kleine letters.
• Wanneer een werkboek met een paswoord beveiligd is, kan je dit paswoord wijzigen met het commando File, Save As… en de Options knop. In het Save Options dialoogvenster is er dan een extra Delete knop om het paswoord te verwijderen.
• Bij een Password to modify kan je toch wijzigingen bewaren wanneer je een andere bestandsnaam en/of folder kiest. Er is dus enkel een beveiliging tegen het overschrijven van het originele werkboek. Je kan dit bestand echter verplaatsen of verwijderen met Windows Explorer. De beveiliging geldt dus enkel binnen Excel!
• Vergeet je paswoord niet. Geef het ook niet door.
• Bij de oefeningen die je op EHSAL maakt worden geen paswoorden gebruikt.

2.1.4 Een werkboek sluiten (*)

Sluit nu het lege werkboek. Activeer dit eerst met het commando

Om het geactiveerde werkboek te sluiten heb je meerdere mogelijkheden:

• Klik de Close knop van het geactiveerde werkboek. Die bevindt zich helemaal rechts bovenaan in het niet-gemaximaliseerde werkboek venster of helemaal rechts van de menubalk wanneer het werkboek is gemaximaliseerd.

• Kies het commando

File, Close

• Dubbelklik het systeemvak van het geactiveerde werkboek. Dit bevindt zich links bovenaan in het niet gemaximaliseerde werkboek venster of links van de menubalk wanneer het werkboek venster is gemaximaliseerd.
• Klik het systeemvak van het geactiveerde werkboek en kies het commando Close in het systeemmenu van het werkboek, dat openklapt.
• Gebruik de toetsencombinatie CTRL+W.

Opmerkingen:

• Indien je het werkboek nog hebt gewijzigd nadat je het voor de laatste maal hebt bewaard, wordt in een dialoogvenster gevraagd of deze wijzigingen moeten worden bewaard. Indien je hierop bevestigend antwoordt en je het werkboek nog helemaal niet werd bewaard, kan je in het Save As dialoogvenster een schijf, folder en bestandsnaam kiezen.
• Wanneer je bij het openklikken van het File menu de shift toets ingedrukt houdt, wordt het commando File, Close vervangen door

  SHIFT+File, Close All

  waarmee je alle geopende werkboeken tegelijk kan sluiten. Ook hier wordt eventueel gevraagd nieuwe werkboeken of nog niet bewaarde wijzigingen alsnog te bewaren.

2.1.5 Excel beëindigen (*)

Om Excel te beëindigen heb je eveneens meerdere mogelijkheden:

• Klik de Close knop van Excel. Deze bevindt zich helemaal rechts bovenaan in het Excel venster.
• Kies het commando

  File, Exit

• Dubbelklik het systeemvak van Excel. Dit bevindt zich helemaal links bovenaan in het Excel venster.
• Klik het systeemvak van Excel en kies het commando Close in het systeemmenu van Excel, dat openklapt.
• Rechtsklik Excel in de task bar en kies Close in het snelmenu.
• Gebruik de toetsencombinatie ALT+F4.

Opmerkingen:

• Vóór Excel wordt afgesloten worden alle geopende werkboeken bewaard. Eventueel wordt gevraagd nieuwe werkboeken of nog niet bewaarde wijzigingen alsnog te bewaren.
• Het gebruik van de verkeerde Close knop is niet zonder risico: Excel kan worden beëindigd, terwijl het de bedoeling is enkel een werkboek te sluiten.

2.1.6 Een werkblad als een Webpagina bewaren

Je kan het geactiveerde werkboek bewaren voor gebruik op Internet met het commando

File, Save as HTML…

De Internet Assistant Wizard beschrijft je in vier stappen hoe je werkbladgegevens en grafieken moet worden omgevormd tot een Web pagina's in HTML formaat.

2.1.7 De werkruimte bewaren

Wanneer je regelmatig wil werken met steeds dezelfde werkboeken tegelijk is het vrij vervelend dat je deze telkens één na één moet openen. Dit probleem wordt opgelost met het commando

File, Save Workspace…

Het geheel van alle documenten en instellingen op het ogenblik van het uitvoeren van dit commando wordt bewaard in een .xlw bestand met standaard bestandsnaam Resume.xlw. Dit geheel wordt een workspace (werkruimte) genoemd. Het Save Workspace dialoogvenster heeft dezelfde mogelijkheden als de Save As dialoogvenster (behalve de Options… knop): Je kan een schijf, folder en bestandsnaam kiezen.

Elk niet-leeg geopend werkboek wordt in een afzonderlijk bestand bewaard, alsof het commando File, Save was opgegeven. Het .xlw bestand bevat enkel de informatie om de toestand te herstellen. Later kunnen al deze bestanden terug worden geopend in de gedaante vóór ze werden bewaard. Dit gebeurt automatisch bij het openen van het .xlw bestand.

2.1.8 De eigenschappen van een werkboek

Je kan allerlei gegevens over het werkboek bewaren in het Properties dialoogvenster, dat je oproept met het commando

File, Properties

figuur 6: Het General tabblad van het Properties dialoogvenster

Het Properties dialoogvenster bevat vijf tabbladen:

• Het General tabblad (figuur 6) bevat allerlei informatie die je in meer beknopte gedaante terugvindt in het Details View van Windows Explorer: de lange Windows 95 bestandsnaam, bestandstype (Type), pad (Location) en grootte (Size), de 8.3 DOS bestandsnaam (MS-DOS name), drie datums (Created, Modified en Accessed), en vier attributen (Read only, Archived, Hidden en System).
• Het Summary tabblad (figuur 7) bevat informatie over de titel (Title), het onderwerp (Subject), de auteur (Author, Manager, Company), sleutelwoorden enz. (Category, Keywords, Comments, Hyperlink base), de template waarop het werkboek is gebaseerd (Template), en de mogelijkheid om een afbeelding van de eerste pagina te bewaren, en die later in het Open dialoogvenster te tonen (Save preview picture).
• Het Statistics tabblad (figuur 7) bevat opnieuw informatie over vier datums (Created, Modified, Accessed en Printed), over wie het werkboek voor het laatst bewaarde (Last saved by), de hoeveelste wijziging het was (Revision number), hoe lang die wijziging duurde (Total editing time) en eventueel nog andere statistische informatie (Statistics).
• Het Contents tabblad (figuur 7) bevat de naam van het werkboek en de namen van de erin voorkomende bladen, geordend per type blad (Worksheet, Chart,…).
• Het Custom tabblad (figuur 7) biedt aan de gebruiker de mogelijkheid om zelf extra informatie (Name, Type, Value, Link to Content en Properties) toe te voegen (Add) of te verwijderen (Delete).

figuur 7: De Summary, Statistics, Contents en Custom tabbladen van het Properties dialoogvenster

Opmerkingen:

• Wanneer Prompt for workbooks is aangekruist in het General tabblad van het Options dialoogvenster, wordt het Properties dialoogvenster getoond wanneer je het werkboek voor het eerst bewaart en wanneer je het onder een andere naam of op een andere plaats bewaart.
• Wanneer je in Windows Explorer en andere toepassingen die het bestandsbeheer verzorgen een werkboek rechtsklikt, verschijnt een snelmenu met daarin het commando Properties, dat het Properties dialoogvenster toont. Ook in de Open en Save As dialoogvenster kan je de Properties oproepen met de Command and Settings knop.
• Binnen Excel kan je de attributen niet wijzigen, buiten Excel kan je dat wel.

2.2 Basisbewerkingen met werkbladen (*)

Hierna worden een aantal elementaire bewerkingen met volledige werkbladen behandeld.

Hierbij moet worden opgemerkt dat tot nu toe steeds over werkbladen werd gesproken wanneer het ging over bladen van een werkboek. Er zijn echter naast werkbladen ook nog andere subdocumenten. De hier behandelde bewerkingen zijn met al deze subdocumenten mogelijk.

Achtereenvolgens komen aan bod:

• Bladen selecteren.
• Een blad toevoegen aan een werkboek.
• Bladen verwijderen uit een werkboek.
• Een blad hernoemen.
• Bladen verplaatsen en kopiëren binnen een werkboek en tussen werkboeken.
• Bladen verbergen en opnieuw tonen.

Bewerkingen met delen van meerdere subdocumenten worden hier niet behandeld.

De hierbij gebruikte commando's bevinden zich verspreid over de Edit, Insert en Format menu's. Daarom is handiger gebruik te maken van het Workbook Tab snelmenu, waarin de meeste van deze commando's gegroepeerd zijn. Het wordt opgeroepen door een sheet tab te rechtsklikken.

Het Workbook Tab snelmenu bevat de commando's

Workbook Tab snelmenu
Insert…	Voeg rechts van het geactiveerde blad een nieuw blad toe.
Delete	Verwijder alle geselecteerde bladen.
Rename	Hernoem het geactiveerde blad.
Move or Copy…	Verplaats of kopieer de geselecteerde bladen.
Select All Sheets	Selecteer alle bladen van het geactiveerde werkboek.
View Code	Open en activeer een blad met Visual Basic code. Dit wordt in het geactiveerde werkboek bewaard, maar door een afzonderlijk programma bewerkt, Microsoft Visual Basic. Er wordt een afzonderlijke menubalk en werkbalk getoond.

2.2.1 Werkbladen selecteren (*)

Het geactiveerde blad heeft een witte sheet tab. Zijn inhoud is zichtbaar. De andere bladen hebben grijze sheet tabs en worden bedekt door het geactiveerde blad.

Je kan één, meerdere of alle bladen selecteren op de volgende wijzen:

Selecteer één blad:	klik zijn sheet tab.
Selecteer naast elkaar liggende bladen:	klik de sheet tab van het eerste te selecteren blad en shift+klik daarna de sheet tab van het laatste te selecteren blad.
Selecteer niet naast elkaar liggende bladen:	klik de sheet tab van het eerste te selecteren blad en ctrl+klik daarna de sheet tab van elk aan de selectie toe te voegen blad.
Selecteer alle bladen:	rechtsklik een sheet tab en kies het commando Select All Sheets uit het Workbook Tab snelmenu.

Wanneer meerdere bladen samen geselecteerd zijn staat in de titelbalk [Group]. Alle geselecteerde bladen krijgen een witte sheet tab en kunnen vaak in groep bewerkingen ondergaan. De naam van het geactiveerde blad is in vetjes weergegeven.

Je kan het selecteren van meerdere bladen ongedaan maken door een andere sheet tab te klikken.

2.2.2 Een werkblad aan een werkboek toevoegen (*)

Om een werkblad of een ander type blad toe te voegen aan het geactiveerde werkboek, rechtsklik je de sheet tab waarachter (rechts waarvan) je het nieuwe blad wil toevoegen. Daarna kies je in het Workbook Tab snelmenu het commando

Insert...

figuur 8: Het General tabblad van het Insert dialoogvenster

In het General tabblad van het Insert dialoogvenster (figuur 8) kies je vervolgens het type blad uit (Worksheet, Chart, MS Excel 4.0 Macro, International Macro Sheet, MS Excel 5.0 Dialog). Je kan ook een werkblad kiezen gebaseerd op een template uit het Spreadsheet Solutions tabblad.

Een toegevoegd werkblad krijgt de naam Sheetn en wordt geactiveerd. Een toegevoegde chart krijgt de naam Chartn en de Chart Wizard wordt gestart (zie infra). Een toegevoegde dialog sheet krijgt de naam Dialogn. De bij het nieuwe blad behorende menubalk wordt getoond.

Je kan ook een leeg werkblad toevoegen met het commando Insert, Worksheet en een chart met het commando Insert, Chart….

2.2.3 Een werkblad uit een werkboek verwijderen (*)

Je kan de geselecteerde bladen verwijderen uit het werkboek door de sheet tab te rechtsklikken en in het Workbook Tab snelmenu het commando

Delete

te kiezen. De Office Assistant geeft een waarschuwing dat deze verwijdering onherroepelijk is:

Hierna kan je je bedenken of de verwijdering toch doorvoeren.

Je kan ook de geselecteerde bladen verwijderen met het commando Edit, Delete Sheet.

2.2.4 Een werkblad hernoemen (*)

Je kan de naam van het geactiveerde blad wijzigen door de sheet tab te dubbelklikken. Je kan ook de sheet tab rechtsklikken en in het Workbook Tab snelmenu het commando

kiezen. Je kan ook het commando Format, Sheet, Rename gebruiken.

Daarna kan je de naam wijzigen in de sheet tab zelf.

2.2.5 Een werkblad verplaatsen en kopiëren binnen een werkboek en tussen werkboeken (*)

Je kan geselecteerde bladen verplaatsen of kopiëren door de sheet tab van één van de geselecteerde te verplaatsen of te kopiëren bladen naar zijn bestemming te verslepen. Om te kopiëren moet je de ctrl toets ingedrukt houden wanneer je de muis loslaat (CTRL+SLEEP), bij het verplaatsen niet (SLEEP). Een driehoekje geeft aan links van welk blad het verplaatste of gekopieerde blad zal worden geplaatst. Indien de bestemming een ander werkboek is moet dit werkboek zichtbaar zijn.

Je kan ook één van de geselecteerde bladen rechtsklikken en in het Workbook Tab snelmenu het commando

Move or Copy…

kiezen. Je kan eveneens het commando Edit, Move or Copy Sheet… gebruiken.

figuur 9: Het Move or Copy dialoogvenster

In de laatste twee gevallen heb je de volgende mogelijkheden in het Move or Copy dialoogvenster (figuur 9):

• Kies de naam van een geopend werkboek indien de bladen naar een ander werkboek moeten worden verplaatst of gekopieerd (To book).
• Kies het blad uit links waarvan het te verplaatsen of te kopiëren blad moet worden geplaatst (Before sheet).
• Maak een kopie (Create a copy).

Opmerkingen:

• Een verplaatst blad behoudt zijn naam. Een gekopieerd blad heeft dezelfde naam als de originele, maar aangevuld met een volgnummer tussen haakjes. Voorbeeld: Leeftijd1 (2). Meestal zal je deze naam willen wijzigen.
• Een verplaatst blad blijft geactiveerd. De nieuwe kopie van een gekopieerd blad wordt geactiveerd.
• In het algemeen is de drop and drag methode handiger wanneer je één blad wilt verplaatsen of kopiëren over korte afstand, zodat je niet moet gaan scrollen met de schuifbalk. Het gebruik van het Move or Copy dialoogvenster is meestal handiger bij het verplaatsen of kopiëren naar een ander werkboek, over grotere afstanden, of bij meerdere bladen tegelijk.
• Je kan een blad ook verplaatsen of kopiëren naar een nieuw werkboek. In de To book lijst kies je daartoe (new book). Dit nieuwe werkboek wordt dan geactiveerd en bevat enkel de verplaatste of gekopieerde bladen!

2.2.6 Een werkblad verbergen

Je kan geselecteerde bladen verbergen met het commando

De bladen worden niet meer getoond. Hun sheet tabs zijn niet meer aanwezig in de sheet tab schuifbalk. Het blad rechts van het verborgen geactiveerde blad wordt automatisch geactiveerd.

Je kan verborgen bladen opnieuw tonen en activeren met het commando

In het Unhide dialoogvenster kies je één opnieuw te tonen blad uit de lijst van alle verborgen bladen (Unhide sheet).

Deze commando's zijn niet terug te vinden in het Worbook Tab snelmenu.

2.3 Gegevens en formules invoeren en wijzigen (*)

Je zal nu in het werkblad Sheet1 een naam, adres, geboortedatum, de huidige datum en het huidige uur aanbrengen. Vervolgens zal je de daarmee corresponderende leeftijd berekenen en uitdrukken in dagen en in jaren (figuur 10)

figuur 10: Het te maken werkblad in 'Sheet1'

Vooraf wordt de nummering en het activeren van cellen behandeld. Vervolgens zal je gegevens intypen en wijzigen, de soorten gegevens onderscheiden, een bewerking ongedaan maken of herhalen en formules aanbrengen.

2.3.1 Celreferenties (*)

Elk Excel 97 werkblad bevat 65536 rijen en 256 kolommen. De rijen worden genummerd van 1 tot 65536. De eerste 26 kolommen krijgen de letters A tot en met Z. De daaropvolgende kolommen worden met twee letters aangeduid: AA, AB... AZ, BA, BB... IU, IV. De cel rechts onderaan wordt dus met IV16384 aangeduid. Deze notatie is dezelfde als bij Lotus 1-2-3 en wordt de A1 notatie genoemd omdat de "eerste cel" (de cel links bovenaan, ook home cell genoemd), zo wordt aangeduid. Ze is de kortste en meest gebruikte notatie bij spreadsheets. Nochtans heeft ze enkele nadelen zoals het plaatsen van de kolomletter voor het rijnummer (in de wiskunde duidt men steeds eerst de rij aan) en de minder mooie aanduiding van hoge kolommen. Omdat men meestal de neiging heeft het aantal kolommen die gebruikt worden te beperken is dit echter geen groot bezwaar.

2.3.2 Een cel activeren (*)

Uiteraard zullen niet alle cellen van een werkblad een inhoud hebben. Er zijn namelijk 16 M cellen, en dus zouden er zeker problemen met de geheugencapaciteit ontstaan wanneer alle cellen gegevens bevatten. Meestal worden de cellen links bovenaan (met lage nummers) gebruikt en is het aantal rijen groter dan het aantal kolommen. Dit is ook de meest geheugen besparende werkwijze.

Tracht, indien mogelijk, alle gegevens in het zichtbare gedeelte van het werkblad te plaatsen. Je hebt dan een goed overzicht. Uiteraard kan je dit slechts bij zeer kleine werkbladen realiseren. Eventueel kan je de weergave verkleinen met de Zoom knop.

Niet zichtbare delen van het werkblad kan je in beeld brengen door het venster te verschuiven waardóór je op het werkblad kijkt. Zoals in alle Windows toepassingen kan dit gebeuren met de muis en de schuifbalken. Daarnaast kan je ook pijltoetsen gebruiken en zijn er nog andere mogelijkheden. Deze worden hierna besproken.

De active cell (geactiveerde cel) wordt door de cell pointer aangeduid. Je kan een andere cel activeren door de cell pointer te verplaatsen.

• De eenvoudigste methode maakt gebruik van de muis:

klik de te activeren cel

De referentie en inhoud van de geactiveerde cel worden in de formulebalk getoond. Wanneer de gewenste cel niet in beeld is kan je het scherm laten doorrollen (scrollen) met de schuifbalken tot de cel in beeld komt en daarna de cel klikken.

• Je kan eveneens gebruik maken van het toetsenbord om een andere cel binnen hetzelfde werkblad te activeren:

PIJL	Activeer de volgende cel in de aangeduide richting.
PGUP/PGDN	Ga één scherm omhoog of omlaag.
ALT+PGUP/PGDN>	Ga één scherm naar links of naar rechts.
HOME	Activeer de eerste cel in de rij (in kolom A).
END, ENTER	Ga naar de laatste in gebruik zijnde cel in de huidige rij.
CTRL+HOME	Activeer cel A1. Dit is de cel links bovenaan in het werkblad (niet noodzakelijk in het venster). Hij wordt ook de home cell genoemd.
CTRL+END of END, HOME	Activeer de laatste cel. Dit is niet cel IV16384, maar wel de cel op het snijpunt van de laatste rij en de laatste kolom waarin gegevens zijn geplaatst. De cel zelf kan leeg zijn. De grootte van het werkblad kan je ruw schatten uit de plaats van de laatste cel. De cellen links van en boven de laatste cel zijn de gebruikte cellen. De andere cellen zijn ongebruikt. Uiteraard zullen lege gebruikte cellen minder geheugen in beslag nemen dan niet-lege gebruikte cellen.
CTRL+BACKSPACE	Verplaats (zo nodig) het scherm zodat de geactiveerde cel, aangeduid in de formulebalk, opnieuw in beeld komt. Dit komt vooral voor bij uitgebreide selecties.
CTRL+PIJL of END, PIJL	Verplaats de geactiveerde cel over één blok in de aangeduide richting. Een blok wordt gevormd door een opeenvolgend aantal niet-lege cellen in een rij of kolom. Er wordt telkens gesprongen naar het eerstvolgende begin of einde van een blok (of naar de eerste of laatste cel in de rij of kolom). Je kan hetzelfde resultaat bekomen door de rand van de geactiveerde cel in de gewenste richting te dubbelklikken.

Je kan met scrolllock in de statusbalk SCRL aan of uit zetten. Wanneer SCRL aan staat, zal de plaats van de geactiveerde cel niet veranderen, maar de rijen en kolommen zullen opschuiven. Je kan dit zien aan de rij- en kolomhoofden. Daarenboven ullen sommige toetsen een andere betekenis hebben:

HOME	Ga naar de linkerbovencel in het venster.
END	Ga naar de rechterbenedencel in het venster.

De scrolllock toets wordt verder in de tekst niet gebruikt.

Naast het werken met de muis en de toetsen zijn er nog twee andere methodes om een cel te activeren:

• Klik in de name box links in de formulebalk. Kies de celreferentie uit de name list of typ de celreferentie in en druk op enter.
• Kies het commando

Edit, Go To...

In het Go To dialoogvenster kan je de referentie of de naam van een cel kiezen (Go to) of zelf een referentie intypen (Reference) (zie infra).

2.3.3 Gegevens intypen (*)

Om gegevens in een cel te plaatsen moet je deze cel eerst activeren. De referentie van de geactiveerde cel wordt op elk ogenblik in de name box links in de formulebalk aangeduid. Vervolgens typ je de gegevens in. De ingetypte gegevens worden tijdens het intypen op twee plaatsen getoond: rechts in de formulebalk en in de geactiveerde cel. In het midden van de formulebalk (in het grijze gebied met rechts een = teken) zijn tijdens het intypen van de gegevens de Cancel box (een rood kruis), de Enter box (een groen vinkje) en de Edit Formula knop (met het = teken) zichtbaar.

• Activeer (klik) Sheet1 en vul als voorbeeld het volgende in:

A1:	naam:	B1:	Van den Berghe
A2:	voornaam:	B2:	Luc
A3:	straat:	B3:	Wolvengracht 25
A4:	postnummer:	B4:	1000
A5:	gemeente:	B5:	Brussel
E1:	datum:	F1:	22/7/97 (datum van vandaag)
E2:	uur:	F2:	9:30 (tijd van dit ogenblik)

Beëindig het intypen in elke cel met de enter toets of door de Enter box te klikken. Je kan eveneens een pijl toets indrukken waardoor de invoer wordt beëindigd en onmiddellijk de naburige cel wordt geactiveerd. Met de esc toets of door de Cancel box te klikken kan je het intypen annuleren én daarna beëindigen.

Je merkt onmiddellijk reeds enkele zaken op (figuur 11):

• De tekstgegevens in kolom A worden links uitgelijnd in de cel. Indien ze niet volledig in de cel passen lopen ze verder in de volgende cel (in kolom B), zolang die cel leeg is. Wanneer de cel in kolom B echter ook gegevens bevat, wordt de tekst in de cel in de A kolom afgebroken aan de rechterrand.
• De getallen, waartoe ook de datum en de tijd behoren, worden daarentegen rechts uitgelijnd in de cel. Indien ze niet volledig in de cel zouden passen zou de cel met # tekens worden gevuld. Dit betekent dat de cel niet breed genoeg is om het getal correct weer te geven.

figuur 11: Het werkblad 'Sheet1' na het intypen van adres- en datumgegevens

Je kan de kolommen verbreden om de tekst of getallen erin volledig te kunnen zien. Hiertoe wijs je de rechterrand van het kolomhoofd aan. De mouse pointer verandert nu in verticaal streepje met dwars daarop een pijl in beide richtingen. Je kan nu de kolom op twee wijzen verbreden:

• Sleep de rechterrand van het kolomhoofd (mouse pointer) naar rechts. De kolomrand en alle kolommen rechts ervan worden mee verplaatst.
• Dubbelklik de rechterrand van het kolomhoofd. De kolom wordt nu zodanig verbreed of versmald dat hij dezelfde breedte krijgt als de cel met de langste tekst (of getal) in die kolom. Indien alle cellen leeg waren zal de kolom de oorspronkelijke standaardbreedte herkrijgen.

Je kan de getallen indien gewenst links uitlijnen met de Align Left knop , nadat je ze hebt geselecteerd (geklikt). Doe dit met het postnummer.

Wanneer je de datum- en tijdcellen nogmaals selecteert en de datum- en tijdsaanduiding in de formulebalk bekijkt, blijken deze daar een andere gedaante te hebben dan in het werkblad:

F1:	22/07/1997	i.p.v.	22/7/97
F2:	09:30:00	i.p.v.	9:30

Excel herkent dat je een datum- en tijdsaanduiding hebt ingetypt door de gebruikte interpunctie. Vervolgens kiest Excel het best passende ingebouwde datum- of tijdformaat om de ingetypte waarden gestandaardiseerd voor te stellen. Omdat met datums en tijden kan worden gerekend, moet je die als getallen opvatten.

2.3.4 Soorten gegevens (*)

In een werkblad kan je meerdere gegevenstypes aanbrengen: getallen, tekst, logische waarden, foutwaarden en formules. Deze types worden als volgt onderscheiden:

• Getallen zijn grootheden waarmee gerekend kan worden. Datums, tijden en geldbedragen zijn dus getallen. Er zijn verschillende notaties mogelijk. Een getal wordt standaard uitgelijnd rechts in de cel. Het wordt standaard zo nauwkeurig mogelijk voorgesteld (als geheel getal, als niet geheel getal met zoveel cijfers na de decimale punt als in de cel passen, of in exponentiële notatie) tenzij de wijze van intypen een gedaante suggereert, het zogenaamde formaat. Wanneer een getal niet volledig is voor te stellen, wordt de cel met # tekens opgevuld. Je kan het werkelijke getal dan zien in de formulebalk (nadat je de cel hebt geklikt) of in het werkblad nadat je de kolom hebt verbreed.
• Tekst kan uit alle mogelijke voorstelbare tekens bestaan. Met teksten kan niet worden gerekend. Een tekst kan een getal bevatten, maar dan kan met dit getal niet worden gerekend. Excel plaatst zelf een ' teken (weglatingsteken) links van de tekst. Een tekst wordt links in de cel uitgelijnd. Om een getal als tekst voor te stellen moet je zelf een ' teken intikken vóór het getal of het getal tussen " " plaatsen in een formule.
• Logische grootheden. Deze kunnen de waarden TRUE en FALSE hebben en gehoorzamen aan de wetten van de Booleaanse Algebra. Ze worden vooral gebruikt bij het opstellen van voorwaarden. Zie infra.
• Foutwaarden geven een ontoelaatbare bewerking, een foutieve referentie, een onmogelijk resultaat enz. Ze beginnen met een # teken.
• Formules leggen verbanden tussen de inhouden van cellen. Meestal, maar niet noodzakelijk, zijn dit getallen. Een formule begint met een = teken. In de formulebalk wordt de formule getoond, in het werkblad het resultaat.

Excel zal alle grootheden tot tekst omvormen en van een ' links voorzien, die het niet als een getal, een logische grootheid, een foutwaarde of een formule kan opvatten.

2.3.5 Gegevens wijzigen (*)

Maak nu de cellen A2 met de tekst voornaam: en B2 met de voornaam leeg en plaats vervolgens de voornaam vóór de naam in cel B1.

Hiervoor moet je twee soorten bewerkingen uitvoeren:

• een cel leegmaken,
• de inhoud van een cel wijzigen.

Het leegmaken van cel doe je in twee stappen:

1. Selecteer (klik) de cel.
2. Druk de del toets in.

Verder in de tekst staan andere methoden om cellen leeg te maken.

Algemeen kan je de inhoud van een cel op drie manieren wijzigen:

• Activeer (klik) de cel en typ vervolgens de correcte gegevens opnieuw in. Dit gebeurt in de Enter mode. Wanneer je het intypen beëindigt, worden de nieuwe gegevens definitief in de plaats van de oude gezet. Deze werkwijze is vooral aangewezen wanneer de verkeerd ingetypte gegevens en de correcte waarden totaal verschillen of wanneer de verkeerd ingetypte gegevens zeer kort zijn.
• Activeer (klik) de cel en klik vervolgens op de plaats van de fout in de formulebalk. Hierdoor kom je in de Edit mode terecht. In de formulebalk kan je de regels van de tekstverwerking toepassen om de gegevens te wijzigen. Juist zoals bij het intypen van gegevens beëindig je het editeren en voer je de wijzigingen definitief door wanneer je op enter drukt of de Enter box klikt. De wijzigingen worden niet aangebracht wanneer je op esc drukt of de Cancel box klikt. Het gebruik van de pijl toetsen heeft nu een ander effect dan in de Enter mode: Het invoegpunt wordt in de formulebalk verplaatst!
• Dubbelklik de cel. Je kan de wijzigingen nu rechtstreeks in de cel zelf aanbrengen in de Edit mode. Dit noemt men in place editing. Je kan steeds naar de formulebalk overschakelen door erin te klikken. Door in een andere cel te klikken beëindig je het editeren; met de esc toets annuleer je de wijzigingen.

In de Edit mode heb je de volgende mogelijkheden met de muis:

klik	Verplaats het invoegpunt in de formulebalk.
dubbelklik	Selecteer het woord dat dubbelgeklikt wordt.
sleep	Selecteer de tekst waarover gesleept wordt.

Je kan eveneens gebruik maken van de volgende toetsen:

PIJL LINKS/RECHTS	Verplaats het invoegpunt één teken naar links of rechts.
HOME/END	Verplaats het invoegpunt naar het begin of einde van de regel.
INS	Schakel heen en weer tussen Insert mode (standaard - toegevoegde tekens worden tussen de overige geplaatst) en Overwrite mode (toegevoegde tekst overschrijft de oude tekst). De huidige toestand wordt in de statusbalk getoond (INS/OVR).
DEL	Verwijder de geselecteerde tekst. Verwijder het teken rechts van het invoegpunt wanneer geen tekst is geselecteerd (commando Edit, Clear, All).
BACKSPACE	Verwijder de geselecteerde tekst. Verwijder het teken links van het invoegpunt wanneer geen tekst is geselecteerd.
CTRL+DEL	Verwijder alle tekens vanaf het begin van de geselecteerde tekst. Verwijder alle tekens rechts van het invoegpunt wanneer geen tekst is geselecteerd.
SHIFT+DEL of CTRL+X	Knip (verwijder) de geselecteerde tekst en plaats hem op het clipboard (Cut knop of commando Edit, Cut).
CTRL+SHIFT+DEL	Knip (verwijder) de tekst rechts van het invoegpunt en plaats hem op het clipboard.
CTRL+INS of CTRL+C	Kopieer de geselecteerde tekst en plaats hem op het clipboard (Copy knop of commando Edit, Copy).
SHIFT+INS of CTRL+V	Plak (vraag op) de inhoud van het clipboard op de plaats van het invoegpunt (Paste knop of commando Edit, Paste).

De uit te voeren bewerkingen zijn dus:

A2:	del
B2:	del
dubbelklik B1:	klik links van de naam (maar rechts van het ' teken) en typ Luc, een spatie en druk op enter

2.3.6 Een bewerking ongedaan maken of herhalen (*)

Je kan de editeerbewerking na het verlaten van de Edit mode ongedaan maken met de Undo knop of met het commando

Edit, Undo action

De in het Edit menu aangeduide meest recent uitgevoerde actie wordt ongedaan gemaakt en de situatie van daarvoor wordt hersteld. Op deze wijze kan je een zopas uitgevoerde editeerbewerking of een commando ongedaan maken. Sommige commando's (vooral database en bestandscommando's) zijn echter niet te herstellen.

Wil je meer dan één actie annuleren, dan moet je de lijst bij de Undo knop openklappen (klik op de pijl) en een actie uit de lijst selecteren. Die actie en alle volgende (die erboven staan) worden ongedaan gemaakt.

Nadat een editeerbewerking ongedaan is gemaakt kan je je opnieuw bedenken en de actie toch uitvoeren door opnieuw de Redo knop in te drukken of met het commando

Edit, Redo action

waarna de juist ongedaan gemaakte actie toch wordt uitgevoerd.

Ook hier kan je meer dan één ongedaan gemaakte actie opnieuw uitvoeren met de lijst bij de Redo knop. De werkwijze is volkomen analoog als bij de Undo knop.

Je kan eveneens de laatst uitgevoerde bewerking herhalen met het commando

Edit, Repeat action

2.3.7 Formules (*)

Nu moet je de leeftijd van de persoon door Excel laten berekenen, waarvan gegevens zijn ingevoerd.

Datums worden als getallen opgevat. 1/01/1900 correspondeert met het getal 1, 2/01/1900 met het getal 2 enz. Uren en minuten worden als een onderdeel van een dag beschouwd, zodat met 1 uur de waarde 1/24 overeenkomt. Op deze wijze is met elk tijdstip vanaf 1/1/1900 een positief getal geassocieerd. Door twee datums van elkaar af te trekken, bekom je hun verschil in dagen. Door het resultaat hiervan door 365.25 te delen en naar beneden af te kappen bekom je de leeftijd in jaren.

Vul eerst de volgende extra gegevens in:

E3:	geboortedatum:	E4:	leeftijd in dagen:
F3:	1/1/1978 (je geboortedatum)	E5:	leeftijd in jaren:

Pas de breedte van de E kolom aan door de rechterrand van zijn kolomhoofd te dubbelklikken.

In cellen F4 en F5 zal je de volgende formules voor de leeftijd uitgedrukt in dagen en in jaren aanbrengen. Deze hebben de gedaante:

F4:	=F1-F3	getoond resultaat:	21/07/19
F5:	=INT(F4/365.25)	getoond resultaat:	19

In Excel 95 werd in F4 het juiste aantal dagen, 7142 getoond. Excel stelde daar het verschil van twee datums voor als een getal dat het aantal dagen ertussen weergeeft. Excel 97 stelt echter dit verschil ook als een datum voor. Je kan inderdaad stellen dat de leeftijd 19 jaar, 7 maanden en 21 dagen is.

Met het commando Edit, Clear, Formats kan je het datumformaat verwijderen, zodat cel F4 de gewenste waarde 7142 weergeeft (zie infra).

Typ de formules niet gewoon in maar breng ze (gedeeltelijk) met muisbewerkingen aan.

Een formule wordt gekenmerkt doordat ze begint met een = teken. Daarachter staan de elementen waaruit de formule is opgebouwd. Dit kunnen onder meer zijn:

• Referenties naar cellen waarheen wordt verwezen. Men noemt deze cellen de gerefereerde cellen. Indien een cel een naam heeft (zie infra), kan deze in de formule worden gebruikt. Voorbeeld: F3, F1, F5.
• Bewerkingstekens. De volgende bewerkingstekens worden courant gebruikt:

• Getallen of tekst. Voorbeeld: 365.25.
• Functies. Een functie heeft een naam en wordt steeds gevolgd door haakjes ( en ) met daartussen de argumenten, die tekst, getallen, celreferenties, functies of combinaties hiervan kunnen zijn. Voorbeeld: INT(getal) breekt een getal af op zijn geheel gedeelte (INTeger part).
• Haakjes. ( en ) kunnen gebruikt worden om de volgorde van de bewerkingen te beïnvloeden. Wanneer er geen haakjes zijn worden de normale algebraïsche rekenregels gebruikt voor de volgorde van de bewerkingen.

Je kan de formules letterlijk intypen, maar dit is zeker niet de beste methode. Je moet dan immers steeds letten op het rij- en kolomnummer van de cel waarheen je verwijst. Klik daarom bij het opstellen van een functie steeds de cel waarheen je wil refereren. Ook het gebruik van pijltoetsen om cellen te refereren is mogelijk.

De formule zelf wordt steeds in de formulebalk vermeld. Tijdens het aanbrengen wordt de formule eveneens in het werkblad getoond. Na het beëindigen van de formule wordt in het werkblad het resultaat getoond.

De acties die je moet uitvoeren om de bovenstaande formules met de muis op te bouwen zijn:

F4:	= , klik F1 , – , klik F3, enter
F5:	= , INT( , klik F4 , /365.25), enter Edit, Clear, Formats

Nu wordt ook in cel F4 het correcte resultaat, 7142 getoond in Sheet1 (figuur 10).

Opmerkingen:

• Je mag bij het intypen het sluitende haakje ) van de functie weglaten. Excel zal bij het beëindigen van de formule merken dat dit haakje ontbreekt en het automatisch toevoegen.

• Excel heeft zeer veel functies. Wanneer je de naam van een functie niet kent, kan je deze met behulp van de Paste Function knop van de Standard toolbar aanbrengen. Je kan dan de functie en zijn argumenten kiezen in twee stappen (zie infra).

• je moet zo veel als mogelijk referenties gebruiken om gegevens aan te duiden. Het is verkeerd getallen zoals de datums te herhalen. Indien één van de datums in cellen F1 of F3 verandert, zullen immers alle afhankelijke cellen mee veranderen. Cellen met referenties zijn afhankelijke cellen en zullen dus automatisch correct worden aangepast. Test dit uit door een andere geboortedatum in te vullen. Wanneer je in cel F4 of F5 de datums of de leeftijd in dagen zelf intypt, worden deze niet veranderd wanneer je de inhoud van cel F1 of F3 wijzigt. Als algemene regels moet je steeds toepassen:

• Datums zijn getallen met speciale eigenschappen. Het is zinvol datums van elkaar af te trekken. Het resultaat is dan het aantal tussenliggende dagen, dat in Excel 97 echter als een datum wordt weergegeven. Het is eveneens zinvol een getal bij een datum op te tellen of er van af te trekken. Dit getal wordt dan als een aantal dagen opgevat en het resultaat is een nieuwe datum. Daarentegen heeft het geen zijn datums op te tellen, te vermenigvuldigen of te delen. De resultaten zijn getallen zonder betekenis. Ook met tijden zijn sommige bewerkingen zinvol en andere niet.

• Telefoonnummers worden door Excel als tekst opgevat omdat de interpunctietekens op plaatsen staan die geen enkele betekenis hebben in een getalformaat. Voorbeeld: 02/210.12.11. Postnummers daarentegen worden door Excel als getallen opgevat. Door ze te internationaliseren (laten voorafgaan door de kenletter B van België) kan je er tekst van maken. Voorbeeld: B1000. Wanneer je een getal als tekst wil definiëren kan je het door een ' laten voorafgaan of tussen " " in een formule plaatsen. Voorbeeld: '1000 of ="1000". In het werkblad wordt dan het links uitgelijnde tekstresultaat 1000 getoond. Dit vormt een alternatief voor het gebruik van de Align Left knop.
• Andere spreadsheet programma's eisen dat de elementen van een formule het juiste type hebben: tekst, getal, logische grootheid enz. Excel zal daarentegen al het mogelijke doen om het type van een element in een formule zodanig te interpreteren dat de berekening mogelijk wordt. Voorbeeld: De formule =2*"1000" geeft als resultaat 2000. Soms is een interpretatie die tot een resultaat leidt echter niet mogelijk en verschijnt de foutwaarde #VALUE!. Voorbeeld: De formule =2*"B2000" geeft als resultaat #VALUE!.

Wanneer je nu de geboortedatum of de datum van vandaag verandert zullen de formules die van deze gegevens afhankelijk zijn worden herberekend en kunnen de leeftijden veranderen.

Stel nu als oefening een formule en bijbehorende tekst op om te berekenen wanneer je 10000 dagen oud zal worden!

Dubbelklik nu de sheet tab van Sheet1 en typ in de sheet tab Leeftijd als nieuwe naam voor het werkblad. Bewaar vervolgens het werkboek met de Save knop. Omdat het reeds vroeger bewaard werd, wordt de bestandsnaam Leeftijd.xls behouden en het Save As dialoogvenster niet getoond.

2.4 Cellen en ranges selecteren (*)

In Excel wordt niet alleen met enkelvoudige cellen gewerkt. Vele bewerkingen kunnen plaatsvinden op een rechthoekig gebied van cellen, range genoemd. Daarnaast kan je ook bewerkingen uitvoeren op één of meerdere rijen of kolommen, op combinaties van individuele cellen, ranges, rijen en kolommen of op een heel werkblad. Het is ook mogelijk verschillende cellen of ranges uit meerdere werkbladen van een zelfde werkboek te selecteren, maar dit geval wordt hier niet behandeld.

De werkwijze van Excel is steeds de volgende:

1. Selecteer alle cellen waarop een bewerking moet plaatsvinden. Alle geselecteerde cellen worden door een kader in invers beeld (wit op zwart) aangeduid, behalve de geactiveerde cel. Deze bevindt zich binnen de selectie maar wordt in een normale gedaante getoond (zwart op wit). Het geval waarbij geen cel een zwarte achtergrond heeft kan je opvatten als een range van één enkele cel, nl. de geactiveerde cel.
2. Voer het betreffende commando uit. In bijna alle gevallen blijft de selectie behouden na het commando en kan je een volgend commando op de selectie uitvoeren; in enkele gevallen zal het commando de selectie opheffen, waarna nog enkel de geactiveerde cel wordt aangeduid.

Hierna worden eerst de verschillende soorten selecties bekeken. Het selecteren van cellen kan met de muis en met het toetsenbord gebeuren. De methode met de muis is veruit de snelste en eenvoudigste. Daarom zal de methode met het toetsenbord slechts fragmentarisch en zeer summier worden vermeld.

Gewoonlijk zal na het maken van een selectie de linkerbovencel van de selectie geactiveerd zijn. Wanneer de selectie meervoudig is zal de linkerbovencel van de laatste samenstellende enkelvoudige selectie geactiveerd zijn.

Je kan het selecteren ongedaan maken door in een andere cel te klikken, die daardoor wordt geselecteerd en geactiveerd.

2.4.1 Een enkele cel selecteren (*)

Een enkelvoudige cel wordt aangeduid door zijn celreferentie. Voorbeeld: B1.

Je selecteert als volgt een enkelvoudige cel:

Klik de te selecteren cel.

De cel wordt tegelijk geselecteerd en geactiveerd. Zijn referentie en inhoud worden in de formulebalk getoond. Door een andere cel te klikken of een pijl- of andere cursortoets te gebruiken selecteer je een andere cel.

2.4.2 Een range selecteren (*)

Een rechthoekig gebied wordt een range genoemd. Een range wordt aangeduid door de uiterste cellen van de range te scheiden door een dubbelepunt. Voorbeeld: A1:B5.

Je selecteert als volgt een range:

Sleep over de te selecteren range van de ene uithoek naar de tegenoverstaande uithoek.

De geselecteerde cellen krijgen een zwarte achtergrond. De cel in de linkerbovenhoek van de geselecteerde range wordt hierbij geactiveerd. Hij behoudt zijn witte achtergrond en je kan hem bewerken.

Met de cursortoetsen selecteer je een range door de pijltoetsen te gebruiken terwijl je de shift toets (hoofdlettertoets) ingedrukt houdt.

2.4.3 Een rij of kolom selecteren (*)

Een geselecteerde rij wordt tweemaal door zijn nummer aangeduid, telkens gescheiden door een dubbelepunt. Een geselecteerde kolom wordt tweemaal door zijn letter aangeduid. Voorbeelden: 4:4 en B:B.

Je selecteert als volgt een rij of kolom:

Klik het nummer van de te selecteren rij of kolom in het rij- of kolomhoofd.

De geselecteerde rij of kolom krijgt een zwarte achtergrond, inclusief het nummer in het rij- of kolomhoofd. De meest linkse cel in de rij of de bovenste cel in de kolom wordt geactiveerd. Hij behoudt zijn witte achtergrond en je kan hem bewerken.

Met de cursortoetsen selecteer je een rij door eerst een cel in de rij te selecteren en daarna op shift+space te drukken. Met de cursortoetsen selecteer je een kolom door een cel in de kolom te selecteren en daarna op ctrl+space te drukken.

2.4.4 Aan elkaar grenzende rijen of kolommen selecteren (*)

De selectie van een aantal opeenvolgende rijen wordt aangeduid door het eerste en laatste rijnummer te scheiden door een dubbelepunt. De selectie van een aantal opeenvolgende kolommen wordt aangeduid door de eerste en laatste kolomletter te scheiden door een dubbelepunt. Voorbeelden: 3:5 en A:B.

Je selecteert als volgt opeenvolgende rijen of kolommen:

Sleep over de nummers van de te selecteren rijen of kolommen in het rij- of kolomhoofd.

De geselecteerde rijen of kolommen krijgen een zwarte achtergrond, inclusief de nummers in het rij- of kolomhoofd. De meest links bovenaan gelegen cel in de rij of kolom wordt geactiveerd. Hij behoudt zijn witte achtergrond en je kan hem bewerken.

De selectie van opeenvolgende rijen en kolommen met de cursortoetsen maakt gebruik van de Extend mode, die wordt aan- en uitgezet met functietoets F8 en aangeduid in de statusbalk (EXT). In de Extend mode zal het verplaatsen van de cell pointer de selectie uitbreiden in plaats van een nieuwe cel te activeren. Hierop wordt niet verder ingegaan.

2.4.5 Meerdere ranges, rijen of kolommen selecteren

Een meervoudige selectie is een samenstelling van de vorige gevallen. Ze wordt eerder zelden gebruikt. De verschillende selecties waaruit ze is samengesteld worden gescheiden door komma's. Voorbeeld: A1:B5,E1:F2.

Je maakt als volgt een meervoudige selectie:

1. Selecteer een eerste cel, range, rij of kolom.
2. Selecteer volgende cellen, ranges, rijen of kolommen terwijl je de ctrl toets ingedrukt houdt.

Alle geselecteerde cellen krijgen een zwarte achtergrond. De meest links bovenaan gelegen cel van de laatst toegevoegde selectie wordt geactiveerd. Hij krijgt een witte achtergrond en je kan hem bewerken.

De betekenis van het indrukken van de ctrl toets is dat bij het selecteren van nieuwe cellen de reeds geselecteerde cellen geselecteerd blijven. Op een analoge wijze betekent het indrukken van de shift toets dat de laatst toegevoegde selectie wordt uitgebreid. Het ingedrukt houden van beide toetsen combineert de gevolgen: Alle reeds geselecteerde cellen blijven geselecteerd en de laatst toegevoegde selectie wordt uitgebreid. Je kan het gebruik van de shift toets vermijden door over te schakelen naar de Extend mode met functietoets F8. Je kan het gebruik van de ctrl toets vermijden door over te schakelen naar de Add mode met functietoets shift+F8. Beide toestanden worden in de statusbalk vermeld met de aanduidingen EXT en ADD.

Het selecteren van niet aaneengesloten rijen of kolommen is een speciaal geval van het maken van een meervoudige selectie.

Voorbeeld 1: Selecteer kolommen A,B en E:

1. Sleep in het kolomhoofd van A naar B (A:B)
2. ctrl+klik (klik met ingedrukte ctrl toets) in het kolomhoofd op E (A:B,E:E)

Voorbeeld 2: Selecteer rijen 1,3,4,5:

1. Klik in het rijhoofd op 1 (1:1)
2. ctrl+sleep (sleep met ingedrukte ctrl toets) in het rijhoofd van 3 naar 5 (1:1,3:5)

2.4.6 Het volledige werkblad selecteren

De selectie van alle cellen wordt aangeduid met A1:IV65536.

Je selecteert als volgt het volledige werkblad:

Klik de Select All knop links bovenaan waar de rij- en kolomhoofden samenkomen.

Alle cellen krijgen een zwarte achtergrond. Cel A1 wordt geactiveerd, krijgt een witte achtergrond en je kan hem bewerken.

Met de cursortoetsen selecteer je het ganse werkblad met shift+ctrl+backspace.

Je selecteert alle gebruikte cellen als volgt met het toetsenbord:

Druk op ctrl+home en daarna op shift+ctrl+end.

Met ctrl+home selecteer je cel A1. Met shift+ctrl+end breid je de selectie uit tot een range waarvan de rechterbenedenhoek in de cel valt die overeenkomt met de hoogste gebruikte rij- en kolomnummers.

2.4.7 Cellen selecteren met de formulebalk of met commando's

Juist zoals bij het activeren van een cel zijn er ook bij het selecteren nog twee andere methodes:

• Typ de referentie van de selectie in de name box of kies de referentie uit de name List links in de formulebalk indien ze daar vermeld wordt.
• Kies het commando

Edit, Go To...

• Kies de referentie uit de Go to lijst of typ de referentie in het Reference vak in het Go To dialoogvenster. In de Go to lijst bevinden zich onder meer namen van selecties. Met de knop Special... kan je op meer gesofisticeerde wijze cellen selecteren. Zie infra.

2.4.8 Een andere cel activeren binnen een selectie (*)

Bij het selecteren wordt de eerste cel uit de geselecteerde range geactiveerd. Wanneer de selectie uit meerdere ranges bestaat wordt de eerst geselecteerde cel uit de laatst geselecteerde range geactiveerd.

Om een andere cel binnen de bestaande range te activeren gebruik je de volgende toetsen:

ENTER	Activeer de eerstvolgende lagere cel in dezelfde kolom in de range (of de eerste cel in de volgende kolom wanneer je je in de onderste geselecteerde cel in de kolom bevindt).
SHIFT+ENTER	Activeer de eerstvolgende hogere cel in dezelfde kolom in de range (of de laatste cel in de vorige kolom wanneer je je in de bovenste geselecteerde cel in de kolom bevindt).
TAB	Activeer de eerstvolgende cel rechts in dezelfde rij in de range (of de eerste cel in de volgende rij wanneer je je in de meest rechtse geselecteerde cel in de rij bevindt).
SHIFT+TAB	Activeer de eerstvolgende cel links in dezelfde rij in de range (of de laatste cel in de vorige rij wanneer je je in de meest linkse geselecteerde cel in de rij bevindt).

Samengevat komt het er op neer dat je je met enter door de kolommen en met tab door de rijen van een range verplaatst, en door deze toetsen met shift te combineren de zin omkeert.

Om een cel in een volgende of vorige range te activeren gebruik je de volgende toetsen:

CTRL+ALT+PIJL RECHTS	Activeer de eerste cel uit de volgende range in de selectie.
CTRL+ALT+PIJL LINKS	Activeer de eerste cel uit de vorige range in de selectie.

Opmerking:

• Het kan gebeuren dat in een uitgebreide selectie de geactiveerde cel niet in beeld is. Je kan deze in beeld brengen met behulp van de schuifbalken of met de toets ctrl+backspace.

2.5 Cellen en ranges verplaatsen, kopiëren en leegmaken (*)

Je hebt de voornaam in de cel van de naam ondergebracht en de cellen A2 en B2 leeggemaakt. Het is nu aangewezen de adresgegevens uit range A3:B5 een rij omhoog te verplaatsen (naar A2:B4). Vervolgens zal je de gemeentenaam naast het postnummer in cel C3 plaatsen en de teksten in cellen A2 en A3 veranderen. Daarna wordt het kopiëren van cellen geïllustreerd en tot slot worden de te veel gekopieerde cellen opnieuw leeggemaakt.

In Excel kan je één of meer cellen selecteren en deze met meerdere methodes verplaatsen of kopiëren. Verplaatsen betekent dat de celinhoud op zijn oorspronkelijke plaats verdwijnt en op een andere plaats opnieuw wordt aangebracht. Kopiëren betekent dat de celinhoud eveneens op een andere plaats opnieuw wordt aangebracht, maar zonder op zijn oorspronkelijke plaats te verdwijnen.

Zowel voor het verplaatsen als voor het kopiëren zijn er twee methoden:

• De cut and paste (knip en plak) methode voor het verplaatsen en de copy and paste (kopieer en plak) methode voor het kopiëren maakt het gebruik van het clipboard (klembord).
• De drag and drop (sleep en zet neer) methode maakt enkel gebruik van de muis.

Vóór je een cel of range verplaatsen moet je die cel of range steeds eerst selecteren.

2.5.1 Een range verplaatsen met de cut and paste methode (*)

Verplaats eerst de adrescellen A3:B5 naar A2:B4 via het clipboard. Dit verloopt in vier stappen:

1. Selecteer de te verplaatsen cellen (A3:B5).
2. Knip de geselecteerde cel naar het clipboard met de Cut knop of het commando

Edit, Cut

Voorlopig blijft de inhoud van de oorspronkelijke cel zichtbaar maar wordt hij met een bewegende streepjeslijn omkaderd. In de statusbalk staat wat je moet doen om het verplaatsen te beëindigen: Select destination and press ENTER or choose Paste.

3. Selecteer de range waarin de inhoud van het clipboard moet worden geplakt (A2:B4) of de cel in de linkerbovenhoek van deze range (A2). Het kader om cellen A3:B5 is nu in een gewone streepjeslijn veranderd.
4. Plak de inhoud van het clipboard met de enter toets, de Paste knop of het commando

Edit, Paste

Cellen A2:B4 bevatten nu de verplaatste cellen en cellen A5:B5 zijn leeg. Het kader in stippellijn is verdwenen en in de statusbalk wordt opnieuw Ready getoond. Het is niet mogelijk nogmaals te plakken.

2.5.2 Een range verplaatsen met de drag and drop methode (*)

Verplaats nu de gemeentenaam van cel B4 naar cel C3 met de drag and drop methode. Dit verloopt in twee stappen:

1. Selecteer de te verplaatsen cel (B4).
2. Wijs met de muis de rand van de geselecteerde cel aan. De mouse pointer neemt nu de gedaante aan van een pijl in plaats van een kruis. Sleep de muis naar zijn bestemming (cel C3). Een grijs kader duidt aan welke cel(len) de mouse pointer aanwijst (drag). Laat daar de ingedrukte muisknop los. De celinhoud wordt van zijn oorspronkelijke plaats verwijderd en op zijn nieuwe plaats gezet (drop).

Opmerkingen:

• Zowel de inhoud als het formaat van de cel worden verplaatst bij beide methodes.
• Je kan ook rechtsslepen. In dit geval verschijnt bij het loslaten van de muis een snelmenu met daarin de verschillende mogelijkheden. Kies hierin Move Here.
• Je kan de cut and paste methode ook gebruiken wanneer je gegevens wilt verplaatsen tussen werkbladen en zelfs tussen verschillende programma's. In principe geldt dit ook voor de drag and drop methode bij programma's die OLE 2 ondersteunen, maar dit stelt dan heel hoge eisen aan het systeem.
• Algemeen is de drag and drop methode handiger bij het verplaatsen over kleine afstanden en is de cut and paste methode handiger bij grotere afstanden.

Wijzig vervolgens de inhoud van cel A3 en maak cel A4 leeg, zodat de range A1:C3 de gedaante van een volledig adres vertoont:

A3:	adres
A4:	del

2.5.3 Een range kopiëren met de copy and paste methode (*)

Kopieer nu als illustratie het adres in cellen A1:C3 naar cellen A7:C9 via het clipboard. Dit verloopt in vier stappen:

1. Selecteer de te kopiëren cellen (A1:C3).
2. Kopieer de geselecteerde cellen naar het clipboard met de Copy knop of het commando

Edit, Copy

De inhoud van de oorspronkelijke cellen blijft zichtbaar maar wordt met een bewegende streepjeslijn omkaderd. In de statusbalk staat wat je moet doen om het kopiëren te beëindigen: Select destination and press ENTER or choose Paste.

3. Selecteer de range waarin de inhoud van het clipboard moet worden geplakt (A7:C9) of de cel in de linkerbovenhoek van deze range (A7). Het kader om cellen A1:C3 is nu in een gewone streepjeslijn veranderd.
4. Plak de inhoud van het clipboard met de enter toets, de Paste knop of het commando

Edit, Paste

Wanneer je de enter toets gebruikt is het kader in stippellijn verdwenen en wordt in de statusbalk opnieuw Ready getoond. Het is dan niet meer mogelijk nogmaals te plakken. Wanneer je de Paste knop of het commando Edit, Paste gebruikt blijven de kader in stippellijn en de tekst in de statusbalk staan en kan je het plakken herhalen tot je met enter plakt of tot je de esc toets indrukt.

2.5.4 Een range kopiëren met de drag and drop methode (*)

Kopieer nu als illustratie met de drag and drop methode nogmaals het adres van cellen A7:A9 naar E7:G9. Dit verloopt in twee stappen:

1. Selecteer de te kopiëren range (A7:C9).
2. Wijs met de muis de rand van de geselecteerde cellen aan en druk de ctrl toets in. De mouse pointer neemt nu de gedaante aan van een pijl met een plusteken erbij in plaats van een kruis. Sleep de muis naar zijn bestemming (cellen E7:G9) met de ctrl toets steeds ingedrukt. Een grijs kader duidt aan welke cellen de mouse pointer aanwijst (ctrl+drag). Laat eerst de ingedrukte muisknop en pas daarna de ctrl toets los. De celinhoud wordt van zijn oorspronkelijke naar zijn nieuwe plaats gekopieerd, maar blijft op zijn oorspronkelijke plaats staan (ctrl+drop) (figuur 12).

Opmerkingen:

• Het al dan niet indrukken van de ctrl toets bij de drop bewerkingen maakt het verschil uit tussen kopiëren en verplaatsen. Een veel voorkomende fout treedt op wanneer je de ctrl toets te vroeg loslaat, waardoor je cellen verplaatst wanneer je ze wil kopiëren. Met de Undo knop of het commando Edit, Undo Drag and Drop kan je de oorspronkelijke situatie herstellen en daarna opnieuw kopiëren.

• Je kan het kopiëren bij beide methodes herhalen. Bij de copy and paste methode moet je hierbij het plakken meermaals uitvoeren. Bij de drag and drop methode start je een tweede kopieerbewerking door na het loslaten van de muisknop het slepen met ingedrukte ctrl toets te herhalen.
• Zowel de inhoud als het formaat van de cel worden gekopieerd bij beide methodes. Bij de copy and paste methode kan je echter aangeven dat enkel de inhoud of enkel het formaat worden gekopieerd, door bij het plakken Edit, Paste Special... te kiezen en de gewenste opties in het Paste Special dialoogvenster aan te duiden (zie infra).
• Je kan ook rechtsslepen. In dit geval verschijnt bij het loslaten van de muis een snelmenu met daarin de verschillende mogelijkheden. Kies hierin Copy Here. Wanneer je enkel de formaten en niet de inhouden wilt kopiëren kies je Copy Here as Formats Only. Wanneer je enkel de resultaten en niet de formules wilt kopiëren kies je Copy Here as Values Only. In dit geval worden de formules tot hun (i.h.a.) getalwaarden omgezet.
• Je kan de copy and paste methode ook gebruiken wanneer je gegevens wilt verplaatsen tussen werkbladen en zelfs tussen verschillende programma's. In principe geldt dit ook voor de drag and drop methode bij programma's die OLE 2 ondersteunen, maar dit stelt dan heel hoge eisen aan het systeem.
• Algemeen is de drag and drop methode handiger bij het kopiëren over kleine afstanden en is de copy and paste methode handiger bij grotere afstanden.

• Je kan de drag and drop en andere elementaire mogelijkheden uitschakelen met het commando

Tools, Options..., Edit tabblad (zie supra)

2.5.5 Cellen leegmaken (*)

Verwijder nu de gekopieerde adressen in de ranges A7:C9 en E7:G9. Doe dit door de cellen te selecteren en ze leeg te maken.

Vaak zal men een cel trachten leeg te maken door er een onzichtbare spatie in te plaatsen. Dit is een absoluut af te raden werkwijze. Je kan een cel of range op leegmaken in twee stappen:

1. Selecteer de cel of range (A6:G8).
2. Druk op del of kies het commando

Opmerkingen:

• Je kan deze methode eveneens toepassen op een meervoudige selectie.
• Enkel de inhoud van de cellen wordt met de del toets verwijderd. Een eventueel formaat blijft aanwezig. Dit kan je uittestten door een datum in een cel te plaatsen, deze cel leeg te maken en er daarna een getal in te plaatsen. Dit getal zal automatisch als een datum worden geformatteerd. Met het commando Edit, Clear, All wordt niet enkel de inhoud maar ook het formaat verwijderd.
• Het submenu Edit, Clear bevat vier commando's:

Edit, Clear, All	Maak de cel volledig leeg. Dit commando verschilt van de del toets en is er vaak een beter alternatief voor!
Edit, Clear, Formats	Verwijder enkel de formaten, maar laat de inhoud staan. Op deze wijze kan je een datum of uur tot zijn getalwaarde converteren.
Edit, Clear, Contents	Verwijder enkel de inhoud, maar behoud het formaat. Wanneer je later opnieuw getallen intypt, krijgen ze automatisch het vorige formaat. Dit commando is equivalent met het indrukken van de del toets.
Edit, Clear, Comments	Verwijder eventuele commentaar (aangebracht met het commando Insert, Comment) en aangeduid met een rood driehoekje in de rechterbovenhoek van de cel.

• Het commando Edit, Delete, dat verderop wordt behandeld, is niet equivalent met het indrukken van de del toets! Het verwijdert rijen, kolommen of ranges, waarbij andere cellen de plaats van de verwijderde cellen innemen en dus opschuiven. De commando's uit het Edit, Clear submenu maken de cellen leeg (wissen de cellen).

• Je kan een heel werkblad leegmaken door de Select All knop te klikken en vervolgens met het commando