4. Verkoopgegevens van drie producten

In dit hoofdstuk stel je een werkblad op waarin je de maandelijkse verkoop- en omzet van een product bijhoudt. In het volgende hoofdstuk zal je hierbij een chart (business graphic) maken.

De volgende zaken worden behandeld:

• De probleemanalyse.
• Gegevens en formules in het werkblad aanbrengen.
• De verschillende soorten referenties.
• De grootste en kleinste waarde en corresponderende gegevens in een tabel zoeken.
• De vormgeving verzorgen.
• Numerieke formaten en stijlen wijzigen.
• Labels en namen gebruiken.
• Teksten zoeken en vervangen.
• Een commentaar aanbrengen bij een cel.

In het nu volgende werkblad zullen enkele nieuwe problemen opduiken, die zullen ontstaan bij het kopiëren van formules met referenties.

4.1 De opgave en een eerste ontwerp van de lay-out (*)

Stel een werkblad op waarin je voor een jaar de maandelijkse verkoopgegevens van drie producten bijhoudt, die door een firma worden verkocht. De producten krijgen de namen handboek, CD-ROM en zip-disk geven. De verkoopprijs bedraagt 1200 BF voor het handboek, 2000 BF voor de CD-ROM en 700 BF voor de zip-disk. Deze verkoopprijzen kunnen in de loop van het jaar niet worden gewijzigd. Je moet het werkblad op een eenvoudige wijze kunnen aanpassen aan andere verkoopprijzen. In een bepaald jaar (1996) worden de verkoopcijfers (aantal verkochte eenheden) en de omzet (ontvangen bedrag voor alle verkochte stuks) van elk product per maand gegeven. Registreer die in een tabel. Daarnaast moet deze tabel de totale maandelijkse omzet van de drie producten en een overzicht voor een volledig jaar en een gemiddelde maand bevatten.

Verdeel het werkblad opnieuw in drie delen. In een eerste deel plaats je een titel, het jaartal en de eenheidsverkoopprijzen voor elk van de drie producten. Het tweede deel bevat de tabel. Hierin komen twaalf rijen voor. Vermeld per maand voor elk product de verkochte hoeveelheid (input) en de omzet (berekend). Plaats in een laatste kolom de totale omzet van de drie producten samen. Voeg hieraan twee rijen toe met overzichtsgegevens voor elke kolom uit de tabel. Het derde deel staat rechts bovenaan en bevat de totale jaarlijkse omzet, en de maanden met de grootste en kleinste totale omzet.

Je kan hieruit een lay-out (figuur 1) afleiden. Ook nu lijkt het op het eerste gezicht mogelijk het ganse werkblad op één scherm te krijgen.

In het eerste gedeelte staan enkel in te vullen gegevens.

De formules voor de gegevens in de tabel zijn eenvoudig te formuleren in woorden:

• omzet handboek = verkoop handboek * prijs handboek (1)
• omzet CD-ROM = verkoop CD-ROM * prijs CD-ROM (2)
• omzet zip-disk = verkoop zip-disk * prijs zip-disk (3)
• totale omzet = omzet handboek + omzet CD-ROM + omzet zip-disk (4)

In de onderste twee rijen worden overzichten berekend met de reeds geziene SUM en AVERAGE functies.

In het derde deel komen de MAX en MIN functie voor en een combinatie van complexere functies om de maand waarin deze waarden vallen op te zoeken in de tabel.

4.2 De tekst en getallen aanbrengen (*)

Juist zoals in het vorige hoofdstuk staat op de P: schijf een Read Only werkboek P:\Excel  97\ Verkoop.xls. Open dit en bewaar het met dezelfde naam in op je I: schijf (I:\Verkoop.xls). In het eerste werkblad Sheet1 zal je het werkblad opbouwen. Wanneer het af is zal je het hernoemen in Verkoop van 3 producten. Daarnaast zijn er in het werkboek nog vier werkbladen Verkoop 1, Verkoop 2, Verkoop 3 en Verkoop 4 met de uiteindelijke inhoud en vorm en bijgevoegde charts van het op te stellen werkblad.

Je zal in eerste instantie het werkblad opstellen zodat het er uit ziet als Verkoop 1 (figuur 2). Later zal je de vormgeving aanpassen tot de gedaante van Verkoop 2 (figuur 16).

figuur 2: het werkblad 'Verkoop 1'

4.2.1 De gegevens in de eerste vijf rijen invoeren (*)

Het invullen van het eerste gedeelte in rijen 1:7 levert geen problemen op:

Opmerkingen:

• Je kan de prijzen bij het intypen onmiddellijk laten volgen door een spatie en de munteenheid (BF). De getallen dan worden onmiddellijk geformatteerd als geldbedragen. Wanneer de B kolom dan te smal is wordt hij automatisch verbreed, zodat de getallen correct getoond kunnen worden.
• Indien je bij het intypen van de letters BF de spatie vergeet of kleine letters bf intypt, zal Excel niet weten dat je een geldbedrag bedoelt, maar het ingetypte als een tekst interpreteren. Die wordt dan links uitgelijnd en zal bij berekeningen tot de #VALUE! foutmelding leiden.

4.2.2 De maandnamen invoeren (*)

In de A-kolom (A8:A19) moet je de namen van de maanden plaatsen. Excel biedt de mogelijkheid om automatisch de namen van de maanden aan te brengen, door de naam van de eerste maand in cel A8 te plaatsen en daarna met de fill handle naar de daaronder liggende cellen te extrapoleren:

Wanneer dit geen succes heeft, betekent dit dat Excel enkel de Engelstalige namen van de maanden kent. Je moet dan de Nederlandstalige namen van maanden in het Custom Lists tabblad van het Options dialoogvenster toevoegen (zie supra). Omdat je deze toch in het werkblad nodig hebt, kan je deze best in cellen A8:A19 intypen en daarna in de Custom Lists importeren:

Opmerkingen:

• Of Excel standaard Nederlandstalige of Engelstalige namen gebruikt hangt af van de taalversies van Windows 95 en Excel 97 en de gekozen taal in de Regional Settings.
• De $ tekens in het Import list from cells vak duiden een absolute referentie aan (zie infra). Ze zijn hier niet relevant. Je kan ze dus weglaten.
• Omdat het dialoogvenster meestal in de weg staat wanneer je een range moet aanduiden in het werkblad is er hier rechts van het Import list from cells vak een reduceer knop, waarmee je het dialoogvenster tijdelijk kan reduceren tot enkel dit vak.
• Je kan uiteraard ook lijsten rechtstreeks aanbrengen en bewerken in het bovenste gedeelte van het Custom Lists dialoogvenster.
• Excel houdt bij het extrapoleren geen rekening met het lettertype (hoofd- of kleine letters). Het lettertype van de ingetypte eerste maandnaam wordt overgenomen.

4.2.3 De verkochte hoeveelheden invoeren (*)

Typ daarna de verkoopgegevens in de tabel (B8:D19). Je kan dit op meerdere wijzen doen. Het is aangewezen om eerst de 36 cellen in de kolommen met verkoopgegevens te selecteren en vervolgens de 36 getalwaarden kolom na kolom in te typen. Het drukken op enter brengt je dan automatisch naar de volgende cel.

4.3 De formules in de tabel aanbrengen (*)

Breng daarna met de muis de formules aan in de tabel. De formules in rij 8 zijn:

Kopieer vervolgens de formules met de fill handle:

Het resultaat (figuur 3) is echter niet zoals verwacht. Enkel de niet-gekopieerde waarden voor de maand januari zijn correct. De andere berekende getallen zijn verkeerd, staan in exponentiële notatie of bevatten de #VALUE! foutmelding. Je zal dit nu nader bekijken door de gekopieerde formules met de resultaten te vergelijken.

figuur 3: De foute resultaten na het kopiëren

Opmerkingen:

• Wanneer je de AutoSum knop gebruikt voor de formule in H8, is het aangewezen vooraf reeds de cellen met de op te tellen waarden én de cel waarin het resultaat moet komen (B8:H8) te selecteren.
• Bij het aanbrengen van de formules in E8:G8 worden de geldbedrag formaten uit B3:B5 overgenomen (als je daar de BF tekens had ingetypt) en de kolommen misschien automatisch verbreed. Bij het sommeren van de drie bedragen in H8 gebeurt dit niet. Verbreed deze kolom (en de andere kolommen met # tekens) door de rechterrand van zijn kolomhoofd te dubbelklikken of naar rechts te slepen.
• Een alternatieve formule in cel H8 is =E8+F8+G8, maar deze formule is meer afhankelijk van het aantal op te tellen cellen en daarom minder aan te bevelen.

4.3.1 De formules in een tweede venster bekijken (*)

In de formulebalk zie je telkens de formule van de geactiveerde cel. Je zou nu elke gekopieerde cel kunnen activeren en zijn formule in de formulebalk bekijken. Je kan echter ook de formules rechtstreeks in het werkblad bekijken.

Open vooraf een tweede venster van hetzelfde werkblad met het commando

Window, New Window

Dit tweede venster krijgt de naam van het oorspronkelijke venster, gevolgd door een dubbelepunt en het cijfer 2: Verkoop.xls:2. Het oorspronkelijke venster heeft nu de naam Verkoop.xls:1.

Om in dit tweede venster niet de resultaten maar de formules te zien, gebruik je het commando

Tools, Options..., View tabblad, kruis Formulas aan.

Nu worden de resultaten in het venster Verkoop.xls:2 door de formules vervangen. De kolommen zijn hier breder dan op het scherm met resultaten, omdat formules meestal langer uitvallen. Omdat je vooral geïnteresseerd bent in de kolommen met formules breng je met de schuifbalk kolommen E:H in beeld (figuur 4).

figuur 4: De foute formules in verkoop.xls:2

Opmerkingen:

• Er zijn een aantal vormverschillen wanneer formules in plaats van hun resultaten worden getoond: De cellen zijn niet enkel breder maar bevatten geen formatteringsgegevens. Dit is te merken aan het ontbreken van de BF notatie in de cellen B2:B4. Ook zullen alle tekstcellen links uitgelijnd zijn en zal tekst altijd afbreken aan de rechterrand van zijn cel, zelfs wanneer de cel rechts ervan leeg is.
• Het verbreden van kolommen gebeurt per werkblad en niet per venster. Wanneer je de kolombreedte verkleint in het formulevenster, zullen ook de kolommen in het resultatenvenster smaller worden, waardoor # tekens kunnen optreden die aangeven dat de cel te smal is om het getal behoorlijk te kunnen voorstellen.

Je ziet dat de formules in de omzetcellen E8:H19 voor elke maand verschillende gedaanten aannemen. Je zal ze hierna analyseren en vergelijken met de resultaten. Hiervoor moet je meermaals de twee vensters bekijken: Verkoop.xls:1 met de resultaten en Verkoop.xls:2 met de formules. Je kan uiteraard tussen deze twee werkblad vensters heen en weer schakelen met de commando's

Window, 1 Verkoop.xls:1 en Window, 2 Verkoop.xls:2

Het is handiger wanneer je de twee vensters naast elkaar kan zien, i.p.v. voortdurend tussen de twee vensters te moeten schakelen. Dit verkrijg je met het commando

Window, Arrange...

figuur 5: Het Arrange Windows dialoogvenster

In het Arrange Windows dialoogvenster (figuur 5) kan je alle vensters naast elkaar plaatsen (Tiled), horizontaal naast elkaar (Horizontal), verticaal naast elkaar (Vertical) of over elkaar (Cascade) plaatsen. Wanneer Windows of active workbook is aangekruist gebeurt dit enkel met de vensters van het geactiveerde werkboek, anders met alle niet verborgen vensters.

Kies voor de optie Arrange Horizontal en kruis Windows of active workbook aan.

Je krijgt nu beide vensters in beeld: bovenaan het (geactiveerde) venster met de formules en onderaan het venster met de resultaten. Door het grote aantal onderdelen van het scherm zie je echter slechts negen rijen.

figuur 6: De vensters met formules en resultaten in Full Screen mode

Je kan de titelbalk en werkbalken verbergen door het scherm weer te geven in Full Screen mode met het commando

View, Full Screen

Je kan de formulebalk, die nu waarschijnlijk verborgen is, opnieuw tonen met het commando

View, Formula Bar (figuur 6)

Indien gewenst kan je andere onderdelen van het scherm verbergen (schuifbalken, sheet tabs...) met commando's uit het View menu of met het commando Tools, Options..., View tabblad (zie supra).

In het venster met de resultaten zijn nu alle kolommen zichtbaar, in het venster met de formules, dat de kolommen breder toont, enkel kolommen E:H. In elk venster zijn dertien rijen zichtbaar. Met de Close Full Screen knop in de Full Screen werkbalk kan je terugkeren naar het normale beeld.

4.3.2 Absolute en relatieve referenties (*)

Je kan nu nagaan waarom de verkeerde resultaten zijn verschenen. Bekijk daartoe de formules en resultaten in de E kolom:

Bij het kopiëren blijft de afstand (in aantal rijen en kolommen) tussen de cel waarin de formule staat en de cel waarheen de referentie verwijst ongewijzigd. De formule duidt steeds aan dat de waarde die drie kolommen naar links in dezelfde rij staat (verkoop handboek uit dezelfde maand) moet worden vermenigvuldigd met de waarde die drie kolommen naar links en vijf rijen hoger staat. De fout wordt veroorzaakt door de tweede factor. Correct zou zijn: in cel B3. Hierdoor wordt in de maanden februari en maart met de verkeerde prijs vermenigvuldigd, in de maand april met niets, en zal de vermenigvuldiging met een tekstwaarde in mei in een #VALUE! fout resulteren.

De gebruikte referentie, die wordt aangeduid door de kolomletter te laten volgen door het rijnummer, wordt een relatieve referentie genoemd, omdat bij het kopiëren de relatieve posities (de "afstanden") worden behouden. Heel vaak is dit de juiste wijze van kopiëren, zoals in het werkblad Inuit.xls uit het vorige hoofdstuk.

De tweede factor in de formule voor de omzet moet echter zowel vóór als na het kopiëren naar dezelfde cel (B3) blijven verwijzen. Zulk een referentie wordt een absolute referentie genoemd. Ze wordt aangeduid door de kolomletter en het rijnummer door een $ teken te laten voorafgaan. De vorm van de correcte formules, die ook na het kopiëren correct blijven, zal dus zijn:

Op analoge wijze zullen de formules voor de omzet van de CD-ROM en de zip-disks een absolute referentie naar de prijzen van de CD-ROM en de zip-disks moeten bevatten. De formules voor de totale omzet moeten niet worden gewijzigd. Fouten in de resultaten worden daar veroorzaakt door fouten in de resultaten van de cellen waarheen ze verwijzen.

Naast de zuiver absolute en relatieve referenties bestaan er ook twee gemengde referenties. Hierbij wordt de rij absoluut en de kolom relatief gerefereerd (bv.: $A1) of omgekeerd (bv.: A$1). Deze gemengde referentie is echter moeilijker te verstaan en wordt minder gebruikt.

Voorbeelden:

De vier soorten referenties vanuit cel C2 naar cel D4 zijn:

4.3.3 De verschillende soorten referenties aanbrengen (*)

Er zijn een aantal mogelijkheden om de vier soorten referenties aan te brengen:

• Gebruik bij het aanbrengen van de formule de muis of pijltoetsen om een cel of range te refereren. Wanneer de juiste cel of range in de Point mode wordt aangeduid wijzig je de standaard referentie (relatief) in één van de andere met functietoets F4. Deze wordt de Absolute/Relative (of korter de Absolute) toets genoemd en laat toe cyclisch over te schakelen tussen de vier soorten referentie.
• Wijzig de referentie in een formule in de Edit mode door het invoegpunt in of juist achter de referentie te plaatsen en de Absolute/Relative functietoets F4 te gebruiken.
• Typ de tekens die het type referentie aangeven letterlijk in. Dit is enkel aangewezen bij het intypen van een formule met het toetsenbord en zelfs dan is er een beter alternatief.
• Typ de $ tekens in bij het wijzigen van een formule in de Edit mode. Het editeren wordt gestart door in de formulebalk te klikken wanneer de te wijzigen cel is geactiveerd.

Ook tijdens het intypen van de formule kan je de Absolute/Relative functietoets F4 gebruiken.

De eerste twee werkwijzen, die gebruik maken van functietoets F4, zijn veruit de kortste.

Je moet nu de formules in cellen E8, F8 en G8 aanpassen. Telkens moet de tweede referentie (naar de prijs) absoluut worden.

Wijzig als illustratie de formule in E8 wijzigen en breng de formule in F8 opnieuw aan.

Wijzig de formule in E8 in =B8*$B$3:

1. Selecteer cel E8.
2. Dubbelklik B3 (referentie van de prijs) in de formulebalk.
3. Druk op functietoets F4. De referentie wordt nu gewijzigd in $B$3.
4. Druk op enter of klik de Enter box.

Breng de formule =C8*$B$4 in F8 opnieuw aan. Je kan de cel vooraf leegmaken, al is dit eigenlijk niet nodig:

1. Selecteer cel F8.
2. Breng de formule als volgt aan:

   = , klik C8 , *, klik B4 , druk op functietoets F4 , enter.

Verbeter op één van deze twee werkwijzen ook de formule in G8 in =D8*$B$5.

De formule in cel H8 moet niet worden gewijzigd.

Opmerking:

• Het maakt niet uit in welk venster (Verkoop.xls:1 met de resultaten of Verkoop.xls:2 met de formules) je de wijzigingen aanbrengt. Beide vensters worden synchroon aangepast.

Uiteraard zijn hiermee de fouten nog niet verbeterd. Je moet de gecorrigeerde formules in E8:G8 eerst opnieuw kopiëren naar E8:G19.

De correcte formules en kopieerbewerkingen zijn dus:

Je hebt nu de correcte formules en resultaten (figuur 7).

figuur 7: De vensters na het corrigeren en kopiëren van de formules

Bekijk, voor je verder gaat, de methode om een absolute referentie opnieuw om te zetten in een relatieve referentie:

figuur 8: De overgang tussen de verschillende soorten referenties met functietoets F4

Voorbeeld: In cel E8 refereer je nu absoluut naar cel $B$3. Door deze referentie in de formulebalk te activeren (dubbelklikken) en functietoets F4 herhaald in te drukken verandert de referentie achtereenvolgens in B$3 (gemengd - rij absoluut), $B3 (gemengd - kolom absoluut), B3 (relatief) en opnieuw $B$3 (absoluut). Door driemaal op functietoets F4 te drukken verander je dus een absolute referentie in een relatieve (figuur 8).

Opmerking:

• Het is niet nodig de volgorde waarin de verschillende soorten referenties worden doorlopen te memoriseren, omdat je in de formulebalk de wijziging van het referentietype kan volgen. Druk gewoon functietoets F4 telkens opnieuw in, totdat de juiste notatie verschijnt.

Keer nu terug naar de gewone weergave door de Close Full Screen knop in de Full Screen werkbalk te klikken. Sluit daarna het venster met de formules door het te activeren en zijn Close knop te klikken, en maximaliseer het venster met de resultaten opnieuw door zijn Maximize knop te klikken.

4.3.4 Wanneer gebruik je welke referentie (*)

De correctheid van een werkblad is vaak sterk afhankelijk van het kiezen van het correcte type referentie. Daarom is het van het grootste belang hierin inzicht te hebben.

De algemene regel is:

Kies de referentie zó dat bij het kopiëren de resultaten steeds correct zijn.

Helaas is deze regel niet gemakkelijk a priori toe te passen, daar hij verwijst naar het resultaat. Daarom volgen hier enkele vuistregels die meestal tot het correcte resultaat leiden (al zijn er uitzonderingen).

• Wanneer een cel niet gekopieerd wordt of zal worden heeft het type referentie geen belang. Hieruit mag je echter niet de conclusie trekken dat je zo weinig mogelijk moet kopiëren om geen problemen met referenties te krijgen. Het kopiëren (of een analoge bewerking) is veruit de belangrijkste bewerking bij het werken met werkbladen, omdat ze dé methode is om met weinig werk snel veel resultaten te bekomen.
• Vermijd gemengde referenties indien ze niet echt nodig zijn. In de meeste gevallen zullen formules binnen een rij of kolom worden gekopieerd. In dat geval kan je de gemengde referentie steeds door een absolute of relatieve vervangen. Dit is aangewezen omdat het uitzoeken welke van de twee gemengde referenties je moet kiezen meestal vrij veel concentratie vraagt en vrij vaak fouten oplevert. Enkel wanneer je een formule zowel naar rechts als naar beneden moet kopiëren, kunnen gemengde referenties nodig zijn (zie hoofdstuk 11).
• In het algemeen zullen referenties binnen een tabel die een samenhangend geheel vormt relatief zijn, en referenties naar cellen die buiten de tabel en los van de tabel staan absoluut zijn. Wanneer je bij het ontwerp van een werkblad de verschillende delen nauwkeurig van elkaar scheidt met kaders of lijnen, kan je dan ook meestal stellen dat een referentie absoluut moet zijn wanneer één van deze lijnen wordt overschreden bij het aanbrengen van de referentie, en dat de referentie relatief moet zijn wanneer geen lijn wordt overschreden.
• Formuleer de formules in woorden. Het woordgebruik vormt een aanwijzing bij het kiezen van de referentie.

• Vaak kan je formules op een wiskundige wijze noteren door indices te gebruiken. Wanneer je getallen (en vaak symbolen zoals n en m) expliciet vermeldt, duidt dit meestal op een absolute referentie. Wanneer je de symbolen i en j gebruikt duidt dit meestal op een relatieve referentie.

• Algemeen is daarnaast een grote dosis inzicht in het probleem, gezond verstand en ervaring nodig om de juiste referentie te kiezen. Het gebruik van de R1C1 notatie (zie infra) kan (vooral voor beginners) de zaken eenvoudiger voorstellen.

4.3.5 De R1C1 notatie

Excel heeft naast de klassieke notatie om cellen aan te duiden, die A1 notatie wordt genoemd, ook een andere notatie, die R1C1 notatie wordt genoemd. Je kan deze laatste notatie opgeroepen met het commando

Tools, Options..., General tabblad, kruis R1C1 reference style aan.

Na afsluiten van dit dialoogvenster bevatten de rij- en kolomhoofden nu allebei nummers. De kolomnummers gaan van 1 tot 256. De referentie van cel E8 links in de formulebalk is nu veranderd in de voor zichzelf sprekende referentie R8C5 (rij 8, kolom 5).

De foutieve formules zijn in R1C1 notatie:

cel:	formule:	betekenis:
R8C5:	=RC[-3]*R[-5]C[-3]	verkoop handboek jan * prijs handboek
R9C5:	=RC[-3]*R[-5]C[-3]	verkoop handboek feb * prijs CD-ROM
R10C5:	=RC[-3]*R[-5]C[-3]	verkoop handboek mrt * prijs zip-disk
...	...	...

In de R1C1 notatie zal de relatieve referentie bij het kopiëren blijkbaar niet worden gewijzigd, in tegenstelling tot de A1 notatie.

Uit de analyse van de betekenis van de formule is de R1C1 notatie eenvoudig te begrijpen:

RC[-3]	betekent:	zelfde rijnummer, 3 kolomnummers lager
R[-5]C[-3]	betekent:	5 rijnummers lager, 3 kolomnummers lager

Algemeen wordt het rijnummer steeds vóór het kolomnummer vermeld.

• Een relatieve referentie wordt als volgt genoteerd in R1C1 notatie: Wanneer een nummer gevolgd wordt door vierkante haakjes met daartussen een getal dan betekent dit dat het rij- of kolomnummer in de referentie gelijk is aan het rij- of kolomnummer in de cel waarin de formule staat, vermeerderd met dit getal. Een positief getal staat tussen de vierkante haakjes zonder plusteken, een negatief getal staat tussen de vierkante haakjes met een minteken, en een referentie naar dezelfde rij of kolom wordt door de letter R of C zonder vierkante haakjes weergegeven.

  Voorbeelden:

  RC[2]	betekent:	zelfde rijnummer, 2 kolomnummers hoger
  R[1]C	betekent:	1 rijnummer hoger, zelfde kolomnummer

• Een absolute referentie wordt als volgt genoteerd in R1C1 notatie: Vermeld de letter R, het rijnummer, de letter C en het kolomnummer.

  Voorbeeld:

  R6C8

  betekent:

  rij 6, kolom 8

De gecorrigeerde formules zijn dus in R1C1 notatie (figuur 9):

cel:	formule:	betekenis:
R8C5:	=RC[-3]*R3C2	verkoop handboek jan. * prijs handboek
R9C5:	=RC[-3]*R3C2	verkoop handboek feb. * prijs handboek
R10C5:	=RC[-3]*R3C2	verkoop handboek maa. * prijs handboek
...	...	...

Opmerkingen:

• Je schakelt tussen beide notaties door in het General tabblad van het Options dialoogvenster de R1C1 reference style wel of niet aan te kruisen. De gekozen notatie is geldig voor alle werkbladen, en blijft behouden tot hij wordt gewijzigd. Je kan niet voor één werkblad één notatie en voor een ander werkblad een andere notatie gebruiken. Tijdens het opstellen van een werkblad kan je nochtans naar believen van notatie veranderen.

figuur 9: Het venster met de correcte formules in R1C1 notatie

• In R1C1 notatie blijft elke soort referentie na het kopiëren ongewijzigd.
• In A1 notatie blijft enkel de absolute referentie na het kopiëren ongewijzigd.

• Bij het verplaatsen van cellen blijven alle soorten referenties vanuit en naar de verplaatste cellen verwijzen naar dezelfde inhoud als vóór het verplaatsen, zowel in R1C1 als in A1 notatie. Dit is ook bijna steeds het gewenste effect.

• De R1C1 notatie geeft beter weer wat er in werkelijkheid gebeurt, maar ze valt langer uit. Lotus 1-2-3 heeft van de A1 notatie de standaard gemaakt. Excel laat toe beide notaties te gebruiken, maar meestal wordt de A1 standaard gevolgd. Nochtans zijn er situaties waar enkel de R1C1 notatie toegelaten is, nl. bij het gebruik van macro's. Hierop wordt niet verder ingegaan. In deze tekst wordt de R1C1 notatie gebruikt, maar elke gebruiker is vrij de notatie te gebruiken die zijn voorkeur geniet.

Schakel weer over naar de A1 notatie met het commando

Tools, Options..., General tabblad, verwijder de aankruising van de R1C1 reference style

4.4 De overzichtgegevens aanbrengen (*)

De formules voor de jaartotalen en gemiddelden zijn analoog aan die van het vorige werkblad. Wanneer je relatieve referenties (of gemengde referenties met absolute rijen) gebruikt moet je de formules enkel in de cellen in de B kolom opstellen en kan je ze daarna met de fill handle naar de cellen in dezelfde rij in de C tot G kolom kopiëren:

A20:	jaartotaal
A21:	gem. maand
B20:	=SUM(B8:B19)
B21:	=AVERAGE(B8:B19)
B20:B21:	sleep fill handle naar B20:G21
H19:	sleep fill handle naar H19:H21

De formule in rij 20 met de SUM functie kan je opstellen met de AutoSum knop; voor de formule in rij 21 met de AVERAGE functie heb je de Paste Function knop nodig, wanneer je de naam van de functie niet van buiten kent. De AVERAGE functie zal nu waarschijnlijk in de Most Recently Used categorie voorkomen.

Opmerkingen:

• In rij 20 zullen waarschijnlijk # tekens verschijnen, wat er op wijst dat je die kolommen moet verbreden.
• Je kan de formules in H20 en H21 op twee manieren opstellen: door de formules in de H kolom met de fill handle naar beneden te kopiëren, of door de formules in rijen 20 en 21 met de fill handle naar rechts te kopiëren. Om dezelfde reden (afrondingsproblemen) als in het vorige hoofdstuk wordt hier voor de eerste methode gekozen.
• De formattering in BF in rijen 20 en 21 kan afhankelijk zijn van de gebruikte methode. Laat dit voorlopig zoals het is. Weldra worden alle geldbedragen als BF geformatteerd (zie infra).

Dubbelklik nu de sheet tab van het werkblad, geven het de naam Verkoop van 3 producten en bewaar het werkboek met de Save knop.

4.5 De grootste en kleinste omzet en de corresponderende maanden bepalen (*)

Het is interessant de belangrijkste besluiten bij elkaar en los van de tabel weer te geven.

Breng in de range E3:H5 aan

• welke de totale jaarlijkse omzet is,
• welke de grootste totale maandelijkse omzet is en in welke maand die valt,
• welke de kleinste totale maandelijkse omzet is en in welke maand die valt.

Om de grootste en kleinste waarde te bepalen gebruik je de functies MAX (grootste waarde) en MIN (kleinste waarde), die zich evenals AVERAGE in de Statistical categorie bevinden. De teksten en formules in kolommen E en F zijn:

E3:	totale omzet	F3:	=$H$20 of = SUM($H$8:$H$19)
E4:	grootste omzet	F4:	=MAX($H$8:$H$19)
E5:	kleinste omzet	F5:	=MIN($H$8:$H$19)

Opmerkingen:

• Je kan de absolute referenties in de formules aanbrengen door na het selecteren van de range H8:H19 op functietoets F4 te drukken. Er worden dan absolute referenties aangebracht in de referenties van de hele range.
• Wanneer je achteraf in Edit mode de relatieve referenties omzet in absolute referenties, moet je dit voor H8 en H19 afzonderlijk doen.
• Het is hier niet noodzakelijk absolute referenties te gebruiken, omdat je deze formules niet moet kopiëren. Als je echter de vuistregel volgt zijn absolute referenties hier aangewezen.

4.5.1 De INDEX, MATCH en LOOKUP functies

Het is eveneens interessant om te weten in welke maand deze grootste en kleinste omzet worden behaald. De formules hiervoor zijn echter heel wat complexer. Er zijn twee meer ingewikkelde functies nodig, die je op een speciale manier moet combineren:

• De functie INDEX(array, row_num, column_num) geeft als resultaat de waarde waarvan het rijnummer en kolomnummer binnen de array (range) aangeduid worden door row_num en column_num. Het rijnummer en kolomnummer zijn niet de nummers in het rij- en kolomhoofd, maar wel de relatieve rij- en kolomnummers ten opzichte van de cel links bovenaan in de range, waarmee de waarden row_num=1 en column_num=1 overeenkomen.

  Toegepast zal de functie INDEX($A$8:$H$19,11,1) als resultaat de waarde november in de 11de rij en 1ste kolom van de tabel $A$8:$H$19 hebben.

  
  figuur 10: Het Paste Function dialoogvenster voor de INDEX functie
• De functie MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type) geeft als resultaat de positie van lookup_value in de range lookup_array. Het match_type geeft aan of de positie moet worden genomen van

  de eerste waarde die gelijk is aan de lookup_value (0),

  de laatste waarde die kleiner dan of gelijk is aan de lookup_value (1 - standaard),

  de laatste waarde die groter dan of gelijk is aan de lookup_value (-1).

  Bij een match_type 0 treedt een foutmelding #N/A (not available) op wanneer geen gelijke waarde werd gevonden; in de andere twee gevallen moeten de waarden geordend zijn: van klein naar groot (match_type 1) of van groot naar klein (match_type -1).

  Toegepast zal de functie MATCH(F4,$H$8:$H$19,0) als resultaat de waarde 11 hebben: de waarde van de grootste omzet (F4) is het 11de getal in de range $H$8:$H$19 van de grootste omzet.

Met de zeer vaak gebruikte combinatie

INDEX(array, MATCH(lookup_value, lookup_array, 0), column_num)

van de functies INDEX en MATCH, kan je steeds in een tabel in een bepaalde kolom lookup_array van een tabel (array) naar een waarde lookup_value gaan zoeken en in een andere kolom van deze tabel met volgnummer column_num het element uit de corresponderende rij weergeven. Zulk een bewerking is hier nodig om de naam van de maanden met de grootste en de kleinste omzet te vinden.

De aan te brengen teksten en formules in kolommen G en H zijn:

G3:	in het jaar
G4:	in de maand
G5:	in de maand
H3:	=H1
H4:	=INDEX($A$8:$H$19,MATCH(F4,$H$8:$H$19,0),1)
H5:	=INDEX($A$8:$H$19,MATCH(F5,$H$8:$H$19,0),1)

De combinatie van de INDEX en MATCH functie in H4 is een typisch voorbeeld van een functie (MATCH) die is ingebed in een andere functie (INDEX). Je kan de formule intypen (met zeer veel kans op typfouten), of gebruik maken van de Paste Function knop of het commando Insert, Function...:

1. Activeer (dubbelklik) H4.
2. Klik de Paste Function knop.
3. Kies in het Paste Function dialoogvenster (figuur 10) in de Lookup & Reference categorie de functie INDEX en klik OK.

   De INDEX functie heeft twee syntaxis. Kies in het Select Arguments dialoogvenster (figuur 11) de eenvoudigere eerste syntaxis: array, row_num, column_num.

   
   figuur 11: Het Select Arguments dialoogvenster van de INDEX functie
4. In het INDEX dialoogvenster (figuur 12) moet je drie argumenten opgeven. Duid als eerste argument (Array) de range A8:H19 aan (reduceer het dialoogvenster) en druk daarna op functietoets F4, waardoor de referentie absoluut wordt: $A$8:$H$19.
   
   figuur 12: Het ingevulde INDEX dialoogvenster
5. Vul ook reeds als derde argument (Column_num) de waarde 1 in.
6. Klik in het vakje van het tweede argument (Row_num) en klap daarna de name list open. Die staat links in de formulebalk en heeft de voorlopige waarde INDEX. Zoek in de lijst naar de functie MATCH. Deze staat er vermoedelijk niet in. Klik daarom More functions.... Nu verschijnt een nieuw Paste Function dialoogvenster. Zoek hierin de functie MATCH in de Lookup & Reference categorie en klik OK.

figuur 13: Het ingevulde MATCH dialoogvenster
7. In het MATCH dialoogvenster (figuur 13) moet je eveneens drie argumenten opgeven. Duid als eerste argument (Lookup_value) de cel met de grootste omzet aan (klik F4 in het werkblad)
8. Duid als tweede argument (Lookup_array) de range H8:H19 van de totale omzet aan en druk daarna op functietoets F4, waardoor de referentie absoluut wordt: $H$8:$H$19.
9. Typ als derde argument (Match_type) de waarde 0 in en klik OK. Hiermee wordt de functie beëindigd. De gezochte maand, november, verschijnt in cel H4.

Wanneer je de referentietypes hebt aangebracht zoals hierboven vermeld, hoef je heel de ingewikkelde procedure niet meer te doorlopen om de maand van de kleinste omzet te bepalen, maar kan je de formule in H4 met de fill handle kopiëren naar H5:

H4:	=INDEX($A$8:$H$19,MATCH(F4,$H$8:$H$19,0),1), sleep fill handle naar H4:H5

Het werkblad is nu op inhoudelijk gebied afgewerkt (figuur 14). Bewaar tot het met de Save knop. Wanneer je nu een verkoopwaarde wijzigt, waardoor de omzetwaarden zouden worden gewijzigd, zal onmiddellijk correct worden aangegeven dat de grootste of kleinste omzet eventueel in een andere maand valt.

Opmerkingen:

• Bij het aanbrengen van de teksten in G4 en G5 zal deze automatisch worden aangevuld tot de inhoud van de bovenstaande cel. In G4 moet je dit verbeteren (door verder te typen), in G5 mag je dit aanvaarden (met enter).
• Beredeneer waarom je absolute referenties moet gebruiken voor de array en lookup_array en relatieve referenties voor de lookup_value. Merk op dat de vuistregels over referenties hier volledig opgaan!

figuur 14: Het werkblad na het aanbrengen van de INDEX en MATCH functies
• De vraag naar de keuze van de syntaxis van de INDEX functie is niet relevant. Beide keuzen zijn aanvaardbaar omdat je slechts één enkel getal als resultaat wenst en het optionele vierde argument area_num niet hoeft in te vullen.
• Functies kunnen argumenten hebben die je verplicht moet invullen. Deze worden in het functie dialoogvenster in vetjes vermeld. Andere argumenten (meestal de laatste) zijn niet verplicht en je kan ze negeren. Ze worden niet in vetjes vermeld.
• Wanneer een functie als argument wordt gebruikt van een andere functie spreekt men van een ingebedde functie of soms ook van geneste functies.
• De combinatie van geneste INDEX en MATCH functies, waarbij de MATCH functie als derde argument de waarde 0 heeft, wordt zeer vaak gebruikt.
• Naast de combinatie INDEX-MATCH heeft Excel nog de volgende functies om een waarde in een tabel te zoeken en als resultaat een waarde uit een corresponderende rij of kolom weer te geven:

  LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)

  VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

  HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

• Met de functie LOOKUP zoek je een lookup_value in een ééndimensionale lookup_vector, en is het resultaat het corresponderende element in een andere ééndimensionale result_vector. Indien result_vector ontbreekt valt hij samen met lookup_vector. De waarden in lookup_vector moeten stijgend geordend zijn. Indien lookup_value niet voorkomt in lookup_vector, wordt de grootste kleinere waarde genomen. Indien lookup_value kleiner is dan de eerste waarde in lookup_vector, is het resultaat een #N/A foutmelding.
• Met de functies VLOOKUP en HLOOKUP zoek je een lookup_value in de eerste kolom of rij van een tweedimensionale matrix table_array en is het resultaat het corresponderende matrixelement in de kolom met als volgnummer col_index_num of de rij met als volgnummer row_index_num.
• Indien het optionele argument range_lookup de waarde TRUE heeft of ontbreekt, moeten de waarden in de eerste kolom of rij van table_array stijgend geordend zijn. Indien de lookup_value niet voorkomt in de eerste rij of kolom van table_array, wordt de grootste kleinere waarde genomen. Indien de lookup_value kleiner is dan de eerste waarde in de eerste kolom of rij van table_array, is het resultaat een #N/A foutmelding.
• Indien range_lookup de waarde FALSE heeft is geen ordening nodig en moet de waarde van lookup_value voorkomen in de eerste kolom of rij van table_array of het resultaat is een #N/A foutmelding.
• Je kan de combinatie INDEX-MATCH vervangen door de VLOOKUP functie met als range_lookup waarde FALSE, wanneer de te onderzoeken kolom de eerste kolom van de tabel is.
• Het werkblad Lookup (figuur 15) bevat voorbeelden van het gebruik van de functies LOOKUP, VLOOKUP, HLOOKUP en de INDEX-MATCH combinatie.

figuur 15: Het werkblad 'Lookup'

4.6 De vormgeving verzorgen (*)

Juist zoals bij het werkblad Inuit.xls kan je nu de vormgeving aanpassen. Het beoogde resultaat bevindt zich in het werkblad Verkoop 2 (figuur 16).

Je kan de vormgeving verzorgen met knoppen uit de Formatting toolbar en met commando's uit het Format menu of uit de Worksheet Cell, Column of Row snelmenu's, die je oproept wanneer je een range, kolom(men) of rij(en) rechtsklikt. In dit hoofdstuk wordt vooral aandacht besteed aan de commando's uit het Format menu.

figuur 16: Het werkblad 'Verkoop 2'

4.6.1 Het Format menu en de snelmenu's

Het Format menu bevat de volgende commando's

Het belangrijkste commando is

Format, Cells...

Hiermee kan je in zes tabbladen van het Format dialoogvenster de vormgeving van de geselecteerde cellen beheren:

Wanneer je een cel of range rechtsklikt, verschijnt het Worksheet Cell snelmenu met de commando's:

Wanneer je één of meer kolommen rechtsklikt verschijnt het Column snelmenu met de commando's:

Wanneer je één of meer rijen rechtsklikt verschijnt het Row snelmenu met de commando's:

4.6.2 De kolombreedte wijzigen (*)

Je kan de kolommen verbreden door de rechterkant van een geselecteerde kolomhoofd te dubbelklikken of te verslepen. In dit hoofdstuk gebruik je echter de commando's uit het Format, Column submenu gebruiken

Opmerkingen:

• Om de standaardbreedte van kolommen te herstellen moet je deze kolommen selecteren, het commando Format, Column, Width... kiezen en de waarde 8.43 invullen.
• In een verzorgd werkblad hebben kolommen met dezelfde betekenis dezelfde breedte. Zo moeten kolommen B:D een gelijke breedte hebben en kolommen E:H ook.

Geef kolom A nu de breedte van zijn langste tekst, kolommen B:D de gelijke breedte 8.86 tekens, en kolommen E:H de gelijke breedte 15 tekens:

A:A:	Format, Column, AutoFit Selection
B:D:	Format, Column, Width..., 8.86
E:H:	Format, Column Width..., 15.00

Met deze kolombreedte past het werkblad niet helemaal meer in beeld. Je kan daarom de schaal verkleinen met de Zoom knop of het commando View, Zoom....

In het Zoom dialoogvenster (figuur 17) kan je een vergroting van 200%, 100%, 75%, 50% en 25% kiezen, je kan kiezen voor een vergroting, zodat de geselecteerde range juist volledig in beeld past (Fit selection), of zelf een waarde opgeven (Custom).

figuur 17: Het Zoom dialoogvenster

Met de Zoom knop heb je dezelfde mogelijkheden. Wanneer je zelf een waarde wilt opgeven moet je die gewoon intypen in het vak bij de knop (zonder % teken).

Verklein de schaal tot 90%:

View, Zoom..., 90%

4.6.3 De rijhoogte wijzigen

Bij het wijzigen van lettertype en lettergrootte en het spreiden van tekst over meerdere regels binnen een cel (zie infra) zal de rijhoogte automatisch worden aangepast. Het aanbrengen van horizontale lijnen vereist echter vaak een kleine verdere vergroting van de betreffende rijhoogte. Dit kan op dezelfde wijze gebeuren als het wijzigen van de kolombreedte: door rijen te selecteren en de onderrand van een geselecteerde rij te dubbelklikken of naar omlaag of omhoog te slepen. Gebruik in dit hoofdstuk je echter de commando's uit het Format, Row submenu.

Opmerkingen:

• Het wijzigen van de rijhoogte heeft vaak als gevolg dat je de verticale positionering van de inhoud van de cellen in deze rijen moet aanpassen. Daarna moet je de weergave van het werkblad eventueel opnieuw aanpassen.
• Er is geen standaard rijhoogte, omdat deze afhankelijk is van het lettertype en de lettergrootte. De standaardrijhoogte bij het lettertype Arial 10 bedraagt 12.75 punten - 72 punten = 1 inch = 2.54 cm.

  Geef rijen 20 en 21 met totalen die zullen worden omkaderd, een rijhoogte van 16.50 punten:

  20:21

  Format, Row Height..., 16.50

4.6.4 Getallen formatteren (*)

De ingevoerde prijzen van de drie producten zijn bij het invoeren automatisch als gehele geldbedragen geformatteerd. Bepaalde formules die naar deze cellen refereren worden eveneens automatisch op dezelfde wijze geformatteerd, en eventueel worden hierbij zelfs de kolombreedtes aangepast. Nochtans zal je zeer vaak zelf nog getallen moeten formatteren. Je hebt hierbij verschillende mogelijkheden:

• Gebruik vijf knoppen uit de Formatting toolbar (zie supra).
• Je kan getallen formatteren met het commando

  Format, Cells..., Number tabblad

  In het Number tabblad van het Format Cells dialoogvenster (figuur 18) kan je een Category kiezen en vervolgens een aantal eigenschappen in functie van deze categorie, zoals het aantal cijfers na het decimaal scheidingsteken (Decimal Places), het gebruik van een scheidingsteken voor de duizendtallen (Use 1000 Separator), het munteenheidsymbool voor geldbedragen (Symbol) en de wijze van voorstelling van negatieve getallen (Negative numbers). Steeds wordt een voorafbeelding gegeven van het resultaat in de geactiveerde cel (Sample). Je kan ook zelf een nieuw formaat definiëren in de Custom categorie (zie infra).

• Je kan cellen op ruimere wijze formatteren met het commando

  Format, Style....

  In het Style dialoogvenster (figuur 19) kan je een stijl kiezen.

  
  figuur 18: De Number categorie in het Number tabblad van het Format Cells dialoogvenster

  Een stijl vormt een combinatie van zes aspecten, die individueel met de zes tabbladen van het Format Cells dialoogvenster kunnen worden ingesteld. Je kan deze aspecten opnemen in een stijl door ze aan te kruisen (Style includes): het getalformaat (Number), de positionering in de cel (Alignment), het lettertype en de lettergrootte (Font), de lijnen rond de cellen (Border), de kleur en de arcering van de achtergrond (Patterns), en de beveiliging van de cellen (Protection).

  Je kan een stijl selecteren en hem toepassen op de geselecteerde cellen (OK), hem wijzigen (kruis de gepaste aspecten aan en klik Modify...), een nieuwe stijl toevoegen (Add; enkel wanneer je de Style name vooraf hebt veranderd) en een zelf gedefinieerde stijl verwijderen (Delete). Ook kan je stijlen uit een ander werkboek kopiëren naar het geactiveerde werkboek en daar toevoegen aan de lijst (Merge...).

  
  figuur 19: De Normal style in het Style dialoogvenster

  Er zijn zes ingebouwde stijlen. Bij de Normal stijl, die standaard is, zijn alle aspecten ingesteld zoals is aangegeven (figuur 19). De overige vijf stijlen bevatten enkel een getalformaat. Deze zijn: Comma (getal met twee cijfers na de decimale punt), Comma [0] (geheel getal), Currency (geldbedrag met twee cijfers na de decimale punt), Currency [0] (geldbedrag, voorgesteld als een geheel getal) en Percent (percentage, voorgesteld als een geheel getal, zonder cijfers na de decimale punt).

• Je kan het formaat van een geselecteerde cel naar één cel of range kopiëren door de Format Painter knop te klikken en daarna de te formatteren cel of range te selecteren (te klikken of erover te slepen). Het formaat wordt hierbij gekopieerd.
• Je kan het formaat van een geselecteerde cel naar meerdere cellen of ranges kopiëren door de Format Painter knop te dubbelklikken (de Format Painter knop wordt nu ingedrukt getoond en de mouse pointer neemt de gedaante aan van een + teken met het Format Painter icoon) en daarna de te formatteren cellen of ranges één na één te selecteren. Het formaat wordt telkens gekopieerd onmiddellijk nadat een cel of range geselecteerd werd. Om het kopiëren van de formaten te beëindigen klik je nogmaals de Format Painter knop (hij wordt niet langer ingedrukt getoond).
• Je kan tabellen automatisch formatteren met het commando Format, AutoFormat... (zie infra).
• Bij het kopiëren (met of zonder fill handle) worden de formaten mee gekopieerd. Wanneer je dit doet met de rechtermuisknop, kan je in een snelmenu het commando Copy Here as Formats Only kan kiezen.

Kopieer het reeds correcte formaat van een cel met de Copy knop naar het clipboard en plak dit formaat met het commando Edit, Paste Special..., stip Paste Formats aan.

Formatteer de verkoophoeveelheden als gehele getallen, uitgedrukt in eenheden, de prijzen in BF, eveneens uitgedrukt in eenheden, en kopieer die met de Format Painter naar de omzetcellen:

Opmerkingen:

• Het gebruik van de Format Painter knop is sterk aan te bevelen indien de te kopiëren formaten reeds in het werkblad aanwezig zijn. Dit gebeurt best vóór het aanbrengen van lijnen en achtergrondkleuren, omdat die heel vaak niet mee mogen worden gekopieerd.
• Met de Currency, Comma Style en Percent Style knoppen zijn de gelijknamige stijlen (en getalformaten) geassocieerd.
• De Comma en Currency stijlen komen overeen met de numerieke formaten uit de Accounting Category. Het eventuele minteken wordt helemaal links geplaatst. Bij de Comma stijlen is ruimte overgelaten voor de munteenheid. Wanneer deze rechts van het getal staat (zoals bij BF) heeft dit als gevolg dat rechts van de getallen ruim 1 cm witte ruimte is. Daardoor zijn de Comma stijlen in de praktijk onbruikbaar bij BF.

4.6.5 Tekst en getallen uitlijnen (*)

Je kan ook de positie van tekst en getallen in de cellen bepalen. Je kan tekst en getallen horizontaal uitlijnen en positioneren met zes knoppen uit de Formatting toolbar. Voor meer gevorderde bewerkingen, die toch vrij frequent voorkomen, gebruik je het commando

Format, Cells..., Alignment tabblad

figuur 20: Het Alignment tabblad in het Format Cells dialoogvenster

In het Alignment dialoogvenster (figuur 20) heb je de volgende mogelijkheden:

• Lijn de inhoud uit (Text alignment):

• Controleer de voorstelling van de tekst (Text control):

Voer de volgende acties uit: Centreer de titel over cellen B1:F1 en voeg deze cellen samen. Lijn de tekst jaar in G1 rechts uit en het jaartal in H1 links. Lijn de samenvattende teksten bovenaan in kolom E rechts uit, centreer de corresponderende teksten in kolom G en lijn het jaartal en de maanden in kolom H links uit. Lijn de eerste kolom van de tabel links uit met één insprong. Centreer de overige titels van de tabel en spreid de tekst over meerdere regels. Op deze wijze wordt de hele inhoud leesbaar, zonder de kolommen nodeloos te verbreden. Centreer deze rij met meerdere regels verticaal. Centreer rijen 20 en 21 verticaal. Dit is nodig omdat hun rijhoogte werd verhoogd.

Opmerkingen:

• Links uitgelijnde tekst begint in de formulebalk met een ', rechts uitgelijnde tekst met een " en gecentreerde tekst met een ^.
• Bij het spreiden van tekst over twee of meer regels (Wrap text) kunnen woorden worden afgebroken. Wanneer dit niet mooi uitkomst kan je zelf opleggen waar een nieuwe regel begint door de cel te editeren en alt+enter te drukken op de plaats waar een nieuwe regel moet worden genomen. Dit kan je doen na het woord verkoop in B7:D7, omzet in E7:G7 en omzet in H7 wanneer het afbreken in deze cellen niet mooi verloopt.
• Wanneer je tekst over meerdere regels spreidt zal je waarschijnlijk steeds verticaal moeten uitlijnen.
• Bij het uitvullen tussen de randen (Justify) worden indien nodig automatisch nieuwe regels binnen een cel genomen, zelfs al is Wrap text niet aangekruist.
• Met Center Across Selection heb je het uiterlijke effect van de combinatie Horizontal - Center en Merge cells, maar de cellen worden niet samengevoegd. Je vond tekst niet meer terug in de cel waarin je hem zag. Door de Merge cells optie toe te voegen worden cellen effectief samengevoegd. Een nadeel is wel dat het gezamenlijk selecteren van individuele kolommen met samengevoegde cellen in de eerste rij niet altijd meer mogelijk is.
• Je zal waarschijnlijk een aantal mogelijkheden uit het Alignment tabblad, waarvoor geen knop bestaat, veel willen gebruiken. Voor bepaalde zaken kan je eventueel proberen een extra knop aan de Formatting toolbar toe te voegen.

4.6.6 Lettergrootte en lettertype aanpassen (*)

Je kan allerlei tekst aspecten in een cel aanpassen met zes knoppen uit de Formatting toolbar. Wens je meer uitgebreide mogelijkheden dan je gebruik je het commando

Format, Cells..., Font tabblad

In het Font tabblad van het Format Cells dialoogvenster (figuur 21) kan je dan de volgende zaken instellen:

• Het lettertype (Font - standaard: ingesteld in het General tabblad van het Options dialoogvenster).

figuur 21: Het Font tabblad van het Format Cells dialoogvenster
• De stijl van het lettertype (Font style - standaard: Regular): Geef aan of de tekst in vetjes (Bold) of cursief (Italic) of vetjes en cursief (Bold Italic) moet staan.
• De lettergrootte in punten (Size - standaard: 10).
• Moet de tekst onderstreept moet worden (Underline - standaard: None) en hoe (Single, Double, Single Accounting, Double Accounting)?
• De kleur van de tekst (Color - standaard: Automatic = zwart op witte achtergrond).
• Definieer het ingestelde lettertype als standaard (Normal font).
• Speciale effecten (Strikethrough = doorstrepen, Superscript, Subscript).
• Steeds wordt een voorbeeld (Preview) getoond van hoe de tekst er zou uitzien met de hier ingestelde keuzen (WYSBYGI: What You See Before You Get It).

Je overdrijft best niet met de mogelijkheden van het Font tabblad.

Plaats de naam in A1 in een cursief lettertype. Zet de titel in Times New Roman, 16 punten groot, vetjes. Zet het woord jaar en het jaartal op de eerste rij eveneens in Times New Roman en 12 punten groot. Hij zal echter onderaan in de cel plakken. Centreer deze cellen daarom verticaal.

Opmerking:

• Alle aspecten uit het Font tabblad kunnen ook worden toegepast op een in de formulebalk geselecteerd deel van de celinhoud.

4.6.7 Kaders en lijnen aanbrengen rond de cellen (*)

Je kan kaders en lijnen aanbrengen rond cellen en ranges met de Borders knop en het Borders venster. Een alternatief hiervoor vormt het commando

Format, Cells..., Border tabblad

In het Border tabblad van het Format Cells dialoogvenster (figuur 22) kan je de volgende zaken aanbrengen:

• Geef de stijl (Style - standaard: dunne lijn) en de kleur (Color - standaard: Automatic) van de lijn aan.
• Geef de plaats van de lijn aan. Je hebt hiervoor elf knoppen en je kan bovendien in het Preview klikken op de bewuste plaats om een lijn aan te brengen of te verwijderen. Met de bovenste drie knoppen (Presets) verwijder je alle kaders (None), breng je overal kaders aan de buitenkant (Outside) of lijnen aan de binnenkant (Inside) aan. Met de andere knoppen breng je lijnen aan (of verwijder je lijnen) op de aangeduide plaats. Je kan ook diagonalen aanbrengen. Een grijze lijn in het Preview betekent dat in sommige cellen wel en in andere geen lijn is aangebracht.

figuur 22: Het Border tabblad van het Format Cells dialoogvenster

Opmerkingen:

• Je kan vaak een lijn op twee wijzen aanbrengen: onderaan een cel of bovenaan de cel eronder. Bij et kopiëren en verplaatsen en het gebruik van de Format Painter zullen de lijnen vaak voor ongewenste neveneffecten zorgen. Je kan deze vermijden door de lijnen pas helemaal op het einde aan te brengen en door ze aan te brengen in cellen waarvan je kan vermoeden dat ze niet zullen worden gekopieerd.
• Je moet de lijnen zodanig aanbrengen dat je de rasters mag verwijderen.

Breng de volgende lijnen en kaders aan: een dikke kader om de buitenkant, halfdikke horizontale lijnen boven de titelrij van de tabel en boven de twee samenvattende rijen, en dunne horizontale lijnen onder de titelrij en tussen de twee samenvattende rijen. Breng verticale dunne lijnen aan binnenin de tabel. Breng een dunne lijn aan rond de prijzen (A3:B5) en de besluiten (E3:H5), maar wijzig de lijndikte aan de buitenkant hierbij niet:

Verwijder daarna de rasters die de cellen scheiden:

Tools, Options..., View tabblad, verwijder de aankruising van Gridlines

Opmerkingen:

• De volgorde van het aanbrengen van lijnen kan werk uitsparen.
• Wanneer je lijnen rond de rand pas op het einde aanbrengt, loop je minder gevaar dat ze plaatselijk door andere lijnen worden vervangen. De mogelijkheden van het Border tabblad zijn echter zeer flexibel.
• Lijnen aan de binnenkant worden zowel aan de onderkant in de cel erboven als aan de bovenkant van de cel eronder aangebracht (idem voor linker- en rechterkant).
• De halfdikke lijn werd boven de eerste samenvattende rij geplaatst en niet onder de laatste maandrij. Indien je een tabel later wil uitbreiden kunnen lijnen bovenaan de eerste en onderaan de laatste rij voor problemen zorgen. Je voorkomt dit deze door de lijnen onder de tabelhoofden en boven de eerste samenvattende rij te plaatsen.

4.6.8 Een achtergrondkleur aanbrengen (*)

Je kan bepaalde delen van een werkblad beklemtonen door ze een bij voorkeur zachte achtergrondkleur te geven. Dit kan je doen met de Color knop uit de Formatting toolbar of met het commando

Format, Cells..., Patterns tabblad

figuur 23: Het Patterns tabblad van het Format Cells dialoogvenster met opengeklapte Patterns lijst

In het Patterns tabblad van het Format Cells dialoogvenster (figuur 23) kan je de volgende zaken kiezen:

• Een achtergrondkleur (Color - standaard: No Color) uit 56 beschikbare kleuren.
• Een arcering (Pattern - standaard: Automatic) uit 18 beschikbare patronen. Hierbij kan je een secundaire achtergrondkleur kiezen, eveneens uit 56 beschikbare kleuren. Je moet zowel een achtergrondkleur als een arcering kiezen. Daarvoor moet je tweemaal een keuze maken in de Patterns lijst.

Opmerkingen:

• De gemaakte keuze wordt in het dialoogvenster weergegeven (Sample) volgens het WYSBYGI principe.
• Het overmatig gebruik van achtergrondkleuren en arceringen is af te raden. Daarenboven moet je rekening houden met het effect op een (eventueel zwart/witte) afdruk op papier.
• Vele andere objecten, zoals, lijnen, pijlen, punten en oppervlakken kan je een analoge manier formatteren.
• De 56 achtergrondkleuren zijn:

Geef elk van de drie delen een afzonderlijke achtergrondkleur: de tabel (lichtste geel), de prijzen links bovenaan (lichtste groen) en de resultaten rechts bovenaan (lichtste blauw):

A7:H21:	Format, Cells..., Patterns tabblad, Ivory
A3:B5:	Format, Cells..., Patterns tabblad, Light Green
E3:H5:	Format, Cells..., Patterns tabblad, Light Turquoise

4.6.9 Cellen, ranges, werkbladen en werkboeken beveiligen

Je kan eveneens cellen, ranges en hele werkbladen of werkboeken beveiligen tegen gebruik of wijzigingen. Je beveiligt cellen en ranges met het commando

In het Protection tabblad van het Format Cells dialoogvenster (figuur 24) hebben je de volgende mogelijkheden:

• Stel de mogelijkheid in om de geselecteerde cellen als Read Only te beveiligen (Locked - standaard).
• Verhinder het tonen van de inhoud (formules) van geselecteerde cellen in het werkblad of in de formulebalk (Hidden). Enkel de resultaten worden getoond.

figuur 24: Het Protection tabblad van het Format Cells dialoogvenster

Om de beveiliging effectief te laten plaatsvinden is een tweede commando nodig:

Dit commando voert de met het commando Format, Cells..., Protection tabblad ingestelde beveiligingen, effectief uit. Je kan in het Protect Sheet dialoogvenster (figuur 25) zowel de formules (Contents), bovenop het werkblad aangebrachte objecten zoals pijlen, tekstkaders, figuren (Objects - zie infra) en toegevoegde scenario's (Scenarios - zie infra) beveiligen. Je kan eveneens een paswoord opgeven (Password). Dit paswoord kan tot 255 tekens lang zijn, waarbij hoofd- en kleine letters niet gelijkwaardig zijn. Enkel indien het paswoord correct wordt opgegeven kan je de formules in de beveiligde cellen zien en/of wijzigen. Om de beveiliging te wijzigen of op te heffen moet je het paswoord opnieuw opgeven worden. Wanneer een werkblad (of ander type subdocument) beveiligd is kan je deze beveiliging opheffen met het commando

figuur 25: Het Protect Sheet dialoogvenster

Met het commando

kan je een volledig werkboek beveiligen. Je kan in het Protect Workbook dialoogvenster (figuur 26) de bladen beveiligen tegen toevoegen, hernoemen, verbergen, verplaatsen, kopiëren, verwijderen (Structure) en tegen het wijzigen van de venstergrootte of plaats (Windows). Ook hier kan je een paswoord opgeven. Wanneer een werkboek beveiligd is kan je deze beveiliging opheffen met het commando

Met het commando

kan je aangeven dat je een werkboek wilt delen en dat het registreren van aangebrachte wijzigingen niet wordt afgezet. Je kan dit in het Protect Shared Workbook dialoogvenster aangeven door Protect workbook for Sharing with Track changes aan te kruisen.

Opmerkingen:

• Een alternatieve methode om celinhouden onzichtbaar te maken bestaat erin de celinhoud het numeriek formaat ;;; op te geven (zie infra). Dit formaat geeft aan dat alle soorten getallen of tekst niet getoond mogen worden. In dit geval is het niet nodig een beveiliging op werkblad niveau aan te brengen.

• Een tweede alternatieve methode om celinhouden onzichtbaar te maken bestaat erin de kleur van de tekst en de achtergrond gelijk te maken (met de Font Color en Color knoppen).

• Je kan het tonen van nulwaarden in een heel werkblad onderdrukken met het commando

• Je kan ook een beveiliging tegen wijzigen en een paswoordbeveiliging instellen bij het bewaren van een werkboek met het commando

• Bij het werken met paswoorden is het natuurlijk van groot belang dat je het paswoord onthoudt en dat je geen gemakkelijk te kraken paswoord kiest.

• Bij het opstellen van werkbladen worden de beveiligingscommando's best achterwege gelaten. Enkel indien onbevoegden toegang hebben tot de computer waar de bestanden worden bewaard en bij het distribueren van Excel documenten is een goede beveiliging van belang.

4.6.10 Voorwaardelijk formatteren (*)

Je kan een formaat laten afhangen van een voorwaarde. Voor numerieke formaten kan je tussen vierkante haakjes [ ] in het Number tabblad van het Format Cells dialoogvenster een voorwaarde aanbrengen, beginnend met een >, < of soortgelijk teken (zie infra).

Andere formatteringsmogelijkheden worden geboden door het commando

Format, Conditional Formatting...

In het Conditional Formatting dialoogvenster (figuur 27) kan je voorwaarden opbouwen (Condition n):

• In de linkse lijst kan je aanduiden of je een voorwaarde oplegt aan een cel of aan een formule. Daarna heb je de mogelijkheid om de voorwaarde op te stellen. Je kan voorwaarden kiezen uit een lijst kiezen met o.m. between ... and ..., greater then ... en less then ....
• Met de Format... knop kan je het op te leggen formaat bepalen. Je kan hierbij kiezen uit drie tabbladen: Font, Border en Patterns.
• Je krijgt een voorafbeelding van het gekozen formaat (Preview of format to use when condition is true).
• Met de Add >> knop kan je het dialoogvenster met een volgende voorwaarde uitbreiden.
• Met de Delete... knop kan je via een dialoogvenster één van de voorwaarden verwijderen.

Pas dit toe door de tekstkleur te veranderen in de tabel (B8:H19). Stel een verkoop- of omzetwaarde in een blauwe letterkleur voor wanneer die meer dan 5% groter is dan het gemiddelde, en in een rode letterkleur, wanneer die meer dan 5% kleiner is dan het gemiddelde. Om dit in één maal te kunnen doen, heb je hier een gemengde referentie nodig met een absolute rijreferentie en een relatieve kolomreferentie!

B8:H19:

Format, Condtional Formatting..., Condition 1: Cell Value is greater then = B$21*1.05, Format..., Font tabblad, Color: Blue, Add >>, Condition 2: Cell Value is less then = B$21*0.95, Format..., Font tabblad, Color: Red, OK

Nu hebben de hoge waarden in cellen B9, E9, C11, F11, B16, C16, E16, F16, H16, B18, C18, E18, F18 en H18 een blauwe kleur en de lage waarden in cellen B8, E8, C9, F9, B13, C13, E13, F13 en H13 een rode kleur (figuur 28). Je ziet aan de kleur dat september en november "goede" en juni "slechte" maanden zijn!

Opmerkingen:

• Ook hier kan je bij het aanwijzen van de cel het dialoogvenster reduceren.
• De formaten die je niet wil wijzigen (Border en Patterns tabbladen) moet je niet vermelden.
• Hier heb je een voorbeeld van het toepassen van een gemengde referentie. De voorwaarde moet steeds vergeleken worden met het gemiddelde. De rij van het gemiddelde is absoluut (steeds rij 21) en de kolom is relatief (dezelfde als deze van het resultaat).
• Wanneer achteraf getalwaarden worden gewijzigd, verandert mogelijk de weergave omdat nu een ander voorwaarde kan gelden.
• Je kan een voorwaardelijk formaat ongedaan maken met het commando Edit, Clear, Formats en door het met de Delete... knop te verwijderen in het Conditional Formatting dialoogvenster. Je kan het echter niet verwijderen door met de Font Color, Border en Fill Color knoppen of de Font, Border en Patterns tabbladen in het Format Cells dialoogvenster de opties te kiezen die de formaten verwijderen!

4.6.11 Automatische vormgeving (*)

Naast het formatteren van cellen met de commando's Format, Cells... en Format, Style... is er een nog meer uitgebreide wijze waarmee je een tabelvormige range een formaat kunnen geven. Dit doe je met het commando

Format, AutoFormat...

figuur 29: Het uitgebreide AutoFormat dialoogvenster

In het AutoFormat dialoogvenster (figuur 29) kan je uit een lijst één van de 16 voorgedefinieerde formaten kiezen (Table format). Met de Options >> knop kan je het dialoogvenster uitbreiden, waarna je kan aangeven welke aspecten ervan je wenst aan te wenden (Formats to apply). Ook hier wordt een voorbeeld getoond (Sample). In deze voorgedefinieerde formaten worden de buitenste rijen en kolommen van de tabel op een speciale wijze geformatteerd.

Je kan dit testen door eerst het werkboek te bewaren, het werkblad Verkoop 1 te selecteren en vervolgens de tabel te selecteren en een AutoFormat te kiezen:

A7:H21:

Format, AutoFormat..., Table Format: Classic 3

figuur 30: De tabel in 'Verkoop 1', volledig geformatteerd met het Classic 3 AutoFormat

Wanneer dit commando werd uitgevoerd op een nagenoeg ongeformatteerd werkblad zoals Verkoop 1, voldoet het resultaat (figuur 30) meestal niet helemaal:

• Uiteraard zijn de cellen buiten de geselecteerde tabel niet mee geformatteerd.
• De Wrap text optie behoort tot geen enkel AutoFormat. Als gevolg daarvan wordt lange tekst volledig op één regel getoond en worden de kolommen aan die veel te grote breedte aangepast.
• De AutoFormats zijn zeer onhandig met numerieke formaten. Onvolkomenheden worden vaak niet weggewerkt. Soms worden ook ten onrechte alle getallen als geldbedragen geformatteerd. Excel begrijpt uiteraard de betekenis van de cellen niet en kan zodoende niet zelf uitmaken welke cellen geldbedragen zijn. Hij gebruikt hiervoor speciale Accounting AutoFormats.

Opmerkingen:

• Voorwaardelijke formaten worden niet beïnvloed door AutoFormats! De kleuren van de getallen aangebracht met de voorwaardelijke formaten, blijven behouden als je op deze tabel een AutoFormat toepast (tenzij je ze vooraf ongedaan hebt gemaakt).
• Je kan alle formaten in de geselecteerde cellen in één keer verwijderen met het commando Edit, Clear, Formats.

Je kan achteraf het AutoFormat annuleren met de Undo knop (eventueel enkele keren) of door het werkboek te sluiten zonder het te bewaren en het vervolgens in zijn vroegere gedaante te heropenen.

Vaak bekom je een behoorlijk resultaat door voor de tabel de kolombreedtes, getalformaten en uitlijningen manueel te realiseren en de lettertypes, kaders en achtergronden via een AutoFormat. Dit doe je door in het AutoFormat dialoogvenster enkel Font, Border en Pattern aangekruist te laten en dan een AutoFormat te kiezen. Je moet dan wel eventueel nog de rijhoogte en kolombreedte manueel bijstellen. Je vindt hiervan een illustratie in Verkoop 3 (figuur 31).

figuur 31: De tabel in 'Verkoop 3', gedeeltelijk geformatteerd met het Classic 3 AutoFormat

4.6.12 De ingebouwde getalformaten

In vroegere versies gebruikte Excel cryptische codes bij de numerieke formaten. In Excel 97 is dit nog steeds zo, maar ze worden goed verborgen in het Number tabblad van het Format Cells dialoogvenster. Enkel wanneer je zelf formaten zal definiëren in de Custom categorie, zal je deze codes nog gebruiken.

Wanneer je trouwens de code van het numerieke formaat van een cel wilt zien, moet je deze cel activeren, het commando

Format, Cells..., Number tabblad

figuur 32: De Custom categorie in het Number tabblad van het Format Cells dialoogvenster

kiezen en hierin de Custom categorie. Dan wordt de code getoond (figuur 32). Je kan deze code wijzigen, en zo een nieuw formaat definiëren.

Ook bij het tonen van stijlen worden deze codes getoond.

Hierna worden de numerieke formaten en hun codes grondiger besproken.

Een getalformaat kan worden opgebouwd uit vier deelformaten, die door kommapunten ; worden gescheiden.

• Het eerste deelformaat geldt voor positieve getallen.
• Het tweede deelformaat geldt voor negatieve getallen.
• Het derde deelformaat geldt voor de waarde 0.
• Het vierde deelformaat geldt voor tekst.

Indien één van de vier deelformaten ontbreekt wordt het eerste deelformaat standaard gebruikt. Je kan extra deelformaten definiëren door tussen vierkante haakjes [ ] een voorwaarde aan te brengen, die weergeeft voor welke soorten getallen het deelformaat geldt (zie infra).

De volgende codes worden gebruikt in numerieke formaten:

General (standaard)	Het best bij de ingetypte getallen of tekst passende formaat wordt gebruikt. Wanneer de cel niet breed genoeg is wordt getracht het getal zo nauwkeurig mogelijk voor te stellen. Indien dit niet gaat worden # tekens getoond.
0	Op de positie van deze code wordt steeds een cijfer voorgesteld. Verder worden alle beduidende cijfers vóór de decimale punt steeds voorgesteld. Dit houdt onder meer in dat bij gehele getallen evenveel nullen na de decimale punt worden voorgesteld als in de code voorkomen.
#	Op de positie van deze code wordt enkel een cijfer voorgesteld wanneer het beduidend is. Dit houdt in dat bij gehele getallen nullen na de decimale punt niet worden voorgesteld.
. spatie BF	De decimale punt ( . ), het scheidingsteken voor de duizendtallen ( ) en de munteenheid ( BF) zijn landafhankelijke codes en hebben de betekenis die is vastgesteld in het Regional Settings dialoogvenster van het Control Panel.
+ - ( )	Het plusteken geeft aan dat het teken van een getal moet worden weergegeven. Het minteken geeft aan dat enkel het minteken moet worden weergegeven, gewoonlijk bij negatieve getallen. Haakjes rond een getal duiden meestal op een negatief getal, zoals vaak in boekhoudkundige voorstellingen voorkomt.
_teken	_) beduidt dat een lege ruimte ter grootte van het haakje moet worden opengelaten. Dit wordt vooral gebruikt bij de rechtse uitlijning van de voorstelling van positieve getallen wanneer bij de voorstelling van negatieve getallen haakjes gebruikt. Een analoge code met een _ gevolgd door een ander teken kan eveneens worden gebruikt. Wanneer het munteenheidsymbool (BF) na het getal volgt wordt de code _B_F gebruikt in de Accountancy Category, waardoor een lege ruimte ter grootte van de symbolen BF wordt opengelaten. Hierdoor gaat in de zo geformatteerde cellen kostbare ruimte verloren!
[color]	De color geeft aan dat een getalvoorstelling in de aangeduide kleur moet staan. Dit wordt meestal gebruikt om negatieve getallen in het rood voor te stellen.
%	Dit teken geeft het getal weer als een percentage (waarde maal 100 gevolgd door het % teken).
E e	Deze tekens worden gebruikt bij de exponentiële notatie. De exponent volgt meestal na het E teken en wordt gevolgd door een teken en twee cijfers, die de macht van 10 (!) aanduiden.
" "	Deze tekens wordt gebruikt om expliciet een spatie aan te geven, of andere letterlijk over te nemen tekst tussen de " " tekens te plaatsen. Op deze wijze kan je km en kg formaten definiëren..
?	Dit teken wordt gebruikt bij breukformaten en geeft het maximaal aantal cijfers in teller en noemer aan.
;	Dit teken wordt gebruikt om deelformaten van elkaar te scheiden.
= < > <> <= >=	Deze codes worden gebruikt tussen [ ] om een voorwaarde aan te geven bij het opbouwen van een deelformaat.

In datum- en tijdsformaten komen nog allerlei letters voor. Hierna volgt de lijst van alle ingebouwde getalformaten per categorie met een voorbeeld. Bij speciale datum-, tijd- en breukformaten volgt uitleg.

Category Number:	-12345 voorgesteld als:	12345.6789 voorgesteld als:
0	-12345	12346
0.00	-12345.00	12345.68
# ##0	-12 345	12 346
# ##0.00	-12 345.00	12 345.68
# ##0\_B_F;-# ##0\_B_F	-12 345	12 346
# ##0\_B_F;[Red]-# ##0\_B_F	-12 345 in rood	12 346
# ##0.00\_B_F;-# ##0.00\_B_F	-12 345.00	12 345.68
# ##0.00\_B_F; [Red]-# ##0.00\_B_F	-12 345.00 in rood	12 345.68
Category Currency:	-12345 voorgesteld als:	12345.6789 voorgesteld als:
# ##0 BF;-# ##0 BF	-12 345 BF	12 346 BF
# ##0 BF;[Red]-# ##0 BF	-12 345 BF in rood	12 346 BF
# ##0.00 BF;-# ##0.00 BF	-12 345.00 BF	12 345.68 BF
# ##0.00 BF;[Red]-# ##0.00 BF	-12 345.00 BF in rood	12 345.68 BF
Category Accounting:	-12345 voorgesteld als:	12345.6789 voorgesteld als:
_-* # ##0 BF_-; -* # ##0 BF_-; _-* "-" BF_-;_-@_-	- 12 345 BF	12 346 BF
_-* # ##0\ _B_F_-; -* # ##0\ _B_F_-; _-* "-" _B_F_-;_-@_-	- 12 345	12 346
_-* # ##0.00 BF_-; -* # ##0.00 BF_-; _-* "-"?? BF_-;_-@_-	- 12 345.00 BF	12 345.68 BF
_-* # ##0.00\ _B_F_-; -* # ##0.00\ _B_F_-; _-* "-"??\ _B_F_-;_-@_-	- 12 345.00	12 345.68
Category Scientific:	-12345 voorgesteld als:	12345.6789 voorgesteld als:
0.00E+00	-1.23E+04	E=2> 1.23E+04
##0.0E+0	-12.3E+3	12.3E+3
Category Percentage:	1.234 voorgesteld als:
0%	123%
0.00%	123.40%
Category Fraction:	3.68 voorgesteld als:	0 3/4 voorgesteld als:
#" "?/?	3 2/3	3/4
#" "??/??	3 17/25	3/4
Category Date:	2/7/1993 18:05 voorgesteld als:
d/MM/yy	2/07/93
d/MMM/yy	2/jul/93
d/MMM	2/jul
MMM/yy	jul/93
d/MM/yy h:mm	2/07/93 18:05
Category Time:	2/7/1993 18:05 voorgesteld als:
h:mm AM/PM	6:05 PM
h:mm:ss AM/PM	6:05:00 PM
h:mm	18:05
h:mm:ss	18:05:00
d/MMM/yy h:mm	2/07/93 18:05
mm:ss	05:00
mm:ss.0	05:00.0
[h]:mm:ss	819648:05:00
Category Text:	nul voorgesteld als:
@	nul

Opmerkingen:

• De Special categorie bevat Amerikaanse formaten voor postnummers (ZIP codes), Social Security nummers en telefoonnummers.
• Zelfgedefinieerde codes worden toegevoegd in de Custom categorie. Je kan de codes in het Type vak wijzigen. Je kan alleen zelfgedefinieerde codes verwijderen met de Delete knop. De ingebouwde codes komen ook voor in de Custom categorie, maar je kan ze niet verwijderen.
• Datums en tijden worden intern opgevat als positieve getallen, uitgedrukt in dagen, waarbij 1-1-1900 de waarde 1 heeft. De tijden worden omgezet in cijfers na de decimale punt (12:00 wordt 0.5; 18:05 wordt 0.7534722...).
• Bij het intypen van datums mag je zowel het - als het / teken als scheidingsteken gebruiken. Dit teken wordt omgezet in het teken dat is opgegeven in het Regional Settings dialoogvenster van het Control Panel.
• Bij tijdsaanduidingen geeft de code AM/PM aan dat een 12-urenklok wordt gebruikt. Uren in de voormiddag worden gevolgd door AM, uren in de namiddag door PM. De code [h] zorgt er voor dat uren boven de 24 worden doorgeteld en niet omgezet in dagen.
• Bij breuken geeft het aantal vraagtekens in de noemer aan hoeveel cijfers de noemer maximaal mag bevatten. Indien nodig wordt afgerond zodat de noemer het best wordt benaderd. Wanneer je bij het intypen van getallen wil aangeven dat deze als een breuk moeten worden voorgesteld, moet je ze ingeven in breukvorm en steeds met een geheel gedeelte gevolgd door een spatie, ook als dit gehele gedeelte nul is. Zo zal 3/7 worden opgevat als een datum en 0 3/7 als een breuk.
• Je kan nieuwe formaten definiëren om benoemde grootheden voor te stellen. Zo kan een voorstelling in km worden bekomen met het formaat 0" km", waarbij enkel het aantal km in de cel moet worden ingetypt en niet de tekst.
• Je kan een getal of tekst onzichtbaar maken door het een zelf gedefinieerd formaat ;;; te geven.

4.6.13 Stijlen

Stijlen zijn in Excel een combinatie van alle formaten die je in de zes tabbladen van het Format Cells dialoogvenster kan instellen.

Excel heeft zes ingebouwde stijlen. De standaard stijl Normal is de enige ingebouwde stijl die op alle zes tabbladen is gebaseerd (figuur 19). De andere stijlen zijn enkel op het Number tabblad gebaseerd.

De numerieke codes die de stijl bepalen zijn voor de overige stijlen de volgende:

Comma	_-* # ##0 BF_-;-* # ##0 BF_-;_-* "-" BF_-;_-@_-
Comma [0]	_-* # ##0\ _B_F_-;-* # ##0\ _B_F_-;_-* "-" _B_F_-;_-@_-
Currency	_-* # ##0.00 BF_-;-* # ##0.00 BF_-;_-* "-"?? BF_-;_-@_-
Currency [0]	_-* # ##0.00\ _B_F_-;-* # ##0.00\ _B_F_-;_-* "-"??\ _B_F_-;_-@_-
Percent	0%

De numerieke formaten die de Comma en Currency stijlen bepalen zijn de vier formaten uit de Accountancy categorie. Vooral de twee Comma stijlen zijn praktisch niet bruikbaar wanneer de naam van de munteenheid na de getalwaarde staat.

Je kan daarom deze stijlen herdefiniëren. Je kan dit zó doen, dat alle volgende werkbladen met de nieuwe stijlen zullen werken. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Open een nieuw leeg werkboek:

New knop

2. Plaats een getal in een cel:

A1:

-12.345

3. Herdefinieer de vier stijlen:

Format, Style...,

Style Name: Comma, kruis enkel Numbers aan, Modify...
(Number tabblad) Number categorie, Decimals: 2, kruis Use 1000 separator aan, Negative numbers: -1 234.00 (4de formaat), OK,
Add

Style Name: Comma [0], kruis enkel Numbers aan, Modify...
(Number tabblad) Number categorie, Decimals: 0, kruis Use 1000 separator aan, Negative numbers: -1 234 (4de formaat), OK,
Add

Style Name: Currency, kruis enkel Numbers aan, Modify...
(Number tabblad) Currency categorie, Decimals: 2, Symbol: BF, Negative numbers: -1 234.00 BF (4de formaat), OK,
Add

Style Name: Currency [0], kruis enkel Numbers aan, Modify...
(Number tabblad) Currency categorie, Decimals: 0, Symbol: BF, Negative numbers: -1 234 BF (4de formaat), OK,
Add, Close

4. Maak de cel leeg (inhoud én formaat!):

A1:	Edit, Clear, All

5. Bewaar het werkboek met lege werkbladen als een Template met naam book.xlt in de folder Program Files\Microsoft Office\Office\Xlstart:

File, Save As..., Save in: Program Files\Microsoft Office\Office\Xlstart,
Save as type: Template (*.xlt), File Name: Book, Save

6. Sluit het werkboek:

   klik de Close knop van het werkboek.

Opmerkingen:

• Elk nieuw leeg werkboek dat met de voorlopige naam Bookn wordt geopend is gebaseerd op het standaardwerkboek met de ingebouwde stijlen, dat in de Xlstart folder als een workbook template (extensie .xlt) met de naam book.xlt wordt bewaard. Indien zich daar geen template book.xlt bevindt worden de standaard instellingen genomen voor elk nieuw werkboek. Door een template met naam book.xlt te maken en dit in de Xlstart folder te bewaren, kan je dus de standaard instellingen voor werkboeken wijzigen. Dit werd hier gedaan om de stijlen te wijzigen.
• Bij het bewaren van een template is het absoluut nodig bij Save file as de waarde Template aan te duiden. Het volstaat niet het werkboek als een gewoon werkboek met extensie .xlt te bewaren!
• Omdat je uiteraard lege werkbladen wenst in elk nieuw werkboek, moet je er voor zorgen dat geen enkele cel een inhoud of formaat (anders dan het standaard formaat aangegeven door de Normal stijl) heeft.
• Omdat de stijlen gewijzigd zijn, heb je de zekerheid dat elk nieuw werkboek deze gewijzigde stijlen zal gebruiken.
• Omdat de namen van de oude stijlen behouden bleven, maar de numerieke formaten werden gewijzigd, is het formaat van de Style knoppen automatisch op de overeenkomstige wijze gewijzigd.
• Nadat je een stijl hebt gewijzigd in het Style dialoogvenster, moet je de Add knop indrukken om de wijziging effectief door te voeren.
• De namen van de Style knoppen blijven geassocieerd aan de oorspronkelijke stijlnamen. Wanneer je deze stijlnamen dus verwijdert, worden deze knoppen onbruikbaar.
• Je kan wel de oude stijlen een nieuwe naam geven en daarna aan de oude namen nieuwe stijlen hechten.

4.7 Commentaren aanbrengen en beheren

In cel A1 moet je naam staan. In het modelwerkblad staat het cursieve woord naam of typevoorbeeld. Je kan via een commentaar aangeven dat je hier je naam moet invullen.

Er zijn drie commando's om commentaren te beheren:

• Met het commando

  Insert, Comment

  breng je een nieuwe commentaar aan in de geactiveerde cel. Er verschijnt een rood driehoekje rechts bovenaan in de cel (de Comment indicator) en een tekstkader met oorspronkelijk de naam van de auteur van het werkboek (ingesteld met File, Properties, Summary tabblad, Author). Je kan deze tekst naar believen wijzigen in Vul hier je naam in. Je kan daarna de afmetingen van het tekstkader wijzigen door met de handles (vierkantjes in het midden van de randen en op de hoeken) te slepen. Je kan eveneens het commentaar verplaatsen door met zijn rand te slepen.

  
  figuur 33: Het werkblad met een commentaar en de Reviewing toolbar
• Met het commando

  View, Comments

  toon je alle commentaarkaders en de Reviewing toolbar. Met de knoppen uit de Reviewing toolbar kan je de volgende acties uitvoeren:

  Reviewing toolbar
  Edit Comment	Wijzig de tekst van het commentaar.
  Previous Comment	Activeer het vorige commentaarkader.
  Next Comment	Activeer het volgende commentaarkader.
  Hide Comment / Show Comment	Verberg of toon dit commentaarkader.
  Hide All Comments / Show All Comments	Verberg of toon alle commentaarkaders.
  Delete Comment	Verwijder dit commentaarkader.
  Create Microsoft Outlook Task	Maak van de commentaar een opdracht voor Microsoft Outlook.
  Update File	Werk het commentaar gedeelte van het bestand bij.
  Send to Mail Recipient	Stuur het commentaar naar een ontvanger van Mail.

• Met het commando

  Tools, Options..., View tabblad, Comments

  kan je aangeven of en hoe commentaren moeten worden getoond (None, Comment indicator only, Comment & indicator) (zie supra).

Breng een commentaar aan in cel A1 van elk werkblad. Plaats hierin de tekst: Vul hier je naam in:

A1:	Insert, Comment, typ in het tekstkader Vul hier je naam in, sleep handles naar binnen (verklein tekstkader), sleep rand (verplaats tekstkader)

Tijdens het aanbrengen van het commentaar, wordt de Reviewing toolbar getoond (figuur 33). Sluit deze na gebruik.

4.8 Labels en namen gebruiken (*)

De formules hebben in Excel en andere spreadsheets een nogal onleesbare notatie. Vele spreadsheets bieden echter de mogelijkheid om geselecteerde cellen van een naam te voorzien en deze naam in formules te gebruiken.

• Een label is een tekst (of als tekst op te vatten getal) in een cel, die kan worden gebruikt om cellen of ranges uit de cellen eronder of rechts ervan (meestal relatief) te refereren. In vele gevallen wordt de formule daardoor leesbaarder.
• Een naam is een tekst van maximaal 255 tekens, die geen spaties bevat, met een letter, _ of \ teken begint, en verder ook sommige andere symbolen kan bevatten. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofd- en kleine letters. Als naam mag je niets kiezen dat verwarring kan veroorzaken, dus geen namen van functies of uitdrukkingen zoals A4 of R3C die als een referentie kunnen worden opgevat. In de regel is het aangewezen betekenisvolle maar toch vrij korte namen te gebruiken, om de duidelijkheid te bevorderen en spellingfouten tegen te gaan.

Excel maakt een onderscheid tussen:

• book-level namen, die bij het werkboek behoren en in elk werkblad van het werkboek kunnen worden gebruikt. In het werkboek kan elke naam slechts eenmaal als book-level naam gedefinieerd worden.
• sheet-level namen, die bij een werkblad behoren en gewoonlijk enkel in het werkblad waarin ze gedefinieerd werden worden gebruikt. Dezelfde namen kunnen in elk werkblad als sheet level namen gedefinieerd worden (met eventueel verschillende betekenissen).

De commando's om labels en namen te definiëren en te gebruiken bevinden zich in het Insert, Name submenu.

Achtereenvolgens worden de volgende zaken behandeld:

• Tabelhoofden als labels gebruiken en definiëren met het commando Insert, Name, Label....
• Namen definiëren of verwijderen met de commando's Insert, Name, Define... en Insert, Name, Create... of door de naam in de name box links in de formulebalk in te typen, wanneer de formulebalk niet geactiveerd is.
• Referenties in bestaande formules door hun corresponderende namen vervangen met het commando Insert, Name, Apply....
• Namen in nieuwe (of gewijzigde) formules aanbrengen met het commando Insert, Name, Paste..., of door de naam in te typen of uit de name list links in de formulebalk te kiezen, wanneer de formulebalk geactiveerd is.
• Een range selecteren aan de hand van zijn naam met het commando Edit, Go To... of door de naam uit de name list links in de formulebalk te kiezen, wanneer de formulebalk niet geactiveerd is.

Het gebruik van labels en namen wordt geïllustreerd in het werkblad Verkoop 3 (figuur 31). Uiteraard kan je dit in gelijk welk werkblad uitproberen.

4.8.1 De tabelhoofden als impliciete labels gebruiken (*)

Wanneer je een formule opbouwt kan je in vele gevallen in plaats van een referentie de tekst in het tabelhoofd intypen. Wanneer je bijvoorbeeld in cel I8 zou intypen

I8:	=verkoop handboek

dan verschijnt in deze cel de waarde 440 van de verkoop van de handboeken in januari, de maand van rij 8. Wanneer je deze waarde met de fill handle naar beneden sleept, zullen achtereenvolgens de waarden van de verkoop van de handboeken in februari, maart enz. verschijnen.

Excel maakt de volgende redenering:

Deze werkwijze kan je vooral met succes toepassen in een tabel met een tabelhoofd. Zo kan je de relatieve referenties in de tabel A8:H19 vervangen door hun kolomhoofden. Die moeten dan wel correct gespeld worden!

Voorbeeld:

E8:	=verkoop handboek*$B$3

Men zegt dat verkoop handboek een impliciet label is. Je hebt deze tekst niet als een label gedefinieerd, maar je gebruikt hem wel als een label.

Opmerkingen:

• Je mag in cel E8 geen label gebruiken uit dezelfde kolom. Dan zou immers een zogenaamde circular reference ontstaan. Dit is een verwijzing naar zichzelf. Meestal is dit ongewenst.
• Het vervangen van de absolute referentie $B$3 door prijs handboek levert niet het gewenste resultaat 1200, maar wel 0. De reden is dat prijs handboek wordt opgevat als de cellen onder A3 (waarin prijs handboek staat) in kolom A, en in de formule als een relatieve referentie naar A8 (cel in de rij waarin de formule staat, naar de cellen onder A3 die aangeduid worden door het label). Deze cel A8 bevat de naam van de maand (januari), die een numerieke waarde 0 heeft.
• Wanneer je in de SUM formule in rij B20 en de AVERAGE formule in B21 de tekst verkoop handboek als label tracht te gebruiken, wordt verkoop handboek geïnterpreteerd als een range, die begint juist onder de tekst (B8) en doorloopt tot boven de eerste lege cel of tot juist boven de cel waarin de formule staat. In B20 zal =SUM(verkoop handboek) dus betekenen =SUM(B8:B19), wat correct is. In B21 zal =AVERAGE(verkoop handboek) dus betekenen =AVERAGE(B8:B20) waarbij de range één cel te groot is. Probeer dit uit. Je kan telkens een formule annuleren met de Undo knop (zodat je het resultaat kan vergelijken met de vorige gedaante) en daarna (indien ze correct blijkt) opnieuw doorvoeren met de Redo knop.
• In het algemeen zal het gebruik van labels in functies met een range als argument enkel het correcte resultaat opleveren wanneer de cel met het resultaat zich vlak onder de cellen bevindt die in de range moeten worden opgenomen.

4.8.2 De tabelhoofden expliciet als labels definiëren en gebruiken (*)

Het is veiliger te werken met labels die je expliciet definieert. Dit doe je met het commando

Insert, Name, Label...

In het Label Ranges dialoogvenster (figuur 34) kan je een range selecteren (Add label range), aangeven of de teksten als labels aan de range rechts ervan (Row labels) of eronder (Column labels) moeten worden gegeven en daarna de labels definiëren (Add). Ze worden dan in de lijst Existing label ranges opgenomen. Je kan ze daar selecteren en verwijderen (Remove).

Definieer nu de tabelhoofden in rij 7 als kolomlabels en de teksten in kolom A (vanaf januari) als rijlabels:

Insert, Name, Label...,
Add label range, A7:H7, Column labels, Add,
Add label range, A8:H21, Row labels, Add

figuur 34: Het Label Ranges dialoogvenster

Opmerkingen:

• Een cel op het kruispunt van een kolom met een expliciet gedefinieerd kolomlabel en een rij met een expliciet gedefinieerd rijlabel, kan je aanduiden door het kolomlabel en het rijlabel na elkaar te vermelden, gescheiden foor een spatie. Wanneer je een dergelijke cel in een formule refereert, wordt de referentie niet als bijvoorbeeld B8 aangegeven, maar door zijn meer betekenisvolle labels verkoop handboek januari.
• Je kan juist zoals bij gewone referenties, $ aanduidingen voor labels aanbrengen met functietoets F4. De absolute referentie $B$8, wordt met labels aangeduid als $verkoop handboek $januari.
• Je kan teksten impliciet als kolomlabels gebruiken zonder ze te definiëren, maar niet als rijlabels. De teksten mogen dan wel niet meer dan één keer in een cel voorkomen! Dan is er immers dubbelzinnigheid, en moet je ze toch expliciet als labels definiëren. Het is dus veilig labels steeds te definiëren.
• Wanneer je de prijzen in A3:A5 als rijlabels hebt gedefinieerd, zijn ze nog steeds niet bruikbaar in de referenties in de tabel. Nu zou het rijlabel prijs handboek in de formule in E8: =verkoop handboek*prijs handboek, immers naar cel E3 verwijzen (zelfde kolom als E8) en niet naar B3!
• In de praktijk zal je labels meestal enkel nuttig kunnen gebruiken om relatieve referenties in een tabel te vervangen (en dan nog niet altijd). Je hebt wel het voordeel, dat dan bij het kopiëren een label op de correcte wijze door een ander label wordt vervangen.
• Algemeen verdient het aanbeveling de labels zo vroeg mogelijk aan te brengen. In elke formule waarin een relatieve referentie door een label kan worden vervangen, zal dit automatisch gebeuren !
• Uiteraard mag je bij het intypen van labels in formules geen spellingfouten maken! Daarom is het best de labels te definiëren vóór je de formules opstelt. Excel brengt ze dan correct aan.

4.8.3 Een naam geven aan een cel, range of formule (*)

Je kan een naam geven aan een cel of range door deze te selecteren en vervolgens de naam in de name box links in de formulebalk intypen.

Gebruik deze werkwijze om de prijzen in cellen B3, B4 en B5 een naam te geven:

B3:	typ PrijsHandboek, enter in de name box
B4:	typ PrijsCDROM, enter in de name box
B5:	typ PrijsZipdisk, enter in de name box

Opmerkingen:

• Wanneer je een ongeldig teken intypt verschijnt een waarschuwing. Zo mag je niet PrijsCD-ROM opgeven omdat het - teken verboden is in namen.
• Er zijn twee methoden gangbaar om namen te definiëren:

• De op deze wijze gedefinieerde namen zijn steeds book-level namen.
• De name list links in de formulebalk bevat nu een alfabetische lijst van de gedefinieerde namen. Indien je één van de cellen of ranges met een naam in het werkblad selecteert, wordt niet zijn referentie maar zijn naam in de name box getoond.

Een meer uitgebreide methode is de volgende:

1. Selecteer de cel of range die een naam moet krijgen.
2. Kies het commando

   Insert, Name, Define...

   
   figuur 35: Het Define Name dialoogvenster

   In het Define Name dialoogvenster (figuur 35) staat de referentie van de selectie reeds in het Refers to vak. Indien in de cel links of rechts hiervan een tekst staat wordt deze als naam voorgesteld in het Names in workbook vak, waarbij eventuele ongeldige tekens door een _ zijn vervangen.

3. Wijzig indien nodig de gewenste naam en referentie of typ een nieuwe naam in.
4. Voer de definitie door met de Add of OK knop. De OK knop sluit het dialoogvenster; de Add knop laat het dialoogvenster open, zodat je nieuwe namen kan definiëren. De Close knop sluit het dialoogvenster zonder de op dat ogenblik voorgestelde definitie door te voeren.

Pas deze methode toe om de range A8:H19 de naam Tabel te geven:

A8:H19

Insert, Name, Define..., Names in workbook: Tabel, OK

Opmerkingen:

• Je kan het Define Name dialoogvenster reduceren tot enkel het Refers to vak, wanneer je een range in het werkblad wilt selecteren.
• De namen zijn toegewezen aan de geselecteerde ranges als absolute referenties: $A$8:$H$19. Dit gebeurt standaard en is meestal gewenst. Je kan het referentietype wijzigen door de $ tekens te verwijderen in het Refers to vak van het Define Name dialoogvenster.
• In het Refers to vak is de naam van het werkblad mee opgenomen: 'Verkoop 3'. Deze staat tussen ' ' tekens wanneer de naam van het werkblad spaties bevat. De naam van het werkblad en de referentie zijn gescheiden door een !. Dit is de gebruikelijke wijze om namen van werkbladen in referenties op te nemen.
• Bij het gebruik van het commando Insert, Name, Define... wordt vaak een tekstwaarde in de geactiveerde cel of een naburige cel als naam gesuggereerd, waarbij ongeldige tekens automatisch door een geldige _ worden vervangen. Dit voorkomt eventuele fouten bij de naamgeving.
• Bij het verwijderen van een naam zal hij worden vervangen door de foutmelding #NAME? in elke formule waar hij voorkomt. Je moet dan in deze formules de naam opnieuw door zijn referentie vervangen. Hierbij moet je er steeds op letten het juiste referentietype te kiezen.
• Je kan ook een naam geven aan grootheden die niet met een bepaalde cel zijn geassocieerd. Voorbeeld: Geef de naam BTW aan de waarde 20.5%. Je moet dan in het Names in workbook vak de tekst BTW intypen en in het Refers to vak de formule =20.5%. Het = mag weggelaten worden in een formule die enkel uit een getal bestaat. Het percent formaat wordt niet aan de naam BTW geassocieerd, zodat de waarde van BTW wordt gelijk gesteld aan 0.205.
• Het Define Name dialoogvenster is de enige plaats waar je sheet-level namen kan definiëren. Zie infra.

4.8.4 Tabelhoofden als namen definiëren

Een alternatief voor het gebruik van tabelhoofden al labels bestaat er in deze tabelhoofden als namen te definiëren. Je kan dit doen door eerst de tabel met zijn tabelhoofden te selecteren en daarna het commando

Insert, Names, Create...

figuur 36: Het Create Names dialoogvenster

uit te voeren. In het Create Names dialoogvenster (figuur 36) zijn standaard Top row en Left column aangekruist, wanneer deze rij en kolom tekstwaarden bevatten.

• Wanneer je enkel Top row aankruist worden de tekstwaarden in de cellen in de bovenste rij als naam aan de overige cellen in de corresponderende kolom toegekend.
• Wanneer je enkel Top column aankruis worden de tekstwaarden in de cellen van de eerste kolom als naam aan de overige cellen in de corresponderende rij toegekend.
• Wanneer je Top row en Top column aankruist zal de tekst in de linkerbovenhoek (kruising 1ste kolom en 1ste rij) als naam aan de rest van de tabel (vanaf de 2de rij en de 2de kolom) worden toegekend. Aan de andere teksten in de eerste rij en kolom worden namen toegekend op de hierboven vermelde wijze.
• Andere aankruisingen hebben een analoog resultaat.

Opmerkingen:

• Excel zal in het Create Names dialoogvenster naar best vermogen bepaalde opties voorstellen, die je kan wijzigen.
• Met het commando Insert, Name, Create... kan je enkel book-level namen definiëren. Om deze tot sheet-level namen om te vormen moet je hierna het commando Insert, Names, Define... gebruiken (zie infra).
• Het is toegelaten aan een cel of een range meer dan één naam te geven. Het is echter niet toegelaten een zelfde naam aan meer dan één range te geven. Wanneer met het commando Insert, Name, Create... een reeds bestaande naam aan een nieuwe range zou worden toegekend, wordt vooraf om bevestiging gevraagd.

Geef de titels van de kolommen in rij 7 aan de cellen in de twaalf rijen eronder:

A7:H19

Insert, Name, Create..., kruis Top row aan

Hierdoor worden aan de volgende ranges de hieronder vermelde namen toegekend:

A8:A19:	maand
B8:B19:	verkoop_handboek
C8:C19:	verkoop_CD_ROM
D8:D19	verkoop_zip_disk
E8:E19:	omzet_handboek
F8:F19:	omzet_CD_ROM
G8:G19:	omzet_zip_disk
H8:H19:	totale_omzet

Opmerkingen:

• De namen zijn gelijk aan de kolomhoofden inclusief leestekens maar de spaties, een eventuele alt+enter code en het streepje in CD-ROM en zip-disk werden door een _ vervangen.
• In vele gevallen vormen het gebruik van namen gemaakt met Create Names en van labels alternatieven. Het gebruik van labels verdient meestal de voorkeur:

  Spaties en andere tekens worden bij labels niet vervangen door _ tekens, die minder mooi zijn.

  Wanneer je namen verwijdert, bevatten formules met deze namen een #REF! foutmelding en hun resultaten een #NAME? foutmelding. Deze fouten zijn vaak moeilijk recht te zetten. Wanneer je labels verwijdert, krijgen de formules hun oude referentiegedaante terug (bij rijlabels), of blijven ze behouden (bij kolomlabels).

  Meestal wens je labels en namen op sheet-level te gebruiken. Dit gebeurt automatisch bij labels, maar moet je manueel aanpassen bij namen.

• Het voordeel van namen is dat je ze in meer algemene situaties kan gebruiken. Je kan de absolute referenties naar de prijzen en in de gemiddelden in rij 21 door namen vervangen, maar niet door labels.

4.8.5 Book-level namen en sheet-level namen

De tot nu toe gedefinieerde namen zijn allemaal book-level namen.

In het volgende hoofdstuk zal je het werkblad Verkoop van 3 producten kopiëren en de gegevens in de kopieën grafisch illustreren. Daardoor zullen de kopieën een zelfde structuur hebben als het oorspronkelijke werkblad en is het aangewezen dat je zowel in het originele werkblad als in de kopieën dezelfde namen kan gebruiken. Met book-level namen is dit niet mogelijk. Die kunnen immers maar eenmaal in het hele werkboek voorkomen. Daarentegen kan je wel in elk werkblad dezelfde labels en sheet-level namen gebruiken.

Je kan sheet-level namen maken of book-level namen in sheet-level namen omzetten, met het commando

Insert, Name, Define...

In het Define Name dialoogvenster onderscheidt een sheet-level naam zich van een book-level naam, doordat in het Names in workbook vak de naam wordt voorafgegaan door de naam van het werkblad en een ! (op dezelfde wijze als in het Refers to vak). In de lijst staat de naam van het werkblad rechts vermeld tussen ( ). Je kan de volgende bewerkingen uitvoeren met book-level en sheet-level namen:

• Je kan een sheet-level naam definiëren door hem in het Names in workbook vak volledig in te typen.
• Je kan een book-level naam in een sheet-level naam veranderen door hem in de Names in workbook lijst te selecteren (klikken) en de naam van de sheet (eventueel tussen ' ') en het ! in het Names in workbook vak links van de book-level naam in te typen. Vervolgens moet je nog de Add of OK knop klikken om de nieuwe naam in de lijst te plaatsen.
• Je kan een sheet-level naam in een book-level naam veranderen door hem in de Names in workbook lijst te selecteren (klikken) en de naam van de sheet (eventueel tussen ' ') en het ! links in het Names in workbook vak te verwijderen met de del toets. Vervolgens moet je nog de Add of OK knop klikken om de nieuwe naam in de lijst te plaatsen.
• Je kan zowel een book-level naam als een sheet-level naam verwijderen door hem in de Names in workbook lijst te selecteren (klikken) en de Delete knop te klikken.

De eenvoudigste methode om sheet-level namen aan te brengen bestaat erin eerst de namen als book-level namen te definiëren met één van de daarvoor voorziene methoden, en daarna in het Define Name dialoogvenster alle gewenste book-level namen in sheet-level namen om te zetten. Doe dit nu met de twaalf book-level namen die je reeds hebt gedefinieerd:

figuur 37: Het Define Name dialoogvenster tijdens het omzetten van book-level in sheet-level namen

Opmerkingen:

• Bij elke book-level naam moet je vooraan dezelfde tekst 'Verkoop 3'! toevoegen om hem om te zetten in een sheet-level naam. Je kan hier gebruik maken van de copy and paste mogelijkheden in de formulebalk:

  Selecteer bij de eerste wijziging de toegevoegde tekst.

  Kopieer deze tekst met ctrl+C naar het clipboard.

  Plak de inhoud van het clipboard met ctrl+V vooraan in het Names in workbook vak telkens een nieuwe book-level naam werd geselecteerd.

• In de Names in workbook lijst in het Define Name dialoogvenster komen alle book-level namen van het hele werkboek (tenzij er gelijknamige sheet-level namen zijn) en de sheet-level namen van de geactiveerde werkblad voor. De naam van de sheet wordt bij de sheet-level namen vermeld. Hierdoor kan je vaststellen of een naam een sheet-level naam of een book-level naam is.
• In de name list in de formulebalk komen eveneens alle book-level namen en de sheet-level namen van het geactiveerde werkblad voor. De naam van het werkblad wordt echter nooit vermeld, zodat je hier niet kunnen vaststellen of de naam een sheet-level naam of een book-level naam is.
• Wanneer een zelfde naam én als book-level naam én als sheet-level naam is gedefinieerd, zal in de sheet waarin de sheet-level naam gedefinieerd is enkel deze sheet-level naam beschikbaar zijn en in de naamlijsten voorkomen. In de andere sheets zal enkel de book-level naam in de lijsten voorkomen. Door de sheet-level naam van een ander werkblad voluit (inclusief de naam van het werkblad) in te typen kan je hem echter ook gebruiken.
• Het is verwarrend en dus niet aangewezen om in een werkboek dezelfde naam als book-level naam en als sheet-level naam te gebruiken.
• Het gebruik van sheet-level namen is vooral nuttig wanneer in hetzelfde werkboek gelijkaardige werkbladen voorkomen met ranges met dezelfde betekenis. Je kan dan dezelfde sheet-level naam in verscheidene werkbladen gebruiken, waarbij hij telkens met een range binnen het werkblad overeenkomt.

4.8.6 Referenties door namen vervangen in het werkblad (*)

Je hebt nu wel namen toegekend aan cellen en ranges, maar in de formules worden nog steeds de relatieve en absolute referenties gebruikt. Met het commando

Insert, Names, Apply...

kan je, nadat je formules hebt opgesteld en namen hebt gedefinieerd, in het Apply Names dialoogvenster (figuur 38)aangeven dat referenties in de formules in de geselecteerde cellen door hun namen moeten worden vervangen. Je hebt de volgende mogelijkheden:

• Selecteer de namen die referenties zullen vervangen (Apply names). Oorspronkelijk worden de laatst gedefinieerde namen geselecteerd. Je kan nieuwe namen aan de selectie toevoegen of de selectie van namen ongedaan maken door de betreffende namen te klikken.

figuur 38: Het uitgebreide Apply Names dialoogvenster
• Geef aan geen onderscheid te maken tussen de soort referenties bij het vervangen van referenties door hun namen (Ignore Relative/ Absolute). In het andere geval worden referenties door namen van dezelfde soort (absoluut, relatief, gemengd) vervangen.
• Geef aan dat referenties, waarvan de rij en de kolom een naam hebben, worden vervangen door de rijnaam gevolgd door een spatie en de kolomnaam (Use row and column names).
• Breid met de Options >> knop het dialoogvenster uit zodat extra opties in beeld komen. Wanneer de rij of kolom van de gerefereerde cel dezelfde is als die van de cel waarin de formule staat, zal de rij- of kolomnaam worden weggelaten, wanneer Omit column/row name if same column/row is aangekruist (standaard). Meestal wordt de betekenis hierdoor duidelijker. Je kan de volgorde bepalen waarin de rij- en kolomnaam worden vermeld (Name order - standaard: Row column). Dit is een voorbeeld van het (verder weinig voorkomende) gebruik van de doorsnede van een rij(-naam) en kolom(-naam).

Vervang in het hele werkblad referenties door namen op de volgende wijze:

1. Selecteer één enkele cel of het hele werkblad (met de Select All knop).
2. Kies het commando

   Insert, Name, Apply...

   Selecteer alle namen in het Apply Names dialoogvenster door ze één na één te klikken tot ze allemaal een donkere achtergrond hebben en klik OK.

Opmerkingen:

• De referenties worden enkel in de vooraf geselecteerde cellen door hun naam vervangen. Enkel wanneer je vooraf slechts één cel selecteert worden de referenties niet alleen in deze cel maar in het hele werkblad vervangen.
• Indien geen enkele referentie in de geselecteerde cellen met een naam overeenkomt wordt dit gemeld: No references found!
• Het is meestal niet aangewezen de opties in het Apply Names dialoogvenster te wijzigen. Bij een verstandig gebruik van referenties en een verstandig gebruik van namen is het resultaat bijna steeds zoals gewenst.
• Door het gebruik van namen zal het type van de referentie niet meer zichtbaar zijn. Hierbij kunnen problemen optreden wanneer de formules later nog moeten worden gekopieerd.
• Het is niet mogelijk namen opnieuw door hun referenties te vervangen, tenzij onmiddellijk na het commando Insert, Name, Apply... met de Undo knop. Je kan wél manueel de formules met referenties opnieuw aanbrengen en kopiëren.
• Het verwijderen van namen zal als gevolg hebben dat alle referenties waarin deze namen gebruikt worden een foutmelding van de vorm #NAME? vertonen. Je moet dan de naam herdefiniëren of de formules opnieuw met hun referenties opstellen en kopiëren.

4.8.7 De formules met namen in een venster bekijken

Je kan de wijzigingen in een formule bekijken in de formulebalk door een cel te activeren. Zo zullen de formules in cellen E8, B20 en B21 er uit zien als:

E8:	=verkoop handboek januari *PrijsHandboek	i.p.v.	=B8*$B$3
B20:	=SUM(verkoop handboek)	i.p.v.	=SUM(B8:B19)
B21:	=AVERAGE(verkoop_handboek)	i.p.v.	=AVERAGE(B8:B19)

Hierin zijn verkoop handboek en januari labels, is PrijsHandboek een naam gedefinieerd in de name list (of met het commando Insert, Name, Define...) en verkoop_handboek een naam gedefinieerd met het commando Insert, Name, Create....

Je krijgt een beter overzicht door in het ganse werkblad de formules in plaats van de resultaten te tonen met het commando

Tools, Options..., View tabblad, kruis Formulas aan (figuur 39)

figuur 39: De formules met namen in het werkblad 'Verkoop 3'

In de formules in de tabel zie je de volgende labels en namen i.p.v. referenties:

• De relatieve referenties naar de verkopen in E8:G19 zijn vervangen door kolomlabels gevolgd door rijlabels (zoals verkoop handboek januari i.p.v. B8 in cel E8).
• De absolute referenties naar de prijzen in E8:G19 zijn vervangen door namen (zoals PrijsHandboek i.p.v. $B$3 in cel E8).
• De relatieve referenties in H8:G19 zijn niet vervangen door labels of namen. Er zijn immers geen eenduidige labels of namen die met deze ranges corresponderen.
• De relatieve referenties in B20:H20 zijn vervangen door kolomlabels (zoals verkoop handboek i.p.v. B8:B19 in cel B20).
• De relatieve referenties in B21:H21 zijn vervangen door namen (zoals verkoop_handboek i.p.v. B8:B19 in cel B21). Het label verkoop handboek zou hier immers op de foutieve range B8:H20 slaan!
• De absolute referenties in cellen F3:F5 en H3:H5 zijn vervangen door namen (totale_omzet i.p.v. $H$8:$H$19 en Tabel i.p.v. $A$8:$H$19). De relatieve referenties naar H1, F3 en F4 zijn niet vervangen.

Opmerkingen:

• In bijna alle formules zijn de referenties verdwenen en door labels of namen vervangen. Dit is enkel het geval wanneer alle cellen of ranges waarheen in formules wordt verwezen een label of naam hebben, en wanneer overal labels of namen in alle formules worden gebruikt.
• Aan de namen is niet meer te zien met welk type referentie (absoluut, relatief of gemengd) ze overeenkomen. Dit kan voor problemen zorgen.
• Een referentie naar een cel of range met een naam is vervangen door de naam van die cel. Deze vervangingen zijn gebeurd wanneer de referentie en de naam hetzelfde type hebben (PrijsHandboek en $B$2: absoluut), maar ook wanneer de referentie en de naam een verschillend type hebben (verkoop_handboek: absoluut; B8:B19: relatief). Je had ervoor kunnen opteren om enkel bij gelijke types de referentie door de naam te vervangen door de standaard aankruising van Ignore Relative/Absolute in het Apply Names dialoogvenster te verwijderen.
• Een referentie naar een cel die zelf geen naam heeft, maar behoort tot een range die een naam heeft, wordt vervangen door de naam van de range. Dit zou gebeurd zijn met de referentie B8 in cel E8, wanneer geen labels werden gebruikt. Dan zou deze referentie vervangen zijn door de naam verkoop_handboek van de hele range B8:B19. Omdat uit de positie in de formule duidelijk is dat slechts naar één cel en niet naar de gehele range wordt gerefereerd, wordt dan de volledige range-naam gebruikt om de cel in de rij van de range aan te duiden, waarin de formule zich bevindt. Dit is algemeen:

  Bij een referentie naar één cel uit een kolomvormige (rijvormige) range wordt de range-naam vermeld om de cel uit de range aan te geven die hetzelfde rijnummer (kolomnummer) heeft als de cel die de referentie bevat.

  Wanneer je deze mogelijk verwarring scheppende wijze van het gebruik van namen niet wenst kan je de standaard aankruising van Use row and column names in het Apply Names dialoogvenster verwijderen. Het gebruik van labels en/of een verstandige wijze van naamgeving zorgt er evenwel voor dat er geen verwarring optreedt.

Toon opnieuw de resultaten i.p.v. de formules met het commando

Tools, Options..., View tabblad, verwijder de aankruising van Formulas

4.8.8 Namen aanbrengen in formules in de formulebalk (*)

In de formulebalk kan je in plaats van een referentie het label of de naam van de referentie intypen, waarbij het lettertype van geen belang is. Wanneer je hier een spellingfout maakt, zal als resultaat de foutmelding #NAME? verschijnen.

Het is gemakkelijker een naam in een formule in de formulebalk aan te brengen op de plaats van het invoegpunt door hem uit de Name list links in de formulebalk te kiezen. Een alternatief hiervoor wordt geboden door het commando

Insert, Name, Paste...

figuur 40: Het Paste Name dialoogvenster

In het Paste Names dialoogvenster (figuur 40) kan je twee zaken uitvoeren:

• Kies een naam in de Paste name lijst en plak hem op de plaats van het invoegpunt in de formulebalk.
• Neem in het werkblad een alfabetische lijst van twee kolommen met de namen en hun referenties op (Paste List). Vooraf moet de eerste cel van de plaats waar deze lijst moet komen geselecteerd zijn. Je moet er zorg voor dragen dat deze lijst geen gebruikte cellen overschrijft. Daarom plaats je hem bij voorkeur rechts van of onder het eigenlijke werkblad.

4.8.9 Cellen en ranges selecteren door hun naam

figuur 41: Het Go To dialoogvenster met namen in de Go to lijst

Je kan cellen en ranges die een naam hebben op een eenvoudige wijze selecteren. Wanneer de formulebalk niet geactiveerd is kan jein de name list links in de formulebalk een naam kiezen, waardoor de range geselecteerd wordt. Met het commando

kan je het Go To dialoogvenster (figuur 41) oproepen. Hierin worden alle namen in het geactiveerde werkblad vermeld. Ook de referenties van de laatste vier geselecteerde cellen staan in de Go to lijst. Met de Special... knop kan je via het Go To Special dialoogvenster allerlei andere selecties maken op basis van hun eigenschappen (zie infra).

4.9 Samenvatting (*)

Je hebt in dit hoofdstuk eerst een voorbeeld gezien van het opstellen van een werkblad zonder gebruik van labels of namen en daarna met gebruik van labels en namen. Steeds werd eerst het volledige werkblad inhoudelijk afgewerkt en pas daarna de vormgeving behandeld. Dit gebeurde om didactische redenen.

In werkelijkheid zal je minstens een deel van de vormgeving tijdens het aanbrengen van de formules doen, met name het beheer van kolombreedtes, numerieke formaten en uitlijningen. Andere zaken zal je meestal achteraf doen, zoals het beheer van rijhoogtes en het aanbrengen van kaders en achtergrondkleuren. Het zijn ook deze laatste (en meestal enkel deze laatste) aspecten van de vormgeving die in aanmerking komen voor een AutoFormat en voorwaardelijk formaat.

Wat het aanbrengen van labels en namen betreft hanteer je best de volgende strategie:

• Het aanbrengen van labels doe je best enkel in de tabel en zo vroeg mogelijk. Op deze wijze worden relatieve celreferenties reeds tijdens het aanbrengen automatisch op correcte wijze door labels vervangen.
• Het aanbrengen van namen voor absolute referenties (buiten de tabel) doe je best ook zo vroeg mogelijk via de name box. Je kan dan bij het aanbrengen van de absolute referenties de name list gebruiken.
• Het definiëren van namen binnen de tabel met het commando Insert, Name, Create... doe je beter achteraf of laat je zelfs helemaal achterwege. Je hebt geen rechtstreekse controle op de schrijfwijze van de namen. Wanneer je deze namen in absolute referenties gebruikt, kan je ze eveneens uit de name list halen.
• Het is beter relatieve referenties niet door namen te vervangen, omdat hun formules daardoor ongeschikt worden voor kopiëren (in tegenstelling tot labels!). Wanneer je dit toch wil doen, gebruik je best achteraf het commando Insert, Name, Apply....

Hierna volgt een overzicht van de opbouw van de werkbladen Verkoop 2 (zonder labels en namen, met voorwaardelijke formaten) en Verkoop 3 (met labels, namen en een gedeeltelijk AutoFormat), waarbij het formatteren en aanbrengen van labels en namen niet achteraf gebeuren. Hierbij worden knoppen gebruikt waar ze mogelijk zijn.

Verkoop 2
A1:	je naam, Italic knop
B1:	Verkoopgegevens van drie producten, Font knop, Times New Roman, Font Size knop, 16, Bold knop
B1:F1:	Merge and Center knop
G1:	jaar:, Align Right knop
H1:	1996, Align Left knop
G1:H1:	Font knop, Times New Roman, Font Size knop, 12, Italic knop, Format, Cells..., Alignment tabblad, Vertical: Center
A3:	prijs handboek
A4:	prijs CD-ROM
A5:	prijs zip-disk
B3:	1200
B4:	2000
B5:	700
B3:B5:	Format, Cells..., Number tabblad, Category: Currency, Decimal places: 0, Symbol: BF, Negative numbers: -1 234 BF (in rood)
A7:	maand
B7:	verkoop handboek
C7:	verkoop CD-ROM
D7:	verkoop zip-disk
E7:	omzet handboek
F7:	omzet CD-ROM
G7:	omzet zip-disk
H7:	totale omzet
A7:H7:	Format, Cells..., Alignment tabblad, Wrap text, Horizontal: Center, Vertical: Center
A8:	januari, sleep fill handle naar A8:A19
A20:	jaartotaal
A21:	gem. maand
A:A:	dubbelklik rechterrand kolomhoofd
A7:A21:	Increase Indent knop
B8:D19:	36 getallen die de verkochte hoeveelheden aanduiden
B:D:	sleep rechterrand kolomhoofd naar rechts tot kolombreedte 8.43
E8:	=B8*$B$3
F8:	=C8*$B$4
G8:	=D8*$B$5
H8:	=SUM(E8:G8)
E8:H8:	sleep fill handle naar E8:H19
E:H:	sleep rechterrand kolomhoofd naar rechts tot kolombreedte 15.00
	Zoom knop, 90
B20:	=SUM(B8:B19)
B21:	=AVERAGE(B8:B19)
B20:B21:	sleep fill handle naar B20:G21
H19:	sleep fill handle naar H19:H21
20:21:	sleep benedenrand rijhoofd naar onder tot rijhooogte 16.50, Format, Cells..., Alignment tabblad, Vertical: Center
B8:D21:	Format, Cells..., Number tabblad, Category: Number, Decimal places: 0, Use 1000 separator ( ), Negative numbers: -1 234 (in rood)
B3:B5:	klik Format Painter knop, sleep over E8:H21
E3:	totale omzet
E4:	grootste omzet
E5:	kleinste omzet
F3:	=$H$20
F4:	=MAX($H$8:$H$19)
F5:	=MIN($H$8:$H$19)
G3:	in het jaar
G4:	in de maand
G5:	in de maand
H3:	=H1
H4:	=INDEX($A$8:$H$19,MATCH(f4,$H$8:$H$19,0),1), sleep fill handle naar H4:H5
E3:E5:	Align Right knop
G3:G5:	Center knop
H3:H5:	Align Left knop
A1:H21:	Format, Cells..., Border tabblad, Style: dikke lijn, Outside knop
A7:H7:	Format, Cells..., Border tabblad, Style: halfdikke lijn, klik bovenaan in Preview, dunne lijn, klik horizontale lijn in het midden van Preview
A20:H20:	Format, Cells..., Border tabblad, Style: halfdikke lijn, klik bovenaan in Preview, dunne lijn, klik horizontale lijn in het midden van Preview
A7:H21:	Format, Cells..., Border tabblad, Style: dunne lijn, klik verticale lijn in het midden van Preview, Patterns tabblad, Ivory
B8:H19:	Format, Condtional Formatting..., Condition 1: Cell Value is greater then = B$21*1.05, Format..., Font tabblad, Color: Blue, Add >>, Condition 2: Cell Value is less then = B$21*0.95, Format..., Font tabblad, Color: Red, OK
A3:B5:	Format, Cells..., Border tabblad, Style: dunne lijn, klik bovenaan, onderaan en rechts in Preview, Fill Color knop, Light Green
E3:H5:	Format, Cells..., Border tabblad, Style: dunne lijn, klik bovenaan, onderaan en links in Preview, Fill Color knop, Light Turquoise
	Tools, Options..., View tabblad, verwijder de aankruising van Gridlines

4.10 Zoeken en vervangen op basis van celinhouden

Juist zoals bij tekstverwerking kan je zoek- en vervangbewerkingen uitvoeren. Wanneer vooraf slechts één cel werd geselecteerd wordt heel het werkblad afgezocht (standaard kolom per kolom); wanneer vooraf een grotere selectie werd gemaakt, wordt de zoek- of vervangbewerking tot deze selectie beperkt.

Met het commando

Edit, Find...

figuur 42: Het Find dialoogvenster

kan je in het Find dialoogvenster (figuur 42) de op te zoeken tekst opgeven (Find what), waarbij je de ? en * wildcards kan gebruiken. Je kan de volgende zaken opgeven:

• Zoek per rij of per kolom (Search).
• Zoek in formules, waarden of commentaar (Look in).
• Maak een onderscheid moet tussen hoofd- en kleine letters (Match case).
• De opgegeven waarde moet identiek gelijk moet zijn aan de celinhoud (Find entire cells only) of er slechts deel van uitmaken.
• Herhaal het laatste zoekproces zonder het dialoogvenster te sluiten (Find Next). Wanneer het Find dialoogvenster niet geopend is kan je de functietoetsen F7 en shift+F7 gebruiken om in voorwaartse of achterwaartse zin te zoeken. Equivalente commando's zijn Edit, Repeat Find (Next) en shift+Edit, Repeat Find (Previous).
• Vervang de gezochte waarde via het Replace dialoogvenster (Replace...) (zie infra).
• Sluit het Find dialoogvenster (Close).

Met het commando

Edit, Replace...

figuur 43: Het Replace dialoogvenster

kan je in het Replace dialoogvenster (figuur 43) op een analoge manier een waarde opzoeken en vervangen door de waarde in het Replace with vak. De betekenis van de knoppen is de volgende:

• Zoek de eerstvolgende cel waarin de waarde voorkomt zonder het dialoogvenster te sluiten (Find Next).
• Voer de vervanging door in de geselecteerde cel en zoek naar de eerstvolgende cel (Replace), eveneens zonder het Replace dialoogvenster te sluiten.
• Voer de vervanging automatisch door in alle cellen en sluit het dialoogvenster (Replace All).
• Sluit het Replace dialoogvenster (Close).

Vervang als toepassing in het hele werkblad het woord CD-ROM door optische schijf. Selecteer vooraf cel A1:

Wanneer CD-ROM in een naam voorkomt zullen er een aantal #NAME? foutmeldingen optreden. De reden hiervoor is dat ook namen in formules, die het woord CD-ROM bevatten zijn gewijzigd. Je kan dan de bewerking ongedaan maken of de namen met CD-ROM eveneens wijzigen. Omdat CD-ROM enkel in labels voorkomt en zowel in het label als in de formules is gewijzigd, is er geen probleem !